Diseñar plantillas de impresión

Con las plantillas de impresión decides tú mismo el aspecto de tus documentos, etiquetas, listas de almacén y documentos de compra, de forma parecida a las plantillas de impresión de JTL-Wawi, pero directamente en el navegador. Todos los tipos de plantilla están en un mismo lugar: Configuración (rueda dentada) → Impresión y salida → Plantillas de impresión.

Imprimir, enviar por e-mail, guardar y ver la vista previa se hace en todas partes con el botón Salida: en la barra de selección de las listas, en la barra inferior de las ventanas y en el menú contextual (consulta Agente de impresión y salida).

Mientras no definas ninguna plantilla predeterminada para un tipo, allverto imprime con el diseño integrado. Es decir, nada cambia hasta que tú quieras. Esos tipos aparecen en la lista como fila propia «…: diseño integrado» con la marca Integrado.

#Paso a paso: plantilla de factura propia

1. Abre Configuración → Impresión y salida → Plantillas de impresión y haz clic en Nueva plantilla.
2. Elige el Tipo de plantilla (p. ej. Factura), si hace falta nombre y empresa, y una Plantilla inicial: «DIN 5008 (predeterminada)» se parece a los documentos integrados, «Moderno» tiene barras de color y GiroCode, «Compacto» cabe muchas posiciones en una página.
3. Deja activado el interruptor Usar como predeterminada si las facturas nuevas deben imprimirse ya con esta plantilla, y haz clic en Crear y diseñar.
4. Diseña la página en el editor (ver más abajo) y compruébala con Vista previa (PDF), con datos de ejemplo o con una factura real (campo de búsqueda a la izquierda de la vista previa).
5. Guardar (Ctrl+S).

Más rápido desde la fila «Factura: diseño integrado»: Editar… adopta el diseño integrado como plantilla predeterminada propia y la abre; Crear con otra plantilla inicial… abre el diálogo con este tipo.

Conviene saberlo: los documentos ya emitidos conservan su PDF guardado (GoBD). Una plantilla modificada solo afecta a los documentos nuevos.

#El editor

• A la izquierda insertas elementos: texto, campo (un marcador), imagen, logotipo, línea, rectángulo, dirección, bloque de información y código de barras (también como código QR). Debajo están los elementos de la página y los Marcadores: un clic inserta el marcador en el texto seleccionado.
• En el centro está la página a escala, con reglas en mm. Arrastra los elementos con el ratón; con los tiradores cambias el tamaño. Los elementos se ajustan a 1 mm; manteniendo pulsada la tecla Alt, sin ajuste. En línea discontinua ves el campo de dirección según DIN 5008, las marcas de plegado y perforación y el Área de flujo. Con clic derecho sobre un elemento tienes Cortar, Copiar, Pegar, Duplicar, las capas (Traer al frente … Enviar al fondo) y Eliminar. En el área de flujo seleccionas con un clic los bloques (asunto, avisos, tabla …) y los arrastras (ver abajo); un doble clic al lado abre el diálogo Editar área de flujo.
• A la derecha están las propiedades del elemento seleccionado (posición y tamaño en mm, fuente, tamaño, negrita, alineación, color, páginas). Si no hay nada seleccionado, configuras página, fuente, colores y Marca de agua; la sección Área de flujo muestra un breve resumen y abre todos los ajustes con Editar área de flujo ….
• Arriba cambias entre Primera página y Página siguiente, haces zoom (25–200 %, «Ajustar página») y alternas entre datos de ejemplo y Marcadores.
• Zoom: la selección de zoom ofrece Ajustar página y Ajustar ancho (con el valor resultante) además de niveles fijos. El botón de al lado ajusta la página; si ya está ajustada, cambia a Ajustar ancho y viceversa, saltando cada vez al inicio de la página. Una vista ajustada sigue ajustada aunque cambies el tamaño de la ventana.
• Vista previa: Vista previa (PDF) abre la vista previa en PDF. En el menú de al lado (▾) descargas la vista previa, activas Vista previa como proforma, en facturas Vista previa con pago (PayPal) (factura de ejemplo pagada por completo con PayPal) y eliges los datos: Datos de ejemplo o un registro real. Un punto en el menú indica que está activa la proforma o un registro real.

