Gutschrift und Storno
Eine festgeschriebene Rechnung korrigieren – mit einer Rechnungskorrektur (Gutschrift) für einzelne Positionen oder Beträge, auch als Entwurf, oder mit einer Stornorechnung über den vollen Betrag. Eine falsche Rechnungskorrektur per Stornobeleg aufheben. Dazu Gutschriften ohne Rechnungsbezug für Kulanz und Bonus.
Festgeschriebene Rechnungen sind unveränderlich und lassen sich nicht löschen – so verlangen es die Regeln für ordnungsgemäße Buchführung (GoBD). Der Menüpunkt Löschen ist bei festgeschriebenen Rechnungen, Rechnungskorrekturen und Stornos deshalb ausgegraut. Löschen kannst du nur Entwürfe (siehe Rechnung erstellen) und Angebote, aus denen noch kein Auftrag entstanden ist (siehe Angebote). Korrigieren kannst du eine festgeschriebene Rechnung auf zwei Wegen. Beide Belege findest du unter Verkauf → Weitere Belege → Gutschriften.
| Weg | Wann | Ergebnis |
|---|---|---|
| Rechnungskorrektur (Gutschrift) | einzelne Positionen zurück, Teilmengen, Preisnachlass | neuer Beleg über den korrigierten Betrag, mit Bezug auf Nummer und Datum der Rechnung |
| Storno | die ganze Rechnung war falsch | Stornorechnung mit eigener fortlaufender Nummer (ST-…) über den vollen Betrag mit negativen Beträgen, Bezug auf Nummer und Datum der Rechnung; die Rechnung gilt als storniert |
| Storno der Rechnungskorrektur | die Rechnungskorrektur selbst war falsch | Stornobeleg mit eigener fortlaufender Nummer (ST-…) mit Bezug auf die Rechnungskorrektur; die Korrektur gilt als storniert, die Rechnung ist wieder um den gutgeschriebenen Betrag offen |
Die ursprüngliche Rechnung bleibt in beiden Fällen unverändert gespeichert und ist mit dem neuen Beleg verknüpft.
Schritt für Schritt: Rechnungskorrektur (Gutschrift)
- Öffne Verkauf → Rechnungen und klicke mit der rechten Maustaste auf die Rechnung (oder öffne sie und nutze Aktionen).
- Wähle Rechnungskorrektur (Gutschrift) ….
- Trage je Position die Menge ein, die gutgeschrieben werden soll – oder nutze einen freien Betrag, z. B. für einen Preisnachlass: Bezeichnung, Betrag netto und USt-Satz. Hat die Rechnung schon Korrekturen, zeigt der Dialog je Position, wie viel noch gutschreibbar ist; vollständig gutgeschriebene Positionen sind gesperrt. Jede Position lässt sich über alle Korrekturen, Entwürfe und Retouren-Gutschriften hinweg höchstens einmal vollständig gutschreiben.
- Gib einen Grund an.
- Klicke auf Festschreiben und bestätige – oder auf Als Entwurf speichern, wenn du die Korrektur später fertigstellen willst.
Eine Rechnungskorrektur funktioniert wie eine Rechnung: Als Entwurf hat sie noch keine Gutschriftnummer, bleibt änderbar und löschbar und lässt sich als Proforma-Gutschrift anzeigen. Entwürfe findest du unter Gutschriften, oben umgeschaltet auf Entwürfe; Doppelklick öffnet den Dialog wieder mit Proforma, Entwurf speichern, Festschreiben und Entwurf löschen. Festschreiben vergibt die fortlaufende Gutschriftnummer, erzeugt PDF und E-Rechnung (Format wie bei der Rechnung) und macht den Beleg unveränderlich. Danach lässt er sich wie eine Rechnung per E-Mail senden. In den offenen Posten verringert sie den offenen Betrag des Kunden; war die Rechnung schon bezahlt, entsteht ein Guthaben.
Schritt für Schritt: Rechnung stornieren
- Rechtsklick auf die Rechnung → Stornieren (Stornorechnung) ….
- Gib den Grund für das Storno an.
- Klicke auf Stornorechnung erstellen.
Stornieren erzeugt immer eine Stornorechnung: eigene fortlaufende Nummer (z. B. ST-2026-00001), Bezug auf Nummer und Datum der stornierten Rechnung, alle Positionen und Beträge negativ. Die E-Rechnung zur Stornorechnung ist eine Gutschrift (Typ 381) mit Rechnungsbezug. Die Rechnung selbst bleibt unverändert gespeichert und steht danach auf Storniert. Stornieren geht, solange auf die Rechnung keine Zahlungen oder Gutschriften gebucht sind – sonst korrigierst du den Rest per Rechnungskorrektur.
