Numerazioni
Imposta prefisso, suffisso, cifre e numero successivo per ordini, fatture, clienti, debitori e altri documenti.
Ogni ordine, ogni fattura, ogni cliente e molti altri documenti ricevono il loro numero da una numerazione. Sei tu a decidere come appaiono i numeri – ad es. RE-2026-00001 o AU-10001.
Prima di iniziare
Possono modificarle i ruoli con l'autorizzazione «Gestire le numerazioni» (di norma Titolare e Amministrazione). Senza questa autorizzazione non vedi la pagina.
Le numerazioni
L'elenco in Ingranaggio → Numerazioni (gruppo Generale) è raggruppato per ambito:
| Ambito | Numerazioni |
|---|---|
| Vendite | Ordini, Clienti, Debitori, Abbonamenti, Resi |
| Documenti | Offerte, Conferme d'ordine (non più utilizzata – la conferma d'ordine riporta il numero d'ordine), Documenti di trasporto, Fatture, Note di credito, Fatture di storno |
| Acquisti | Fornitori, Ordini d'acquisto, Ricevimenti merci, Richieste di prezzo, Resi a fornitore |
| Magazzino | Liste di prelievo, Inventari, Ordini di trasferimento, Prelievi in uscita, Spedizioni via spedizioniere |
| Cassa | Scontrini |
| Produzione | Ordini di produzione |
| Finanze | Solleciti, fatture passive (numero interno ER-…), riferimenti mandato SEPA, addebiti cumulativi, cicli di pagamento |
Le colonne mostrano Prefisso, Suffisso, Cifre, Ripartenza, Numero successivo e l'Anteprima – il numero successivo così come verrà assegnato. Clic destro → Copia numero successivo copia l'anteprima.
Passo dopo passo: modificare una numerazione
- Apri Ingranaggio → Numerazioni.
- Doppio clic sulla riga (oppure clic destro → Modifica…, oppure Enter).
- Adatta:
- Prefisso e Suffisso – testo prima o dopo il numero. Con i pulsanti sottostanti inserisci i segnaposto:
{YYYY}(anno, quattro cifre),{YY}(anno, due cifre),{MM}(mese). - Cifre (riempire con zeri) – ad es. 5 dà
00042; 0 = senza zeri iniziali. - Numero successivo – il prossimo numero che verrà assegnato.
- Ripartenza – Progressiva continua sempre a contare, Riparte ogni anno ricomincia da 1 ogni anno e per questo richiede
{YYYY}o{YY}nel prefisso o nel suffisso.
- Prefisso e Suffisso – testo prima o dopo il numero. Con i pulsanti sottostanti inserisci i segnaposto:
- Controlla l'Anteprima dei numeri successivi nella finestra di dialogo e salva.
Regole per le fatture (GoBD)
Per fatture, note di credito, fatture di storno, scontrini, solleciti e fatture passive puoi solo aumentare il numero successivo, mai ridurlo – così nessun numero viene assegnato due volte. Il campo mostra l'indicazione «Solo aumentare – almeno …». Ogni modifica è nel registro modifiche.
Per tutte le numerazioni, al salvataggio allverto controlla anche se il numero successivo è già assegnato e cerca il numero più alto già assegnato con lo stesso prefisso e suffisso: il numero successivo deve essere superiore, altrimenti allverto rifiuta la modifica indicando quel numero. Se ad esempio riporti gli ordini da 10500 a 10100, i numeri successivi si scontrerebbero con ordini esistenti – anche se il 10100 è libero.
Numeri debitore
La numerazione Debitori assegna automaticamente, alla creazione di un cliente, un numero debitore per la contabilità (ad es. per l'export DATEV). Parte dopo il numero debitore più alto esistente. Se non ti servono numeri debitore automatici, nella finestra di dialogo disattiva l'interruttore Assegna automaticamente – il campo resta vuoto e si compila a mano.
Allo stesso modo si può disattivare la numerazione Riferimenti mandato SEPA: il riferimento lo inserisci tu quando crei un mandato SEPA. Solleciti, fatture passive, addebiti cumulativi e cicli di pagamento prendono sempre il numero dalla loro numerazione – imposta prefisso e numero successivo ad es. in modo da proseguire i numeri di JTL-Wawi.
Numeri propri per azienda
Se gestisci più aziende nel mandante, per impostazione predefinita tutte le aziende contano insieme in queste numerazioni. Numeri documento propri e senza interruzioni per un'azienda si attivano nell'azienda: Ingranaggio → Aziende → apri l'azienda → scheda Numerazioni → Numeri documento propri per questa azienda.