Configurare l'invio e-mail

Fatture, solleciti, ordini e messaggi allverto preferisce inviarli dalla tua casella di posta – così le e-mail arrivano dal tuo indirizzo, finiscono meno spesso nello spam e le risposte arrivano direttamente a te. Lo configuri in Ingranaggio → Invio e-mail.

#Prima di iniziare

Ti serve l'autorizzazione «Configurare l'invio e-mail (SMTP, Microsoft 365, assegnazione per scopo, registro invii)». È pensata solo per Titolare e Amministrazione, perché qui vengono memorizzate credenziali di accesso.

In cima alla pagina è indicato da dove partono al momento le e-mail aziendali – dal tuo account predefinito oppure, finché non ne è configurato uno, dal server di posta di allverto con il nome mittente e l'indirizzo di risposta della tua azienda.

La pagina ha quattro schede: Account, Uso per azienda, E-mail inviate e Aspetto.

#Passo dopo passo: collegare una casella via SMTP

SMTP funziona con quasi tutte le caselle: IONOS, Strato, web.de, GMX, server proprio o Microsoft 365 con SMTP AUTH.

1. Apri Ingranaggio → Invio e-mail, scheda Account, e fai clic su Aggiungi account.
2. Scegli SMTP.
3. In Provider scegli un modello (ad es. IONOS, Strato, Gmail / Google Workspace, web.de, GMX, Microsoft 365 (SMTP) o Server proprio). Precompila server, porta e cifratura.
4. Compila:
   • Nome in allverto – ad es. «Contabilità».
   • Nome mittente – vuoto = nome dell'azienda.
   • Indirizzo mittente – ad es. rechnung@meine-firma.de.
   • Rispondi a – vuoto = indirizzo mittente.
   • Server SMTP, Porta, Cifratura (SSL/TLS, STARTTLS o Nessuna (non cifrato)).
   • Nome utente (di solito l'indirizzo e-mail) e Password.
   • Firma – viene aggiunta sotto ogni e-mail di questo account (solo testo).
   • Interruttore Account predefinito (per tutti gli scopi senza assegnazione propria).
5. Fai clic su Testa connessione e poi su Salva.

La password viene salvata cifrata e non viene più mostrata. Durante la modifica lascia vuoto il campo per mantenerla.

#Passo dopo passo: collegare Microsoft 365

Qui non inserisci alcuna password. allverto riceve da Microsoft solo l'autorizzazione a inviare e-mail; l'invio avviene tramite Microsoft Graph e funziona anche con le caselle condivise.

1. Aggiungi account → Microsoft 365.
2. Compila Nome in allverto, Nome mittente, Rispondi a e Firma. L'Indirizzo mittente deriva dall'accesso.
3. Facoltativo:
   • Invia come (casella condivisa) – ad es. rechnung@…. L'account connesso necessita dell'autorizzazione «Invia come».
   • Tenant Microsoft – ID tenant o dominio, altrimenti automatico.
   • Interruttore Consenti allegati grandi (oltre 3 MB) – nell'invio diretto Microsoft accetta allegati di al massimo 3 MB. Con l'interruttore allverto può creare una bozza per le e-mail più grandi (fino a 150 MB).
4. Fai clic su Salva e accedi con Microsoft e accedi a Microsoft. Dopo torni in allverto.

Dopo la modifica del tenant è necessario un nuovo accesso (Salva e accedi di nuovo). Se nell'elenco compare lo stato Accesso mancante, scegli con il clic destro Accedi con Microsoft.

#Gestire gli account

L'elenco mostra per ogni account Nome (con «Predefinito»), Tipo, Mittente, Stato (Attivo, Accesso mancante o Errore con messaggio), Ultimo successo, Aziende, Usato per e Inviate 30 giorni. Con un doppio clic modifichi un account, con il clic destro trovi:

• Testa connessione – verifica le credenziali senza inviare nulla.
• Invia e-mail di prova – a un indirizzo a tua scelta.
• Accedi con Microsoft (solo per Microsoft 365).
• Imposta come predefinito.
• Modifica ed Elimina. Con l'eliminazione le credenziali vengono rimosse; gli scopi con questo account usano poi l'account predefinito. Il registro invii resta.

#Uso per azienda

Nella scheda Uso per azienda stabilisci quale account invia cosa:

1. In Assegnazione per azienda scegli prima Tutte le aziende (predefinito).
2. Scegli per ogni scopo l'Account – senza selezione invia l'account predefinito.
3. Se necessario inserisci Copia CCN a (ad es. la contabilità) e Rispondi a. «Rispondi a» sostituisce l'indirizzo di risposta per questo scopo.
4. Fai clic su Salva.

Se hai più aziende, in Assegnazione per azienda scegli una singola azienda e imposti account propri solo per essa. Le righe vuote usano allora l'impostazione «Tutte le aziende».

#E-mail inviate

La scheda E-mail inviate è il registro invii – senza contenuto e allegati. Colonne: Data e ora, Stato, Destinatari, Oggetto, Scopo, Account, Riferimento (ad es. documento, sollecito, ordine) ed Errore. Puoi filtrare per periodo (da Oggi a Tutte), stato, scopo e account.

Con Conserva imposti per quanto tempo restano le voci (da 90 giorni a 10 anni, predefinito 12 mesi). Le voci più vecchie allverto le elimina ogni giorno.

#Aspetto delle e-mail

Nella scheda Aspetto stabilisci come appaiono le e-mail della tua azienda a clienti, fornitori e spedizionieri: ordini di ritiro, ordini d'acquisto, ordini in dropshipping, scontrini, documenti, solleciti e messaggi ai fornitori.

• Moderno (con logo) (predefinito): in alto il tuo logo dai dati aziendali (senza logo il nome dell'azienda), pulsanti e link nel colore del tuo modello di stampa standard «Fattura» (altrimenti blu allverto), le informazioni importanti come data di ritiro, colli o data di consegna in una tabella chiara e in basso i dati obbligatori: ragione sociale, indirizzo, registro delle imprese e numero, P. IVA, amministrazione, e-mail, telefono e sito web. Con più aziende compaiono i dati dell'azienda del documento o dell'ordine. Viene sempre inviata anche una versione di testo.
• Solo testo: semplici e-mail di testo senza logo né cornice, come finora.
• Interruttore Mostra «Inviato con allverto»: piccola riga sotto i dati aziendali, disattivata per impostazione predefinita. Altrimenti le e-mail riportano solo il tuo marchio.

A destra vedi un'anteprima con dati di esempio. Se nei dati aziendali mancano dati obbligatori, un avviso lo segnala.

La lingua dipende dal cliente o dal fornitore. La firma dell'account e-mail compare nella cornice sotto il testo.

#Domande frequenti

#Le mie fatture finiscono nello spam del cliente.

Collega una casella propria e impostala come account predefinito o per Documenti. Le e-mail dal tuo dominio vengono valutate molto meglio dai filtri antispam.

#Lo stato mostra «Errore».

Passa con il mouse sul messaggio nella colonna Stato – lì trovi il motivo completo (ad es. password errata). Correggi le credenziali e fai clic su Testa connessione.

#Dove imposto oggetto e testo delle e-mail?

Nei Modelli e-mail.