Nota de crédito y anulación
Corregir una factura emitida definitivamente: con una factura rectificativa (nota de crédito) para posiciones o importes concretos, también como borrador, o con una factura de anulación por el importe total. Anular una factura rectificativa incorrecta con un documento de anulación. Además, notas de crédito sin referencia a factura por cortesía comercial y bonificaciones.
Las facturas emitidas definitivamente son inalterables y no se pueden eliminar: así lo exigen las normas alemanas de contabilidad correcta (GoBD). Por eso la opción Eliminar aparece desactivada en facturas emitidas, facturas rectificativas y anulaciones. Solo puedes eliminar Borradores (consulta Crear una factura) y presupuestos de los que aún no ha salido ningún pedido (consulta Presupuestos). Una factura emitida se puede corregir de dos maneras. Ambos documentos están en Ventas → Más documentos → Notas de crédito.
| Vía | Cuándo | Resultado |
|---|---|---|
| Factura rectificativa (nota de crédito) | devolución de posiciones concretas, cantidades parciales, rebaja de precio | documento nuevo por el importe corregido, con referencia al número y la fecha de la factura |
| Anulación | toda la factura era incorrecta | factura de anulación con su propio número correlativo (ST-…) por el importe total con importes negativos, con referencia al número y la fecha de la factura; la factura se considera anulada |
| Anulación de la factura rectificativa | la propia factura rectificativa era incorrecta | documento de anulación con su propio número correlativo (ST-…) con referencia a la factura rectificativa; la rectificación se considera anulada y la factura vuelve a quedar pendiente por el importe abonado |
En ambos casos, la factura original se conserva sin cambios y queda vinculada con el nuevo documento.
Paso a paso: factura rectificativa (nota de crédito)
- Abre Ventas → Facturas y haz clic derecho sobre la factura (o ábrela y usa Acciones).
- Elige Corrección de factura (nota de crédito) ….
- Indica para cada posición la cantidad que se va a abonar, o usa un importe libre, p. ej. para una rebaja de precio: descripción, Importe neto y tipo de IVA. Si la factura ya tiene rectificaciones, el diálogo muestra para cada posición cuánto queda por abonar; las posiciones abonadas por completo están bloqueadas. Entre todas las rectificaciones, borradores y notas de crédito de devoluciones, cada posición se puede abonar por completo como máximo una vez.
- Indica un Motivo.
- Haz clic en Emitir definitivamente y confirma, o en Guardar como borrador si quieres terminar la corrección más tarde.
Una factura rectificativa funciona como una factura: como Borrador aún no tiene número de nota de crédito, se puede modificar y eliminar y se puede mostrar como Nota de crédito proforma. Los borradores están en Notas de crédito, cambiando arriba a Borradores; con doble clic se vuelve a abrir el diálogo con Proforma, Guardar borrador, Emitir definitivamente y Eliminar borrador. Emitir definitivamente asigna el número correlativo de nota de crédito, genera el PDF y la factura electrónica (mismo formato que la factura) y hace el documento inalterable. A partir de ahí se puede enviar por e-mail igual que una factura. En las partidas abiertas reduce el importe pendiente del cliente; si la factura ya estaba pagada, se genera un saldo a favor.
Paso a paso: anular una factura
- Clic derecho sobre la factura → Anular (factura de anulación) ….
- Indica el Motivo de la anulación.
- Haz clic en Crear factura de anulación.
Anular siempre genera una factura de anulación: número correlativo propio (p. ej. ST-2026-00001), referencia al número y la fecha de la factura anulada, y todas las posiciones e importes en negativo. La factura electrónica de la factura de anulación es una nota de crédito (tipo 381) con referencia a la factura. La factura en sí se conserva sin cambios y pasa a estado Anulada. Puedes anular mientras no haya pagos ni notas de crédito registrados sobre la factura; si los hay, corriges el resto con una factura rectificativa.
Si la factura contiene un vale ya canjeado, allverto pregunta antes de emitirla definitivamente («Vale ya canjeado: ¿emitir de todos modos?»); consulta Vales.
Paso a paso: anular una factura rectificativa
Si has emitido una factura rectificativa por error (posición o importe equivocados), la anulas con un documento de anulación, igual que en JTL-Wawi:
- Abre Ventas → Más documentos → Notas de crédito y haz clic derecho sobre la factura rectificativa.
- Elige Anular (documento de anulación) … e indica el Motivo de la anulación.
- Haz clic en Crear documento de anulación.
El documento de anulación recibe su propio número correlativo (p. ej. ST-2026-00002), cita la factura rectificativa con número y fecha y toma todas las posiciones e importes. Su factura electrónica vuelve a ser una factura (tipo 380) con referencia a la rectificación. La factura rectificativa pasa a Anulada y se conserva sin cambios; la factura vuelve a quedar pendiente por el importe abonado (o desaparece el saldo a favor del cliente), los vales bloqueados por la rectificación se liberan y una devolución puede recibir después una nueva nota de crédito. A continuación, si hace falta, creas una factura rectificativa nueva y correcta.
Una nota de crédito sin referencia a factura se anula del mismo modo, siempre que su saldo no se haya compensado ni reembolsado.
Nota de crédito sin factura (cortesía comercial, bonificación)
Para un importe de cortesía, una bonificación o una rebaja de precio que no se refiere a ninguna factura concreta:
- Abre Ventas → Más documentos → Notas de crédito y haz clic en Nota de crédito sin factura.
- Elige Cliente y Motivo (Cortesía comercial, Bonificación, Rebaja de precio u Otros) y, si hace falta, el Idioma del documento.
- Indica el Motivo (aparece en la nota de crédito y en la factura electrónica), opcionalmente el Período de servicio, y registra las posiciones con IVA: como posición libre o con un Artículo del maestro (búsqueda de artículos encima de la descripción). Con artículo, la nota de crédito muestra el número de artículo y la descripción en el idioma del documento, y los análisis por artículo la tienen en cuenta.
- Haz clic en Emitir nota de crédito.
La nota de crédito recibe su propio número y aparece como saldo a favor en las partidas abiertas. Con clic derecho en la lista: Compensar con factura … compensa el saldo con una factura abierta del cliente, Reembolsar saldo … registra un pago al cliente (Importe, Pagado el, Forma de pago). Ninguna de las dos acciones se puede modificar después.
Nota de crédito a partir de una devolución
Cuando vuelve mercancía, lo más cómodo es crear la nota de crédito directamente desde la devolución: clic derecho sobre la devolución → Crear nota de crédito …. allverto reparte las posiciones devueltas (con «Reembolsar gastos de envío», también los gastos de envío aún no reembolsados) entre las facturas del pedido, también con «Factura por entrega» y facturas finales, y crea una factura rectificativa por cada factura sobre la cantidad aún no abonada. Las facturas de anticipo no se tocan. Consulta Crear y revisar una devolución.
Encontrar notas de crédito
La lista Notas de crédito muestra facturas rectificativas, facturas de anulación y notas de crédito sin factura; la columna Tipo indica qué es cada una y De la factura muestra la factura corregida. Las vistas Todas, Facturas rectificativas, Facturas de anulación y Este mes filtran por ello; en la barra lateral izquierda, Anuladas muestra las facturas rectificativas anuladas y Anulaciones de nota de crédito sus documentos de anulación. Con clic derecho → Ir a la factura saltas a la factura original; además tienes Documento, Salida, Enviar por correo …, Anular (documento de anulación) … e Ir al pedido.