CRM – Actividades y personas de contacto
Registra notas, llamadas, correos y citas por cliente y consúltalos en una cronología junto con presupuestos, pedidos, facturas, envíos, devoluciones y mensajes. Con personas de contacto y números de teléfono normalizados.
Con el módulo adicional CRM ves en un solo lugar todo lo que ocurre con un cliente: entradas propias como notas, llamadas, correos y citas – e incluidos automáticamente todos los presupuestos, pedidos, facturas, notas de crédito, albaranes, envíos, devoluciones, correos enviados y mensajes de marketplaces. Para ello el área se llama Ventas, y el grupo CRM está abajo en la barra lateral izquierda.
Cronología de un cliente
- Abre el cliente (doble clic en Ventas → Clientes).
- Elige abajo la pestaña Actividades. Con el selector Cronología | Tareas cambias a las tareas abiertas del cliente.
- Las entradas más recientes están arriba. Al desplazarte hacia abajo, allverto carga las más antiguas.
- Doble clic abre la ventana correspondiente: el pedido, el documento, la devolución, el mensaje de marketplace – o la entrada propia para editarla.
Encima de la tabla filtras por Tipo (p. ej., solo llamadas o solo facturas) y Periodo. Las columnas se pueden mover, mostrar y ocultar como en cualquier tabla.
| Tipo | Origen |
|---|---|
| Nota, Llamada, Correo electrónico, Cita/visita | Registrado por ti o por tu equipo |
| Tarea completada | Se crea al completar una tarea |
| Presupuesto, Pedido, Confirmación de pedido, Factura, Nota de crédito, Factura de anulación, Albarán | Automáticamente a partir de los documentos del cliente |
| Envío creado, Envío entregado | Etiquetas de envío y seguimiento de sus pedidos |
| Devolución | Devoluciones del cliente |
| Correo enviado | Registro de correos (documentos, pedidos, devoluciones, mensajes al cliente) |
| Mensaje de marketplace | Mensajes de marketplaces sobre sus pedidos |
Registrar actividad
- En la pestaña Actividades, haz clic en Registrar actividad … – o elige en el menú contextual de un cliente o de una persona de contacto Registrar actividad … o Registrar llamada …. Desde cualquier lugar, con Ctrl+K → “Registrar actividad”.
- Elige el tipo: Nota, Llamada, Correo electrónico o Cita/visita.
- Elige el Cliente (en la ventana del cliente ya está fijado) y, opcionalmente, la Persona de contacto.
- Introduce Asunto y Texto. La fecha y la hora vienen con el momento actual – para una conversación de ayer, simplemente cámbialas.
- En una Llamada eliges la dirección (saliente/entrante), el Resultado (p. ej., contactado, buzón de voz, devolución de llamada acordada), la Duración y el Número de teléfono – se rellena al elegir la persona de contacto. En una Cita, la duración.
- El Responsable eres tú al principio; puedes elegir a otra persona.
- Guardar.
Las entradas propias las cambias o eliminas con doble clic o clic derecho. En las entradas creadas al completar una tarea solo se pueden cambiar el texto y la persona de contacto.
Todas las actividades
En Ventas → Actividades está la cronología de todos los clientes – práctica para saber “¿Qué ha hecho hoy el equipo con los clientes?”. En la barra lateral izquierda eliges Entradas propias, Llamadas, Notas, Citas, Correos u Operaciones. Encima de la tabla filtras además por tipo, periodo y Responsable; la búsqueda encuentra clientes (número, nombre, correo) y texto en las entradas propias.
Personas de contacto
Los clientes empresa tienen en la ventana del cliente la pestaña Contactos (también sin CRM). Para cada persona de contacto indicas:
- Nombre, Cargo y Departamento
- Teléfono, Móvil y Extensión – la extensión es un número completo o solo la extensión interna (p. ej.,
56), que allverto añade al número de teléfono - Correo electrónico y Nota
- Contacto principal – como máximo uno por cliente; siempre aparece arriba
Doble clic abre la persona de contacto para editarla; en el menú contextual están además Como contacto principal, Escribir correo y, con CRM, Registrar llamada … y Crear tarea ….
Números de teléfono para la identificación de llamadas
allverto guarda cada número de teléfono de clientes, personas de contacto y proveedores también en formato internacional (E.164, p. ej., +493012345678). Así, más adelante, las llamadas entrantes se pueden asignar sin ambigüedad a un cliente o a una persona de contacto – sin importar cómo se introdujo el número:
| Introducido | Guardado como |
|---|---|
030 1234-56 | +4930123456 |
+49 (0)89 987654 | +4989987654 |
0049 40 1122334 | +49401122334 |
(0711) 98 76 54 Zentrale | +49711987654 |
Sin prefijo de país se aplica el país del cliente o del proveedor y, si no, el país de los datos de tu empresa. Un número sin prefijo (p. ej., solo 123456) no es inequívoco – se guarda, pero en la tabla de personas de contacto aparece marcado en amarillo. Al pasar el ratón sobre un número ves el formato guardado.
Protección de datos
Al anonimizar un cliente, allverto sustituye el asunto, el texto y los números de teléfono de sus actividades y tareas, elimina las personas de contacto y depura el registro de cambios. La solicitud de información incluye las personas de contacto y una sección propia CRM: actividades y tareas.