CRM – Telefonía con Placetel, NFON y sipgate

Con la telefonía conectas tu centralita con allverto. Cuando suena el teléfono, aparece abajo a la derecha una ventana con el cliente, sus operaciones abiertas y sus tareas. Cada llamada llega automáticamente a la cronología de actividades, y desde cualquier número de teléfono inicias una llamada con un clic. Son compatibles Placetel, NFON (Cloudya) y sipgate.

#Configuración

La configuración está en Ajustes → Telefonía (grupo “Automatización”). Sin CRM contratado, la página está oculta.

1. Elige el proveedor e introduce los datos de acceso (consulta abajo cada proveedor).
2. Guardar – en Placetel y sipgate aparece ahora la Dirección del webhook para copiarla.
3. Probar conexión – allverto consulta una vez al proveedor y muestra la cuenta.
4. Cargar extensiones y asignar a cada persona su usuario de la centralita, su extensión y – en Placetel – los números de teléfono con los que debe aparecer su ventana emergente.

allverto guarda los datos de acceso cifrados. Después de guardar, la página solo muestra “guardado”; un campo vacío conserva el valor anterior.

#Placetel

1. Necesitas la tarifa PROFI – solo con ella se activa la API.
2. En Placetel, en Ajustes → API, genera una clave API e introdúcela en allverto.
3. En Ajustes → APIs externas, define un Secreto e introdúcelo en allverto en “Secreto (firma)”. Con él allverto comprueba la firma de cada notificación y rechaza todo lo demás.
4. Introduce la dirección del webhook de allverto en “APIs externas” para llamadas entrantes, salientes, atendidas y colgadas, y activa los números de teléfono cuyas llamadas debe recibir allverto. El desvío de tus llamadas no cambia por ello.
5. Para Click-to-Call, configura en Placetel la identificación de número deseada (Caller-ID) en el usuario SIP.

Placetel distribuye las llamadas por números de teléfono: la ventana emergente aparece a todas las personas a las que está asignado el número llamado. Cuando alguien contesta, allverto reconoce a la persona por su usuario SIP – a las demás se les cierra la ventana emergente.

#NFON (Cloudya)

1. El acceso a la NFON CTI API lo solicita el administrador a NFON mediante un formulario PDF. NFON envía un nombre de usuario y una contraseña.
2. Introduce ambos en allverto, Guardar y Probar conexión.
3. Cargar extensiones y asignar a cada persona su extensión.

NFON no necesita dirección de webhook: allverto mantiene una conexión permanente con NFON y se vuelve a conectar sola si se interrumpe. El estado lo ves en la página en “Conexión permanente (NFON)”.

#sipgate

1. En sipgate, en Personal Access Tokens, crea un token con los ámbitos historial de llamadas, iniciar llamadas, usuarios y ajustes de sipgate.io.
2. Introduce el ID del token y el token en allverto y Guardar.
3. Introduce la dirección del webhook en sipgate.io como URL para llamadas entrantes y salientes.
4. Cargar extensiones y asignar a cada persona su usuario de sipgate.

sipgate no firma sus notificaciones. Por eso la dirección contiene una clave secreta larga – no la compartas. Además puedes definir una contraseña para la dirección (Basic-Auth); después vuelve a copiar la dirección.

#La ventana emergente de llamada

Cuando suena el teléfono, aparece abajo a la derecha una ventana – sin sonido y sin notificación del navegador. Varias llamadas se apilan; cada ventana se puede plegar y cerrar. Arriba se muestra el estado: Sonando, Atendida por …, En conversación con la duración en curso, o Finalizada con la duración o Perdida.

allverto reconoce a quien llama por el número – en este orden:

• Persona de contacto de un cliente (teléfono, móvil, extensión)
• Cliente (teléfono, móvil)
• Proveedor o su persona de contacto
• Centralita + extensión: si en el cliente solo está guardada la centralita “030 1234-0”, también coincide una llamada de “030 1234-56”.

Si coinciden varios clientes, eliges en la ventana emergente quién llama. Con número oculto no hay asignación.

La ventana emergente muestra – siempre que tengas el permiso de lectura correspondiente – número de cliente, grupo de clientes, personas de contacto, la última nota sobre el cliente y una marca de bloqueo, facturas pendientes (las vencidas en rojo, con importe), pedidos abiertos con estado, presupuestos abiertos, los últimos envíos con número de seguimiento y estado, devoluciones abiertas, tareas pendientes, las últimas actividades, abonos y albaranes. Un clic abre la operación en su ventana.

Botones de la ventana emergente:

• Ventana de cliente abre el cliente.
• Nota de la llamada añade tu texto a la actividad de la llamada.
• Tarea crea una tarea para el cliente, p. ej. devolver la llamada.
• Presupuesto inicia un presupuesto nuevo para el cliente.
• Con número desconocido: Crear cliente (con el teléfono ya rellenado) o Asignar contacto – elige el cliente y toma una persona de contacto existente o crea una nueva con este número.

Si recargas la página, allverto vuelve a mostrar en la ventana emergente las llamadas en curso de los últimos minutos.

#Click-to-Call

Si la telefonía está conectada y tienes una extensión asignada, junto a los números de teléfono aparece un icono de teléfono – en el cliente, en las personas de contacto, en los proveedores y en la ventana emergente. Con un clic suena primero tu teléfono; al descolgar, la centralita marca el número. Un mensaje confirma el inicio. Sin extensión asignada no aparece ningún icono.

#Registro de llamadas

Cada llamada se convierte en una actividad de llamada con dirección, duración y resultado en el cliente reconocido – visible en la cronología del cliente y en Ventas → Actividades. Las llamadas sin cliente reconocido están en Actividades → Llamadas sin asignar; allí las asignas posteriormente.

• Llamadas perdidas: si quieres, allverto crea una tarea “Devolver llamada” para la persona responsable (ajuste “Llamadas perdidas: crear tarea”, desactivado por defecto).
• Conciliación: en Placetel y sipgate, allverto concilia cada noche la lista de llamadas y añade las llamadas que no se notificaron.
• Si una centralita notifica una llamada dos veces, solo cuenta una vez.

#Protección de datos y plazos de borrado

allverto solo guarda metadatos: números de teléfono, horas, duración, resultado y asignación – ninguna grabación de conversaciones ni archivos del buzón de voz. El tratamiento está descrito en el contrato de encargo del tratamiento en “Metadatos de telefonía”.

• Las llamadas sin relación con un cliente las elimina allverto tras el plazo configurado (por defecto 90 días).
• Las llamadas con relación con un cliente se conservan como las demás actividades del CRM – o defines un plazo propio.
• Anonimizar un cliente elimina también los números de teléfono de sus llamadas; la información sobre datos incluye sus llamadas.