Sin permiso para modificar este tipo de plantilla, la plantilla se abre solo para consulta (Ver… en lugar de Editar…). Puede modificarla quien tenga «Gestionar valores predeterminados de documentos (formas de pago, estados, plantillas de texto, campos propios)», o el permiso específico correspondiente, p. ej. «Configurar almacenes y ubicaciones» para etiqueta de ubicación, lista de picking y valoración de existencias, «Gestionar transportistas y remitentes» para etiqueta de dirección y lista de embalaje, «Editar artículos» para etiquetas de artículo o «Crear pedidos de compra» para documentos de compra.

#Borrador automático

El editor guarda tus cambios automáticamente como Borrador unos 1,5 segundos después de cada cambio, también al cerrar la pestaña del navegador o mientras el sistema se está actualizando. Arriba ves el estado, p. ej. «Borrador guardado 14:32»; «Sin guardar: sin conexión» significa que el servidor no está disponible por un momento: el estado se queda de momento en el navegador y se envía automáticamente después.

Importante: un borrador nunca se imprime. Facturas, albaranes y etiquetas usan siempre la plantilla guardada. Solo Guardar aplica los cambios a la impresión y elimina el borrador.

• Si abres una plantilla con borrador, el editor pregunta: Restaurar aplica los cambios (con Ctrl+Z vuelves al estado guardado), Descartar elimina el borrador. Si entretanto otra persona ha guardado la plantilla, el editor te avisa; guardar después de restaurar sobrescribe entonces sus cambios.
• Al cerrar con cambios sin guardar, eliges Mantener como borrador, Guardar o Descartar.
• En la lista, las plantillas con borrador llevan la marca Borrador. Los borradores de plantillas nuevas nunca guardadas aparecen como fila propia «… (borrador, sin guardar)» con Abrir y restaurar… y Descartar borrador….
• Los borradores son solo tuyos. Lo que no se modifica en 30 días se elimina automáticamente.

#Regla de páginas

Cada elemento tiene una regla de páginas: Solo primera página (p. ej. dirección, bloque de información), Solo páginas siguientes (p. ej. una cabecera pequeña con el número de documento), Todas las páginas (pie de página) o Solo última página (p. ej. GiroCode, campo de firma).

#Área de flujo y tabla de posiciones

En el área de flujo aparecen, uno tras otro, los bloques asunto, introducción, tabla de posiciones, totales, cada aviso por separado (p. ej. aviso fiscal, «La fecha de entrega/prestación corresponde a la fecha de factura», condiciones de pago, factura electrónica) y el texto final. El área de flujo crece con la tabla: si no hay espacio suficiente, empieza una página nueva y se repite el encabezado de la tabla; un título nunca queda solo al final de la página. Si el bloque de información es más largo, el área de flujo empieza automáticamente debajo.

Todos los ajustes están en el diálogo Editar área de flujo: lo abres con un doble clic en el área de flujo o en la tabla, o a la derecha con Editar área de flujo …. Los cambios se aplican de inmediato en la página; Deshacer (Ctrl+Z) funciona como siempre.

