Importazione/Esportazione (CSV ed Excel)

Con Importazione/Esportazione leggi dati da file CSV o Excel ed esporti dati composti liberamente in CSV. Struttura e termini li conosci da JTL-Ameise (lo strumento di importazione/esportazione di JTL-Wawi): a sinistra l'albero delle aree, a destra file, assegnazione, valori predefiniti e impostazioni, in basso Prova e Avvia importazione.

#Come aprire importazione ed esportazione

• Ingranaggio → Importazione/Esportazione – in alto a destra i pulsanti Importa… ed Esporta…. La pagina stessa mostra il Protocollo di tutte le esecuzioni e la giacenza fornitore automatica.
• Nell'area Articoli tramite il menu: Importa dati …, Esporta dati … e Registro importazioni/esportazioni.
• Negli elenchi (ad es. articoli) tramite Altro → Importa… o Esporta… – l'area corrispondente è allora già preselezionata.
• Tramite la ricerca rapida Ctrl+K: «Importa dati …» o «Esporta dati …».

Importazione ed esportazione si aprono ciascuna in una finestra propria («Importa dati» o «Esporta dati»).

#Prima di iniziare

Inoltre ogni area richiede la sua autorizzazione specifica – ad es. «Modificare articoli» per gli articoli o «Eseguire inventari» per le giacenze. Viene esportato solo ciò che il ruolo può anche visualizzare. Le aree senza autorizzazione sono grigie con un lucchetto nell'albero.

#Aree

Le voci in grigio con «in arrivo» (ad es. caratteristiche, immagini, marketplace) sono previste.

I dati di spedizione servono per spedizioni create fuori da allverto, con software esterno o tramite uno spedizioniere senza interfaccia. Per riga: Numero ordine (o Riferimento esterno dell'ordine), Corriere (DHL, DPD, GLS, UPS, Hermes, Deutsche Post, DHL Express, FedEx o spedizioniere), Numero di tracking, facoltativamente Data di spedizione, Peso (kg), Prodotto di spedizione e Registra come spedito (sì/no). Senza indicazione allverto registra l'ordine come spedito: la giacenza viene scaricata e lo shop o il marketplace ricevono il numero di tracking. I numeri di tracking già registrati vengono saltati. Servono inoltre Modificare ordini e Creare etichette di spedizione.

Variazioni: per riga Codice articolo padre, Codice articolo figlio, Variazione e Valore variazione (ad es. Taglia = 500 g), facoltativamente Sovrapprezzo lordo. Le righe con lo stesso padre e figlio formano un articolo figlio. L'articolo padre deve già esistere; se è ancora un articolo singolo, allverto lo trasforma in articolo padre (come «Trasforma in articolo padre» – quindi solo senza giacenza). Variazioni, valori e articoli figli mancanti vengono creati, un articolo singolo esistente viene assegnato come figlio. Ogni articolo figlio richiede un valore per ogni variazione del padre e ogni combinazione esiste una sola volta. Un sovrapprezzo vale per il valore in tutti gli articoli figli. Le righe senza codice articolo figlio creano solo variazioni e valori sul padre.

Distinte base: per riga Distinta base (codice articolo), Componente (codice articolo) e Quantità. Tutte le righe di una distinta sostituiscono i componenti precedenti – come nella scheda «Distinta base» dell'articolo. Le distinte base non possono essere annidate.

Ordini fornitore: una posizione per riga con Riferimento ordine, Fornitore (o fisso nella scheda Fornitore), Codice articolo, EAN/GTIN o Codice articolo fornitore e Quantità, facoltativamente Prezzo d'acquisto netto, Data di consegna, Magazzino e Nota. Senza prezzo d'acquisto vale quello dell'articolo fornitore con scaglioni. allverto crea l'ordine come bozza; un riferimento già presente per il fornitore viene saltato. Ti serve il permesso Creare ordini.

#Passo dopo passo: importare

1. Apri Importa dati … e scegli a sinistra l'area, ad es. Prezzi.
2. File di importazione: trascina il file nel campo o selezionalo – CSV, TXT o Excel (.xlsx), massimo 50 MB. allverto riconosce da solo formato e colonne e mostra un'anteprima. Se necessario modifichi:
   • CSV: Separatore, Codifica, Carattere di virgolette, Carattere di escape,
   • Excel: Foglio,
   • sempre: Separatore decimale, Intestazione nella riga o Dati dalla riga e l'interruttore Riga di intestazione presente.
3. Assegna campi del database: scegli per ogni campo la Colonna nel file di importazione. allverto preassegna già i nomi di colonna corrispondenti; Automatico ripete la proposta. I campi con Obbligatorio devono essere compilati, il campo con Abbinamento identifica i record esistenti. Se manca qualcosa, la riga è evidenziata in rosso.
4. Valori predefiniti (solo per nuovi record): valori per campi che non sono nel file o che lì sono vuoti, ad es. classe d'imposta o produttore. Altri campi tramite Aggiungi campo….
5. Impostazioni → Opzioni di importazione:
   • interruttori Importa nuovi record e Aggiorna esistenti,
   • Identifica tramite – il campo di abbinamento,
   • interruttore Aggiorna solo se i contenuti cambiano,
   • interruttore Ignora celle vuote (il campo resta invariato),
   • per articoli, prezzi e produttori: interruttore Crea automaticamente produttori, gruppi merceologici, persone responsabili e categorie mancanti.
6. Fai clic su Prova. Ogni riga viene controllata, non viene salvato nulla. Vedi quanti record verrebbero creati o modificati, quanti saltati e quali righe hanno errori.
7. Se è tutto a posto, fai clic su Avvia importazione e conferma.

