Suscripciones (pedidos recurrentes)

Con Ventas → Suscripciones entregas a tus clientes los mismos artículos de forma periódica, por ejemplo «cada 4 semanas 2 × Espresso 1 kg». El día de entrega, allverto genera automáticamente un pedido que luego se prepara, se envía y se factura con normalidad.

#Paso a paso: crear una suscripción

1. Abre Ventas → Suscripciones y haz clic en Nueva suscripción (o Ventas → Crear nuevo → Nueva suscripción, o clic derecho sobre un cliente → Nueva suscripción …, o en la vista general del cliente Crear suscripción).
2. Elige el Cliente. La dirección de entrega se toma del cliente y se puede cambiar en la pestaña Plan de entregas y envío (a la derecha).
3. Elige el Canal (Manual o un portal B2B) y, en la pestaña Plan de entregas y envío (a la derecha), la Forma de envío.
4. En la pestaña Líneas, con Añadir artículo … añade las posiciones con Cantidad, Precio unitario bruto e IVA.
5. En la pestaña Plan de entregas y envío (a la izquierda) fija el ritmo: cada x Días, Semanas o Meses, y la Primera entrega.
6. Opcional: limita la Duración: Ilimitado, Hasta una fecha (Última entrega a más tardar el) o Número de entregas (Entregas en total). Una Nota aparece en cada pedido generado, pero no en los documentos.
7. Haz clic en Crear suscripción.

La suscripción queda Activa de inmediato. La ventana de la suscripción muestra a la izquierda las mismas pestañas para editar directamente y a la derecha, en una columna estrecha, cliente, dirección de entrega, importe por entrega, MRR, duración, Próximas fechas, los Pedidos generados y el Historial.

Además de artículos, con Añadir posición libre puedes incluir posiciones sin artículo, por ejemplo un servicio con descripción, unidad, cantidad, precio e IVA. Aparecen en pedidos y facturas como posición libre sin vínculo con el stock. En la pestaña Intervalo de entrega por posición defines un plan propio para cada posición (los mismos campos que en el pedido, ver más abajo). El ritmo de la pestaña Plan de entregas y envío es el valor por defecto para posiciones nuevas; Aplicar el ritmo a todas las posiciones lo aplica a todas.

#¿Cuándo se generan los pedidos?

allverto comprueba periódicamente (aproximadamente cada 15 minutos) qué suscripciones vencen y crea el pedido. La falta de stock no frena nada: eso lo comprueba después el envío. Si el sistema estuvo inaccesible durante un tiempo prolongado, solo se genera la última entrega pendiente; las fechas perdidas se omiten y se anotan en el pedido. Así el cliente no recibe de repente tres paquetes a la vez.

Si no quieres esperar: clic derecho → Generar pedido ahora.

#Intervalo de entrega por posición en el pedido

Como en JTL-Wawi, puedes convertir un pedido normal en una suscripción y fijar un intervalo propio para cada posición. Abre el pedido y, encima de la tabla de posiciones, cambia de la pestaña Posiciones a la pestaña Suscripciones. La pestaña solo aparece con el permiso «Ver suscripciones».

1. En la columna Susc., marca cada posición de artículo que deba entregarse periódicamente.
2. Elige el Intervalo de entrega: Inicio de mes, Fin de mes, Inicio de trimestre, Fin de trimestre, Inicio de año, Fin de año o Intervalo libre; solo en este caso se pueden ajustar la Cantidad y la unidad (días, semanas, meses, años).
3. Fecha de inicio: desde cuándo rige el intervalo. Con el intervalo libre, todas las fechas se calculan a partir de aquí.
4. Fecha de fin (marcar la casilla): última entrega posible de la posición.
5. Antelación (días): el pedido o la factura se crea tantos días antes de la entrega.
6. allverto propone la Próxima entrega; puedes cambiarla. Última generación muestra cuándo se creó por última vez un pedido o una factura para la posición.
7. Guarda el pedido como siempre. Al guardar por primera vez, allverto crea la suscripción (Abrir suscripción AB-… lleva a la ventana de la suscripción).