• Área y textos: borde superior para la página 1 y las siguientes, borde inferior (debajo va tu pie), interlineado de la introducción y del texto final, la lista Bloques (orden, mostrar/ocultar, formatear, también para avisos que no aparecen en los datos de ejemplo) y textos propios: Asunto, Introducción con saludo (p. ej. «Estimados señores, gracias por su pedido …») y Texto final debajo de totales y notas. Un campo vacío imprime el texto estándar del tipo de documento; Usar texto estándar lo copia al campo para adaptarlo. Se admiten marcadores como {{beleg.nummer}}; las traducciones se crean con la selección de idioma del campo. Los textos se aplican a todos los documentos impresos con esta plantilla; si un proceso tiene su propio texto de introducción, se usa ese. En las reclamaciones, la introducción procede del nivel de reclamación.
• Espaciado y letra se ajustan directamente en el bloque (ver Mover y formatear bloques); los antiguos campos de espaciado ya no existen; las plantillas existentes se imprimen sin cambios.
• Condiciones de pago (en la pestaña Área y textos, en documentos): como hasta ahora aparecen en el texto («Condiciones de pago: …» entre las demás notas). Como bloque con título imprime el título en una línea propia – sin dos puntos, en negrita por defecto – y debajo la condición de pago y los datos bancarios o la indicación de transferencia. El espacio antes y el «título en negrita» se ajustan en el bloque Condiciones de pago (arrastrar o clic derecho → Formatear …); el texto del título lo cambias como los demás textos (vacío = «Condiciones de pago» en el idioma del documento, traducciones mediante la selección de idioma del campo).
• Dirección de entrega (en la pestaña Área y textos, en facturas, confirmaciones de pedido, abonos y anulaciones): si la dirección de entrega difiere de la de facturación, aparece como hasta ahora en el texto («Dirección de entrega: …» en una línea). Como bloque con título imprime el título en una línea propia – sin dos puntos, en negrita por defecto – y debajo la dirección en varias líneas como en el campo de dirección (nombre, calle, código postal y localidad, el país solo si es del extranjero). También puedes cambiarlo directamente en el editor: clic derecho en el bloque Dirección de entrega → Como bloque con título; Editar texto … cambia el título (vacío = «Dirección de entrega» en el idioma del documento, traducciones y marcadores como en los demás textos). El espacio antes y el «título en negrita» se ajustan en el bloque. La factura de ejemplo del editor tiene una dirección de entrega distinta para que veas el bloque. En pedidos a proveedor y solicitudes de precio la dirección de entrega es el almacén (si es otro almacén, su dirección) al que se entrega; como hasta ahora siempre aparece entre las notas («Dirección de entrega: …» o «Entrega en: …») y puede imprimirse igualmente como bloque con título (empresa, almacén, calle, código postal y ciudad, el país solo si es extranjero). Si la plantilla ya muestra la dirección de entrega como campo propio ({{lieferadresse}}), se omiten la nota y el bloque; en dropshipping la instrucción con la dirección del cliente sigue en el texto continuo.
• Columnas: ordenar columnas arrastrando o con las flechas, ancho en mm, encabezado propio, alineación horizontal y vertical, Desbordamiento («Ajustar» hace la fila más alta, «Recortar» termina con «…», «Reducir» llega hasta 6 pt) y Máx. líneas; además añadir y eliminar columnas y restaurar las columnas estándar. La columna Descripción ocupa siempre el ancho restante.
• Encabezado: fondo (sin color = sin fondo, «Estándar» = color de acento), color y tamaño de fuente, negrita, línea bajo el encabezado y «neto»/«bruto» en las columnas de precio.
• Contenido: tamaño y color de fuente, franjas y líneas separadoras con color propio, ref. del artículo y nota de posición bajo la descripción, alineación vertical estándar.
• Totales: Importe total (total final en negrita) y Subtotales (subtotal neto, prestación total, importe restante neto) con fondo, color de fuente, negrita y línea encima; color y tamaño de las demás filas de totales.
• Traducciones (documentos de venta): encabezados de columna por idioma del documento.

Sin colores propios, la tabla se imprime como hasta ahora. En los albaranes desaparecen automáticamente las columnas de precio; la columna IVA solo aparece con varios tipos impositivos o precios brutos. Las notas fiscales (inversión del sujeto pasivo, entrega intracomunitaria, pequeña empresa), la moneda extranjera, las condiciones de pago con descuento por pronto pago y la dirección de entrega aparecen bajo los totales, como en el diseño integrado.

#Mover y formatear bloques

Cada bloque del área de flujo se puede seleccionar con un clic en el editor; recibe un marco azul.

