Varias empresas en el mandante

Con las Empresas gestionas varias entidades jurídicas o marcas en un mandante (tu cuenta de allverto), igual que las empresas («Firmen») en JTL-Wawi. Todas las empresas comparten artículos, almacenes, clientes y usuarios. Pero cada empresa tiene sus propios datos de remitente, su propia cuenta bancaria, su propio logotipo, su propio remitente de correo y, si quieres, sus propios números de documento.

#¿Mandante o empresa?

Si necesitas artículos y almacenes separados, crea otro mandante. Si las empresas comparten mercancía y clientes y solo se diferencian en los documentos y en la contabilidad, crea otra empresa.

#Antes de empezar

• Puede crear y editar empresas quien tenga el permiso «Editar datos de la empresa»; por defecto, solo la persona propietaria (el rol Administración no lo tiene). Con «Ver presupuestos, albaranes y facturas» solo ves las empresas.
• Tus datos de empresa anteriores son automáticamente la empresa predeterminada. Todos los pedidos y documentos existentes le pertenecen.
• Cuántas empresas puede tener un mandante depende del plan (Jolle y Kutter 1, Frachter 3, Flotte ilimitadas). Arriba en la página Empresas aparece el mandante con «… de … usadas»; si se alcanza el límite, Crear empresa indica cómo cambiar de plan. El nombre del mandante lo cambias allí con Renombrar mandante.

#Paso a paso: crear una segunda empresa

1. Haz clic en la rueda dentada arriba a la derecha y abre Empresas.
2. Haz clic en Crear empresa.
3. Pestaña Datos maestros: Nombre en listas, Código (1–6 caracteres, p. ej., HU), Razón social con forma jurídica, dirección y contacto.
4. Pestaña Impuestos y registro: NIF-IVA o Número fiscal, interruptor Pequeña empresa, registro, dirección de la empresa y, opcionalmente, identificador del acreedor, número EORI, otros NIF-IVA en otros países y números DATEV propios (Número de asesor, Número de mandante en DATEV).
5. Pestaña Banco: cuenta bancaria principal (aparece en las facturas y en la factura electrónica), opcionalmente otras cuentas, cuenta de cobro para adeudos SEPA, plazo de pago y validez de los presupuestos.
6. Pestaña Membrete y logotipo: línea adicional en el membrete, texto de cierre y Envío de documentos por correo (Nombre del remitente y Dirección de respuesta). Pestaña Factura electrónica: formato de la factura electrónica de esta empresa.
7. Crear empresa. Después puedes subir el logotipo en la pestaña Membrete y logotipo, y aparece la pestaña Series de numeración.

#¿Qué empresa recibe un pedido?

• Canal de venta: en la página Empresas, en la sección Canales de venta → empresa, asignas una empresa a cada tienda o marketplace. Los pedidos nuevos de ese canal pertenecen entonces a esa empresa.
• En otro caso se aplica la empresa predeterminada.
• En la ventana del pedido ves en Datos de la operación → Referencias el campo Empresa y puedes cambiarla allí.
• En la lista de pedidos seleccionas varios pedidos y eliges en la barra de selección Asignar empresa… (solo visible si hay varias empresas).

#Qué aparece en los documentos

Los presupuestos, las confirmaciones de pedido, los albaranes, las facturas, las notas de crédito y las anulaciones toman todo de la empresa del documento: remitente, logotipo y membrete, pie de página con registro y cuenta bancaria, los datos de la XRechnung/ZUGFeRD y, al enviar por correo, el nombre del remitente y la dirección de respuesta. Las notas de crédito y las anulaciones pertenecen siempre a la empresa de la factura original. También las reclamaciones salen de la empresa de la factura.

#Números de factura propios por empresa

Por defecto, todas las empresas numeran en común (Rueda dentada → Series de numeración). Para contabilidades separadas, abre la empresa, pestaña Series de numeración, y activa Números de documento propios para esta empresa. Entonces la empresa recibe series propias y sin huecos con su código, p. ej., HU-RE-2026-00001. El prefijo, los dígitos y el número siguiente los ajustas por tipo de documento. En facturas, notas de crédito y anulaciones, el número siguiente solo puede aumentar.

#Informes y contabilidad por empresa

• Pedidos y documentos: columna Empresa y filtro Empresa (filtro o clic derecho sobre la columna).
• Finanzas → Exportación DATEV: elige la empresa; el lote de asientos contiene solo sus facturas, notas de crédito y pagos, con su número de asesor y de mandante (si están registrados en la empresa).
• El Informe OSS y las Partidas abiertas también se pueden filtrar por empresa. Consulta Informe OSS.

#Empresa predeterminada y archivar

• Clic derecho sobre una empresa → Definir como empresa predeterminada. La empresa predeterminada se aplica a los canales sin empresa propia y a los documentos sin pedido. Los pedidos y documentos existentes conservan su empresa.
• Archivar … (clic derecho, solo con el permiso «Editar datos de la empresa») abre un diálogo que muestra todo lo que impide archivar, con número, cliente e importe; un clic en el número abre la operación:
  • Empresa predeterminada: elige en el diálogo qué empresa activa pasa a ser la nueva empresa predeterminada.
  • Pedidos abiertos y presupuestos abiertos: con Traspasar a … pasan a la empresa elegida en Traspasar a. Los números de pedido y de presupuesto se mantienen; el remitente, el logotipo, la plantilla de impresión y los números de los siguientes documentos pasan a ser los de la nueva empresa. El historial del pedido muestra «Firma geändert … (wegen Archivierung von …)» (empresa cambiada por archivado). Para los pedidos necesitas además el permiso «Editar pedidos» y para los presupuestos «Editar presupuestos»; si no, la opción no aparece.
  • No se traspasan los pedidos con factura, albarán, entrega parcial o etiqueta de envío ni los pedidos en preparación o embalaje; tampoco los presupuestos de una migración ni aquellos cuyo régimen fiscal cambiaría con la nueva empresa (p. ej., pequeña empresa). El diálogo indica el motivo de cada uno: complétalos primero.
  • Las facturas abiertas siempre se quedan en su empresa (GoBD). Registra el cobro o crea un abono; Mostrar las facturas abiertas de esta empresa abre la lista de facturas filtrada.
  • Canales de venta: Traspasar los canales a … los asigna a la nueva empresa.
• Traspasar y archivar lo hace todo en un solo paso: si falla alguna parte, no cambia nada. Mientras quede algo pendiente, el botón está desactivado y el diálogo muestra abajo lo que falta. Las empresas archivadas ya no se pueden asignar; sus documentos se conservan. Restaurar las recupera.

#Preguntas frecuentes

¿Necesito una tienda propia para cada empresa? No. También puedes asignar pedidos de un canal uno a uno a otra empresa.

¿Hay almacenes o artículos propios por empresa? No: para eso existe un mandante propio.

¿Qué pasa con las facturas de proveedor en la exportación DATEV de una empresa? Las facturas de proveedor y los pagos a proveedores pertenecen actualmente a la empresa predeterminada y solo aparecen en su exportación.