L'importazione avviene in background. Con Continua in background chiudi il popup di avanzamento e continui a lavorare; da lì puoi anche annullare un'importazione in corso.

#Impostazioni particolari per area

Le giacenze vengono registrate nel giornale di magazzino come ogni altro movimento di magazzino. Per la registrazione d'inventario il ruolo ha bisogno di «Eseguire inventari», per le rettifiche di «Registrare movimenti di magazzino».

#Modelli

Con Salva modello salvi formato, assegnazione delle colonne e opzioni come modello di importazione (per l'esportazione: campi, ordine, filtri e formato come modello di esportazione). La volta successiva lo scegli in alto in Assegna campi del database o in Modello di esportazione – ideale per il listino mensile di un fornitore.

Con Documentazione in basso nella finestra vedi tutti i campi dell'area con spiegazione.

#Passo dopo passo: esportare

1. Apri Esporta dati … e scegli a sinistra l'area.
2. File di esportazione: Separatore, Codifica, Carattere di virgolette, Carattere di escape e interruttore Includi riga di intestazione.
3. Separatori numerici: Separatore decimale, Separatore delle migliaia e Decimali.
4. Scegli il Modello di esportazione (facoltativo). Per gli articoli stabilisci con Regola fornitore (prezzo d'acquisto e fornitore) quale fornitore viene esportato (predefinito: fornitore preferito).
5. Filtro di esportazione: con Aggiungi condizione restringi la selezione (ad es. campo «contiene», «è», «maggiore di», «è vuoto»). Per i clienti puoi usare un Modello di filtro dell'elenco clienti; dove disponibile, c'è l'interruttore Esporta anche inattivi.
6. Assegna campi del database: a sinistra aggiungi i campi con doppio clic. A destra, in Questi campi verranno esportati, ordini con Sposta su / Sposta giù, inserisci una Colonna libera vuota, rimuovi campi con Elimina o Deseleziona tutti e modifichi il Nome dell'intestazione.
7. Fai clic su Avvia esportazione. L'esportazione avviene in background; il download parte non appena è pronta.

#Protocollo

In Ingranaggio → Importazione/Esportazione, scheda Protocollo, trovi ogni esecuzione con Data e ora, Tipo (Prova, Importazione, Esportazione), Area, Stato (In attesa, In corso, Completato, Non riuscito, Annullato), File, Righe, Creati, Modificati, Saltati, Errori e Da (persona o «Automatico: …»).

Clic destro su un'esecuzione: Dettagli, Scarica protocollo (importazione) o Scarica file (esportazione) e Annulla per i processi in corso. I file restano disponibili per il download per 30 giorni.

Il protocollo mostra solo le esecuzioni delle aree che il tuo ruolo può anche importare o esportare, ad es. le importazioni clienti solo con i permessi sui clienti. Per queste esecuzioni puoi vedere i dettagli e scaricare il protocollo dei risultati o il file di esportazione. Annulla compare per le tue esecuzioni e per i recuperi automatici; le esecuzioni avviate dai colleghi può annullarle solo chi ha anche il permesso Eseguire la migrazione da JTL-Wawi (importare i dati).

#Recuperare automaticamente la giacenza fornitore

Molti fornitori mettono a disposizione la loro giacenza come file CSV o Excel. allverto lo recupera secondo una pianificazione e lo legge con un modello di importazione salvato. La giacenza compare poi sull'articolo fornitore e nell'esportazione.

1. Importa una volta un file di esempio del fornitore nell'area Giacenza fornitore e salva l'assegnazione con Salva modello.
2. Apri Ingranaggio → Importazione/Esportazione, scheda Giacenza fornitore automatica, e fai clic su Nuovo recupero.
3. Compila: Fornitore, Nome, Origine (Indirizzo web (https), FTP o FTPS (FTP con TLS)), Pianificazione (da ogni ora a ogni giorno), a seconda dell'origine Indirizzo del file oppure Server, Porta e Percorso del file, inoltre Utente e Password, e il Modello di importazione (giacenza fornitore).
4. Lascia attivo l'interruttore Attivo (recupera secondo pianificazione) e salva.

L'elenco mostra Ultimo recupero, Prossimo recupero ed Esito. Con clic destro: Modifica, Recupera ora ed Elimina. Ogni recupero compare anche nel protocollo.

#Domande frequenti

#Le lettere accentate vengono visualizzate in modo errato.

In Codifica passa da «Automatico» a Windows (ANSI, Windows-1252) o UTF-8. I file delle versioni più vecchie di Excel sono di solito Windows-1252.

#I prezzi arrivano moltiplicati per 100.

Il Separatore decimale non corrisponde al file. Scegli Virgola (1.234,56) o Punto (1,234.56) in base al tuo file e fai una nuova prova.

#Perché con i prezzi non posso creare nuovi articoli?

L'area Prezzi modifica solo articoli esistenti. I nuovi articoli li crei tramite Dati anagrafici articoli – lì puoi indicare subito anche il prezzo di vendita e altri campi.