CRM – Telefonie mit Placetel, NFON und sipgate

Mit der Telefonie verbindest du deine Telefonanlage mit allverto. Klingelt das Telefon, erscheint rechts unten ein Fenster mit dem Kunden, seinen offenen Vorgängen und Aufgaben. Jeder Anruf landet automatisch in der Aktivitäten-Zeitleiste, und an jeder Rufnummer startest du einen Anruf mit einem Klick. Unterstützt werden Placetel, NFON (Cloudya) und sipgate.

#Einrichten

Die Einrichtung findest du unter Einstellungen → Telefonie (Gruppe „Automatisierung“). Ohne gebuchtes CRM ist die Seite ausgeblendet.

1. Anbieter wählen und die Zugangsdaten eintragen (siehe unten je Anbieter).
2. Speichern – bei Placetel und sipgate erscheint jetzt die Webhook-Adresse zum Kopieren.
3. Verbindung testen – allverto fragt den Anbieter einmal ab und zeigt das Konto.
4. Durchwahlen laden und jeder Person ihren Anlagenbenutzer, ihre Durchwahl und – bei Placetel – die Rufnummern zuordnen, bei denen ihr Popup erscheinen soll.

Zugangsdaten speichert allverto verschlüsselt. Nach dem Speichern zeigt die Seite nur noch „hinterlegt“; ein leeres Feld behält den bisherigen Wert.

#Placetel

1. Du brauchst den Tarif PROFI – erst damit ist die API freigeschaltet.
2. In Placetel unter Einstellungen → API einen API-Schlüssel erzeugen und in allverto eintragen.
3. Unter Einstellungen → Externe APIs ein Geheimnis vergeben und in allverto unter „Geheimnis (Signatur)“ eintragen. allverto prüft damit die Signatur jeder Meldung und lehnt alles andere ab.
4. Die Webhook-Adresse aus allverto bei „Externe APIs“ für eingehende, ausgehende, angenommene und aufgelegte Anrufe eintragen und die Rufnummern aktivieren, deren Anrufe allverto bekommen soll. Die Weiterleitung deiner Anrufe ändert sich dadurch nicht.
5. Für Click-to-Call die gewünschte Rufnummernanzeige (Caller-ID) am SIP-Benutzer in Placetel einstellen.

Placetel verteilt Anrufe über Rufnummern: Das Popup erscheint bei allen Personen, denen die angerufene Nummer zugeordnet ist. Nimmt jemand ab, erkennt allverto die Person an ihrem SIP-Benutzer – bei den anderen schließt sich das Popup.

#NFON (Cloudya)

1. Den Zugang zur NFON-CTI-API beantragt der Administrator per PDF-Formular bei NFON. NFON schickt Benutzername und Passwort.
2. Beides in allverto eintragen, Speichern und Verbindung testen.
3. Durchwahlen laden und jeder Person ihre Durchwahl zuordnen.

NFON braucht keine Webhook-Adresse: allverto hält eine Dauerverbindung zu NFON und verbindet bei Abbrüchen selbst neu. Den Zustand siehst du auf der Seite unter „Dauerverbindung (NFON)“.

#sipgate

1. Bei sipgate unter Personal Access Tokens ein Token mit den Bereichen Anrufverlauf, Anrufe starten, Benutzer und sipgate.io-Einstellungen anlegen.
2. Token-ID und Token in allverto eintragen und Speichern.
3. Die Webhook-Adresse bei sipgate.io als URL für eingehende und ausgehende Anrufe eintragen.
4. Durchwahlen laden und jeder Person ihren sipgate-Benutzer zuordnen.

sipgate signiert seine Meldungen nicht. Die Adresse enthält deshalb einen langen geheimen Schlüssel – gib sie nicht weiter. Zusätzlich kannst du ein Passwort für die Adresse vergeben (Basic-Auth); kopiere die Adresse danach neu.