Enthält die Rechnung einen schon eingelösten Gutschein, fragt allverto vor dem Festschreiben nach („Gutschein schon eingelöst – trotzdem ausstellen?“) – siehe Gutscheine.
Schritt für Schritt: Rechnungskorrektur stornieren
Hast du eine Rechnungskorrektur falsch ausgestellt (falsche Position, falscher Betrag), hebst du sie wie in JTL-Wawi mit einem Stornobeleg auf:
- Öffne Verkauf → Weitere Belege → Gutschriften und klicke mit der rechten Maustaste auf die Rechnungskorrektur.
- Wähle Stornieren (Stornobeleg) … und gib den Grund für das Storno an.
- Klicke auf Stornobeleg erstellen.
Der Stornobeleg bekommt eine eigene fortlaufende Nummer (z. B. ST-2026-00002), nennt die Rechnungskorrektur mit Nummer und Datum und übernimmt alle Positionen und Beträge. Die E-Rechnung dazu ist wieder eine Rechnung (Typ 380) mit Bezug auf die Korrektur. Die Rechnungskorrektur steht danach auf Storniert und bleibt unverändert gespeichert; die Rechnung ist wieder um den gutgeschriebenen Betrag offen (bzw. das Guthaben des Kunden entfällt), Gutscheine, die die Korrektur gesperrt hatte, sind wieder frei, und eine Retoure kann danach eine neue Gutschrift bekommen. Anschließend erstellst du bei Bedarf eine neue, richtige Rechnungskorrektur.
Eine Gutschrift ohne Rechnungsbezug stornierst du genauso – solange ihr Guthaben weder verrechnet noch erstattet ist.
Gutschrift ohne Rechnung (Kulanz, Bonus)
Für einen Kulanzbetrag, Bonus oder Preisnachlass, der sich auf keine bestimmte Rechnung bezieht:
- Öffne Verkauf → Weitere Belege → Gutschriften und klicke auf Gutschrift ohne Rechnung.
- Wähle Kunde und Anlass (Kulanz, Bonus, Preisnachlass oder Sonstiges), bei Bedarf die Belegsprache.
- Gib den Grund an (steht auf der Gutschrift und in der E-Rechnung), optional den Leistungszeitraum, und erfasse die Positionen mit Umsatzsteuer – als freie Position oder mit einem Artikel aus dem Stamm (Artikelsuche über der Bezeichnung). Mit Artikel stehen Artikelnummer und die Bezeichnung in der Belegsprache auf der Gutschrift, und die Auswertungen je Artikel zählen sie mit.
- Klicke auf Gutschrift festschreiben.
Die Gutschrift bekommt eine eigene Gutschriftnummer und steht als Guthaben in den offenen Posten. Per Rechtsklick in der Liste: Mit Rechnung verrechnen … gleicht das Guthaben mit einer offenen Rechnung des Kunden aus, Guthaben erstatten … bucht eine Auszahlung (Betrag, Ausgezahlt am, Zahlungsart). Beides lässt sich danach nicht mehr ändern.
Gutschrift aus einer Retoure
Kommt Ware zurück, erstellst du die Gutschrift am bequemsten direkt aus der Retoure: Rechtsklick auf die Retoure → Gutschrift erstellen …. allverto verteilt die retournierten Positionen (bei „Versandkosten erstatten“ auch die noch nicht erstatteten Versandkosten) auf die Rechnungen des Auftrags – auch bei „Rechnung je Lieferung“ und Schlussrechnungen – und erstellt je Rechnung eine Rechnungskorrektur über die noch nicht gutgeschriebene Menge. Anzahlungsrechnungen werden dabei nicht berührt. Siehe Retoure anlegen und prüfen.
Gutschriften finden
Die Liste Gutschriften zeigt Rechnungskorrekturen, Stornorechnungen und Gutschriften ohne Rechnung; die Spalte Art sagt, was was ist, Zu Rechnung nennt die korrigierte Rechnung. Die Vorlagen Alle, Rechnungskorrekturen, Stornorechnungen und Dieser Monat filtern danach; in der linken Leiste zeigen Storniert die stornierten Rechnungskorrekturen und Stornobelege Rechnungskorrektur deren Stornobelege. Per Rechtsklick → Zur Rechnung springst du zur ursprünglichen Rechnung; außerdem gibt es Dokument, Ausgabe, Per E-Mail senden …, Stornieren (Stornobeleg) … und Zum Auftrag.