Registrar documentos externos
Archivar como PDF a prueba de auditoría las facturas y notas de crédito que no se han creado en allverto (p. ej. de Amazon o del sistema anterior) y asignarlas al pedido.
Algunas facturas no las emites tú: Amazon, por ejemplo, las crea con su servicio de facturación, o las facturas antiguas proceden de tu sistema anterior. Para que aun así todo esté junto al pedido, registras esos PDF en Ventas → Más documentos → Documentos externos. Para verlos necesitas el permiso «Ver presupuestos, albaranes y facturas»; para registrarlos, «Crear facturas y notas de crédito».
Paso a paso
- Abre Documentos externos y haz clic en Registrar documento.
- Arrastra el PDF al campo Arrastra aquí un PDF o selecciónalo (solo PDF, máximo 10 MB).
- Elige el Tipo (Factura, Nota de crédito u Otro documento) y el Origen (p. ej. Amazon, eBay, Shopify, WooCommerce, Shopware, Kaufland, OTTO, Sistema anterior u Otra fuente).
- Introduce Número de documento y Fecha del documento y, opcionalmente, el Importe bruto.
- Asigna el documento a un Pedido y/o a un Cliente (ambos opcionales) y, si hace falta, añade una Nota.
- Haz clic en Registrar documento.
allverto comprueba que el archivo sea realmente un PDF y detecta si ese mismo archivo ya se había registrado antes.
Registro inalterable
Una vez registrado, un documento externo ya no se puede modificar ni eliminar. Solo es posible:
- Archivar …: oculta el documento de la vista normal (también para varios, Motivo (opcional)); Restaurar lo recupera,
- Marcar como erróneo …: p. ej. si subiste el archivo equivocado; en ¿Qué es incorrecto? indicas el motivo y el documento sigue visible con el estado Marcado como erróneo.
El archivo en sí siempre se conserva sin cambios y se puede consultar (GoBD, las normas alemanas de archivo y contabilidad); solo cambia el estado.
En ese caso, simplemente registra además el documento correcto.
Encontrar documentos
La lista muestra Fecha, Número de documento, Tipo, Origen, Pedido, Cliente, Importe y Estado (Registrado, Archivado, Marcado como erróneo) y se puede filtrar arriba por Tipo, Origen y Estado. Con clic derecho: Mostrar archivo, Descargar (con varios documentos, los archivos), Ir al pedido, Abrir cliente.