• Espacio antes: arrastra el pequeño tirador del borde superior del bloque seleccionado hacia arriba o hacia abajo. El espacio se muestra en directo en mm y encaja cada 0,5 mm (con Mayús en pasos de 5 mm, con Alt sin encaje). Con las flechas lo cambias en pasos de 0,5 mm (Mayús: 5 mm). Así añades, por ejemplo, más espacio antes de «La fecha de entrega/prestación corresponde a la fecha de factura».
• Orden: arrastra el propio bloque hacia arriba o hacia abajo; una línea azul indica dónde quedará (teclado: Alt+flecha). Introducción, avisos, condiciones de pago y texto final se ordenan libremente; el asunto queda arriba y la tabla siempre va antes de los totales.
• Clic derecho abre el menú del bloque: Formatear … (tamaño de letra, negrita, cursiva, color de letra, alineación, espacio antes y después como ajuste fino), Editar texto … en asunto, introducción, texto final y condiciones de pago, Ocultar o Mostrar y Restablecer formato. En la tabla y los totales, el menú abre sus ajustes en el diálogo Editar área de flujo. Intro abre Formatear …, Supr oculta.
• Los bloques ocultos siguen visibles en el editor, tenues y con contorno discontinuo, para poder mostrarlos de nuevo; en el PDF no aparecen.
• Avisos obligatorios (exención de impuestos, inversión del sujeto pasivo, régimen de pequeña empresa, país fiscal, vale multiuso, moneda extranjera, anticipo, factura final, proforma, nota de abono comercial y fecha de entrega/prestación): se pueden mover y formatear, pero no ocultar (ley del IVA/GoBD). Esto también vale para plantillas antiguas en las que todos los avisos estaban desactivados.
• Mostrar todos los avisos (botón de la barra superior): muchos avisos solo aparecen en determinados documentos. Con este botón el editor muestra todos los avisos del tipo de plantilla como ejemplos con contorno discontinuo, para que ajustes espacio, posición y letra incluso de avisos que faltan en los datos de ejemplo. La misma lista está en el diálogo Editar área de flujo, en Bloques.

Sin ajustes propios, el área de flujo se imprime exactamente como antes. Si más adelante se añade un aviso nuevo, aparece en su lugar habitual detrás de su predecesor. Restablecer todos los bloques (en el diálogo, en Bloques) devuelve orden, espaciado y letra a los valores estándar.

#Marca de agua

En Marca de agua defines un texto diagonal detrás del contenido: Solo en proforma/borrador, Siempre, Solo en anulación o Desactivado, con texto, tamaño de fuente, ángulo, opacidad y color.

#Códigos de barras y GiroCode

El elemento Código de barras admite Código QR, Code 128, EAN-13 / EAN-8 y GS1-128 (GTIN, lote, consumo preferente). El contenido puede incluir marcadores, p. ej. {{artikel.ean}}, {{artikel.gs1}} o {{platz.code}}. Si el contenido queda vacío, no se imprime nada; un EAN no válido lo imprime allverto como Code 128. Con el contenido {{beleg.girocode}} se genera en las facturas un GiroCode (QR EPC): el cliente lo escanea con su app bancaria y transfiere el importe pendiente con el número de factura como concepto. En facturas pagadas, sin IBAN o en moneda extranjera no aparece.

#Etiquetas y hojas de etiquetas

Para etiquetas eliges como formato Etiqueta (etiqueta individual para impresoras de etiquetas, p. ej. 62 × 29 mm, 100 × 150 mm o 4 × 6 pulgadas) u Hoja de etiquetas (p. ej. Avery Zweckform 3475, 3422, 3490, 3424, L7163). En la hoja diseñas una etiqueta; columnas, filas, márgenes y separaciones se ajustan a la derecha. Al imprimir eliges la Posición inicial en la primera hoja, para aprovechar hojas ya empezadas.

#Papel membretado: encabezado y pie para todas las plantillas

Logotipo, línea de remitente, columnas del pie con banco y registro mercantil, número de página: suelen verse igual en factura, presupuesto, albarán y reclamación. Con el papel membretado diseñas este encabezado y pie una sola vez; cada cambio se aplica al instante en todas las plantillas que lo usan.

1. Haz clic en Papel membretado arriba en la lista de plantillas de impresión. Hay un papel membretado estándar para todas las empresas y, con varias empresas, opcionalmente uno propio por empresa.
2. Crear papel membretado o Editar papel membretado abre el editor habitual. Se permiten texto, campo, imagen, logotipo, línea, rectángulo y código de barras; dirección, bloque de información y área de flujo pertenecen a las plantillas. La regla de páginas de cada elemento (primera, siguientes, todas, última) también se aplica aquí.
3. En la plantilla, activa Usar papel membretado en la barra superior. Los elementos del papel membretado aparecen entonces bloqueados al fondo: visibles, pero no seleccionables. Editar papel membretado te lleva directamente a él.

