Crear un presupuesto y convertirlo en pedido

En Ventas → Presupuestos creas presupuestos con artículos de tu catálogo o con posiciones libres. Si el cliente acepta, el presupuesto se convierte en pedido con un clic, con todas las posiciones, direcciones, condiciones de pago y textos.

#Paso a paso

1. Abre Ventas → Presupuestos y haz clic en Nuevo presupuesto (o Ventas → Crear nuevo → Nuevo presupuesto, o en el menú del cliente Nuevo presupuesto …).
2. Elige el cliente o créalo.
3. Registra las posiciones como en un pedido (consulta El editor de operaciones).
4. En la pestaña Detalles, en Referencias, revisa el campo Válido hasta y las condiciones de pago, y en la pestaña Textos la introducción y las observaciones (p. ej. plazo de entrega).
5. En Después de guardar elige p. ej. Mostrar PDF, Imprimir o Enviar por e-mail y haz clic en Guardar (o, en el menú de al lado, Guardar y nuevo).

El presupuesto recibe su número y el estado Abierta. Sin fecha propia, es válido durante los días indicados en los datos de tu empresa (30 días por defecto).

#Modificar un presupuesto después

Los presupuestos siguen siendo editables hasta que se convierten. Si guardas un cambio, se genera un PDF nuevo; el anterior queda archivado.

#Aceptado, rechazado, convertido

• Arriba en la ventana del presupuesto: Aceptado marca un presupuesto abierto como aceptado.
• Convertir en pedido pide una breve confirmación (Crear pedido) y crea el pedido. Entonces se reserva el stock, el presupuesto pasa a Convertido en pedido y ya no se puede modificar, solo duplicar.
• En la lista, con clic derecho: Convertir en pedido …, Marcar como aceptado, Marcar como rechazado (ambos también para varios), Volver a abrir (para presupuestos aceptados o rechazados), Duplicar … y Editar. Un presupuesto rechazado tienes que volver a abrirlo antes de poder convertirlo.

Al convertir se trasladan todos los datos de la operación: posiciones con posiciones libres y textos, dirección de facturación y de entrega, empresa, moneda, régimen fiscal y condiciones de pago. Esto también vale cuando un presupuesto se convierte a través de la interfaz (POST /documents/{id}/convert); un presupuesto solo se puede convertir una vez, incluso con llamadas simultáneas.

Desde Acciones en la ventana o con clic derecho en la lista tienes además Documento → Mostrar PDF / Descargar PDF, Salida (imprimir, e-mail, guardar, vista previa; también para varios presupuestos), Enviar por correo …, Ir al pedido y, en Cliente, los presupuestos, facturas, notas de crédito y pedidos del cliente.

#Eliminar un presupuesto

Puedes eliminar un presupuesto del que aún no ha salido ningún pedido: clic derecho → Eliminar y confirmar. Necesitas el permiso «Eliminar presupuestos». No se pueden eliminar:

• presupuestos ya Convertidos en pedido: solo puedes duplicarlos,
• presupuestos importados de JTL-Wawi: se conservan tal como estaban en JTL.

La eliminación queda en el registro de cambios. En cambio, las facturas, facturas rectificativas y anulaciones nunca se pueden eliminar (GoBD); consulta Nota de crédito y anulación.

#Seguimiento y automatizaciones

Los presupuestos tienen sus propios disparadores en Ajustes → Automatizaciones: Presupuesto creado, Presupuesto aceptado, Presupuesto rechazado y Presupuesto a punto de vencer. «Presupuesto a punto de vencer» se dispara una vez por presupuesto en cuanto un presupuesto abierto o aceptado solo es válido 3 días más; si amplías Válido hasta, la nueva fecha vuelve a contar. La plantilla Presupuesto a punto de vencer → hacer seguimiento envía entonces al cliente un correo amable; el texto y las condiciones los ajustas en el editor. Consulta Disparadores y acciones.

#Vistas de la lista

La barra de vistas ofrece Todos, Abierta, Aceptado, Convertido en pedido y Vencidos o rechazados. Los presupuestos vencidos y rechazados aparecen en gris. Las columnas Número, Fecha, Cliente, Empresa, Total, Válido hasta y Estado están visibles; Neto, IVA, N.º de cliente, Pedido y Enviado el las muestras si las necesitas. Debajo de la lista, la vista previa muestra las posiciones del presupuesto marcado (icono del ojo en la barra de herramientas).

#Preguntas frecuentes

#¿El presupuesto ya reserva stock?

No. Solo el pedido reserva stock.

#¿Puedo hacer un presupuesto sin artículos del catálogo?

Sí, con Posición libre o Texto / título. Las posiciones libres se trasladan al pedido como posiciones libres al convertirlo.