#Das Anrufer-Popup

Beim Klingeln erscheint rechts unten ein Fenster – ohne Ton und ohne Browser-Benachrichtigung. Mehrere Anrufe stapeln sich; jedes Fenster lässt sich einklappen und schließen. Oben steht der Zustand: Klingelt, Angenommen von …, Im Gespräch mit laufender Dauer bzw. Beendet mit Dauer oder Verpasst.

allverto erkennt den Anrufer an der Nummer – in dieser Reihenfolge:

• Ansprechpartner eines Kunden (Telefon, Mobil, Durchwahl)
• Kunde (Telefon, Mobil)
• Lieferant bzw. sein Ansprechpartner
• Zentrale + Durchwahl: ist beim Kunden nur die Zentrale „030 1234-0“ gespeichert, passt auch ein Anruf von „030 1234-56“.

Passen mehrere Kunden, wählst du im Popup aus, wer anruft. Bei unterdrückter Nummer gibt es keine Zuordnung.

Das Popup zeigt – jeweils nur mit dem passenden Leserecht – Kundennummer, Kundengruppe, Ansprechpartner, den letzten Hinweis zum Kunden und einen Sperrvermerk, offene Rechnungen (überfällige rot, mit Betrag), offene Aufträge mit Status, offene Angebote, die letzten Sendungen mit Sendungsnummer und Status, offene Retouren, offene Aufgaben, die letzten Aktivitäten, Gutschriften und Lieferscheine. Ein Klick öffnet den Vorgang im Fenster.

Knöpfe im Popup:

• Kundenfenster öffnet den Kunden.
• Notiz zum Anruf hängt deinen Text an die Anruf-Aktivität.
• Aufgabe legt eine Aufgabe zum Kunden an, z. B. einen Rückruf.
• Angebot startet ein neues Angebot für den Kunden.
• Bei unbekannter Nummer: Kunde anlegen (Telefon schon ausgefüllt) oder Ansprechpartner zuordnen – Kunde wählen und einen vorhandenen Ansprechpartner nehmen oder einen neuen mit dieser Nummer anlegen.

Lädst du die Seite neu, holt allverto laufende Anrufe der letzten Minuten wieder ins Popup.

#Click-to-Call

Ist die Telefonie verbunden und dir eine Durchwahl zugeordnet, steht neben Rufnummern ein Telefon-Symbol – beim Kunden, bei Ansprechpartnern, bei Lieferanten und im Popup. Ein Klick lässt zuerst dein Telefon klingeln; nach dem Abheben wählt die Anlage die Nummer. Eine Meldung bestätigt den Start. Ohne zugeordnete Durchwahl erscheint kein Symbol.

#Anrufprotokoll

Jeder Anruf wird eine Anruf-Aktivität mit Richtung, Dauer und Ergebnis beim erkannten Kunden – sichtbar in der Zeitleiste des Kunden und unter Verkauf → Aktivitäten. Anrufe ohne erkannten Kunden stehen unter Aktivitäten → Nicht zugeordnete Anrufe; dort ordnest du sie nachträglich zu.

• Verpasste Anrufe: Auf Wunsch legt allverto eine Aufgabe „Rückruf“ für die zuständige Person an (Einstellung „Verpasste Anrufe: Aufgabe anlegen“, Standard aus).
• Abgleich: Bei Placetel und sipgate gleicht allverto jede Nacht die Anrufliste ab und trägt Anrufe nach, die nicht gemeldet wurden.
• Meldet eine Anlage einen Anruf doppelt, zählt er nur einmal.

#Datenschutz und Löschfristen

allverto speichert nur Metadaten: Rufnummern, Zeitpunkte, Dauer, Ergebnis und Zuordnung – keine Gesprächsaufnahmen und keine Mailbox-Dateien. Die Verarbeitung ist im Auftragsverarbeitungsvertrag unter „Telefonie-Metadaten“ beschrieben.

• Anrufe ohne Kundenbezug löscht allverto nach der eingestellten Frist (Standard 90 Tage).
• Anrufe mit Kundenbezug bleiben wie die übrigen CRM-Aktivitäten erhalten – oder du stellst eine eigene Frist ein.
• Anonymisieren eines Kunden entfernt auch die Rufnummern seiner Anrufe; die Datenauskunft enthält seine Anrufe.