Al imprimir se aplica el papel membretado de la empresa del documento; si no, el estándar. Cada plantilla sigue definiendo área de flujo, márgenes, fuente y colores. Las etiquetas y hojas de etiquetas no usan papel membretado.

Las plantillas predeterminadas siempre usan el papel membretado: en ellas el interruptor está activado y bloqueado; «Usar como predeterminada» también lo activa y elimina los elementos que ya figuran igual en el papel membretado (el estado anterior se conserva en «Versiones anteriores»). allverto convirtió así una sola vez las plantillas predeterminadas existentes: si aún no había papel membretado, se creó a partir del encabezado y el pie de tu plantilla predeterminada (preferentemente factura o confirmación de pedido). Las plantillas nuevas creadas a partir de una plantilla inicial también usan el papel membretado (se puede desactivar, salvo en las predeterminadas); el encabezado y el pie de la plantilla inicial se omiten y el área de flujo se separa del encabezado y del pie si hace falta. Mientras no hayas guardado un papel membretado propio, se aplica el integrado, hecho con el encabezado y el pie de la plantilla inicial «DIN 5008». Las demás plantillas no cambian hasta que activas el interruptor; el editor elimina entonces los elementos duplicados (deshacer con Ctrl+Z).

#Adoptar encabezado y pie de una plantilla existente

Si ya has diseñado encabezado y pie en una plantilla, no hace falta rehacer nada: clic derecho en la plantilla → Adoptar encabezado y pie como papel membretado … (o en el diálogo Papel membretado → Adoptar de una plantilla …).

1. Elegir elementos: vienen preseleccionados los elementos por encima del borde superior o por debajo del borde inferior del área de flujo, sin dirección, bloque de información ni elementos con marcadores del documento (p. ej. «Factura {{beleg.nummer}} · Página {{seite}}»). Elige también para quién vale el papel membretado (estándar o una empresa).
2. Siguiente muestra lo que ocurrirá. Si ya existe un papel membretado, allverto solo lo sustituye si marcas Sí, sustituir el papel membretado existente.
3. Opcionalmente cambias a la vez otras plantillas: la lista muestra por plantilla cuántos elementos duplicados se encontraron (mismo tipo, mismo contenido, posición similar). En las plantillas marcadas se activa Usar papel membretado y se eliminan los duplicados, pero solo si confirmas además que has revisado la lista.

Después puedes revertirlo todo con Deshacer, siempre que nadie haya modificado las plantillas desde entonces.

#Versiones anteriores

Antes de cada guardado, adopción de papel membretado y restauración, allverto conserva el estado anterior (los últimos 30). Clic derecho en una plantilla → Versiones anteriores … o, en el diálogo Papel membretado, … → Versiones anteriores las muestra; Restaurar recupera una versión y conserva la actual.

#Empresas y plantillas predeterminadas

Si tienes varias empresas, cada empresa puede tener plantillas propias para documentos, reclamaciones, etiquetas de dirección, listas de embalaje y hojas de devolución. Al imprimir se aplica: la plantilla predeterminada del tipo para la empresa del documento; si no, la plantilla predeterminada para todas las empresas; si no, el diseño integrado. El logotipo y los datos de la empresa proceden siempre de la empresa del documento.

Clic derecho sobre una plantilla: Editar… (sin permiso, Ver…), Duplicar, Exportar, Usar como predeterminada o Quitar como predeterminada y Eliminar…. Una plantilla predeterminada solo se puede eliminar cuando quitas la marca de predeterminada o conviertes otra plantilla en predeterminada. La columna Plantilla de correo muestra con qué plantilla de correo se envía ese tipo por e-mail. Las opciones de menú para las que tu rol no tiene permiso no se muestran.