El propio pedido es la primera entrega; los pedidos siguientes se crean en las fechas previstas. Las posiciones con la misma fecha van en un pedido. El pedido siguiente toma del pedido de suscripción el cliente, la dirección de entrega, el método de envío, la forma de pago y la empresa. Las posiciones, precios e intervalos de una suscripción así se cambian siempre en el pedido; por eso Editar … en la suscripción abre el pedido. Pausar y cancelar se sigue haciendo en la suscripción.

#Factura en lugar de pedido

Para servicios, contratos de mantenimiento o licencias sin envío, cambia Genera a Factura sin pedido en la pestaña Suscripciones. En la fecha de vencimiento se crea entonces directamente una factura con los datos del pedido (cliente, dirección de facturación y de entrega, empresa, forma y plazo de pago, descuento por pronto pago, impuestos y moneda) y las posiciones vencidas con sus marcadores. La fecha de entrega o de prestación es la fecha de vencimiento. No hay pedido, ni movimiento de stock, ni albarán.

• Factura: Como borrador: la factura queda lista como borrador; tú la revisas y la emites.
• Factura: Emitir automáticamente: allverto emite la factura al momento. Con Después enviar por correo se envía a la dirección de correo del cliente con la plantilla de correo para facturas.

Si una factura no se puede emitir (p. ej. porque faltan datos para la factura electrónica), queda como borrador. El motivo aparece en la ventana de la suscripción, en Facturas de suscripción, y recibes una notificación (campana). Las facturas emitidas correctamente también se notifican allí.

La creación se ejecuta automáticamente con la ejecución de suscripciones; no tienes que configurar nada. Si quieres una facturación propia, en Automatizaciones tienes la acción Crear facturas de suscripción (fecha de vencimiento) para clientes, por ejemplo programada el primer día de cada mes.

Las suscripciones de Ventas → Suscripciones sin pedido de suscripción también pueden generar facturas: en la ventana de la suscripción, cambia Genera a Factura sin pedido. La dirección de facturación, la forma de pago (si no, la predeterminada), el plazo de pago, el idioma y el NIF-IVA vienen entonces del cliente, la dirección de entrega de la suscripción y la empresa y la moneda (EUR) de los valores predeterminados de tu empresa. Si necesitas otros datos, crea la suscripción a partir de un pedido.

#Modificar, pausar, cancelar

Todo con clic derecho en la lista o en la ventana de la suscripción:

• Editar: directamente en la ventana de la suscripción, sin clic adicional: cambia los campos y pulsa Guardar cambios (activo en cuanto hay algún cambio; si cierras con cambios sin guardar, allverto pregunta antes). En la lista, Editar … abre lo mismo como ventana emergente. Los cambios en posiciones y precios se aplican a partir de la próxima entrega (campo Próxima entrega); los pedidos ya generados no cambian. El historial registra los cambios de precio.
• Pausar → Hasta nuevo aviso o Hasta una fecha …. Con fecha, la suscripción continúa automáticamente después. Reanudar termina la pausa de inmediato.
• Cancelar suscripción → En una fecha … (último día de entrega) o Finalizar ahora …. Retirar cancelación deshace una cancelación.
• Abrir último pedido, Abrir cliente, Duplicar ….

Pausar, reanudar y retirar la cancelación también funcionan para varias suscripciones a la vez.

#Indicadores y problemas

Arriba, la página muestra Suscripciones activas, Ingresos mensuales recurrentes (bruto), Entregas en 7 días y En pausa. Las vistas Activa, Entrega en 7 días, Con problema, En pausa, Cancelada, Finalizada y Todas filtran la lista. Si un artículo de la suscripción se ha archivado entretanto, la entrega se omite y la suscripción se marca en amarillo con Problema: sustituye la posición y seguirá funcionando. Las suscripciones canceladas y finalizadas aparecen en gris.

#Preguntas frecuentes

#¿Es lo mismo que la suscripción a allverto de mi empresa?

No. Aquí se trata de suscripciones que tú ofreces a tus clientes. Tu propia suscripción a allverto está en Registrar la empresa, período de prueba y suscripción.

#¿Dónde veo de qué suscripción procede un pedido?

En el pedido aparece el aviso «De la suscripción AB-…», y en la lista de pedidos tienes la columna N.º de suscripción y el filtro De suscripción. En la ventana del cliente, todas sus suscripciones están en la pestaña Suscripciones.