#Exportar e importar plantillas

Puedes reutilizar una plantilla terminada en otra empresa o en otro cliente de allverto:

1. Exportar: clic derecho en una plantilla → Exportar. allverto guarda el archivo nombre.allverto-vorlage.json. Si marcas varias plantillas, Exportar plantillas en la barra de selección (o el menú contextual) las reúne en un único archivo.
2. Importar: haz clic en Importar en la parte superior de la lista y elige el archivo o arrástralo al campo. allverto comprueba el archivo y muestra una vista previa: para cada plantilla, nombre, tipo de plantilla, número de imágenes y avisos, por ejemplo marcadores desconocidos, un tipo de plantilla que aquí no existe o permisos que faltan.
3. Marca las plantillas que quieres adoptar, ajusta los nombres si hace falta y haz clic en Importar … plantillas.

El archivo contiene el diseño completo con textos, traducciones, colores, tabla y marca de agua, así como todas las imágenes subidas. No incluye la empresa ni la plantilla de correo: el logotipo de la empresa procede, como siempre, de los datos de la empresa al imprimir.

Bueno saberlo: una importación siempre crea plantillas nuevas, para todas las empresas y no como predeterminadas. Las plantillas existentes nunca se sobrescriben; si el nombre ya existe, la nueva plantilla recibe el añadido «(Import)». Las imágenes se comprueban igual que al subirlas (PNG o JPG, máx. 2 MB); el archivo puede tener como máximo 10 MB.

Incluir el papel membretado: si una plantilla exportada usa el papel membretado, allverto pregunta si debe incluirse en el archivo (preseleccionado). Para exportar solo el papel membretado, usa Papel membretado → … → Exportar. Al importar, la vista previa muestra el papel membretado del archivo: si aún no existe ninguno, se crea como estándar; si ya existe, allverto solo lo sustituye si marcas la casilla y confirmas; de lo contrario solo se importan las plantillas, que usarán tu papel membretado actual.

#Marcadores

Los marcadores se escriben entre dobles llaves. Las líneas cuyos marcadores están todos vacíos no se imprimen: «Tel. {{firma.telefon}}» solo aparece si hay número de teléfono.

Qué marcadores corresponden a cada tipo de plantilla lo muestra el editor a la izquierda; allí también están las listas completas para valoración y evolución de existencias. Los marcadores desconocidos quedan vacíos en la impresión; el editor te lo indica.

#Pedido a proveedor (Compras)

La plantilla inicial Pedido a proveedor (predeterminado) se parece al PDF de pedido integrado: el proveedor en el campo de dirección; debajo, la dirección de facturación y la de entrega (en dropshipping, el cliente final); bloque de información con número de pedido, fecha de pedido, tu número de cliente en el proveedor, fecha de entrega y plazo de pago; y debajo las posiciones con N.º art. proveedor (columna «Ref. proveedor»), cantidad, unidad, Precio de compra e importe neto. Si la defines como predeterminada, PDF, Pedir por correo y la salida usan esta plantilla. Para solicitudes de precio y devoluciones a proveedor existen, respectivamente, Solicitud de precio (predeterminada) y Devolución a proveedor (predeterminada).

#Preguntas frecuentes

¿Aparece en la factura cuándo y cómo se pagó? Sí. Si el pedido ya estaba pagado al emitir la factura (p. ej. un pedido de la tienda pagado con PayPal), en los totales aparece por cada pago «Pagado el 19/10/2026 con PayPal −119,00 €» y debajo el importe pendiente; si está pagado por completo, el aviso dice «El importe se pagó el 19/10/2026 con PayPal.» Solo se imputa lo pagado al emitir: los pagos posteriores no cambian la factura ya emitida (GoBD). Las facturas antiguas sin estos datos siguen mostrando «ya pagado».

¿Por qué veo en el editor una fuente distinta a la del PDF? El editor muestra la página con las fuentes de tu navegador. Lo determinante es la Vista previa (PDF): se genera exactamente igual que la impresión posterior.

¿Puedo usar fuentes propias? Todavía no. Puedes elegir Helvetica, Times y Courier (disponibles en cualquier programa de PDF). Los caracteres que estas fuentes no conocen (p. ej. caracteres chinos) aparecen como «?».

¿Cómo pongo mi logotipo en el documento? El elemento Logotipo toma el logotipo de la empresa de Configuración → Empresas (pestaña Membrete y logotipo). Las imágenes propias (PNG o JPG, máx. 2 MB) se suben en el elemento Imagen.