Modelli e-mail

Con i modelli e-mail stabilisci con quale oggetto e quale testo allverto invia documenti, solleciti, ordini e notifiche. Senza un modello proprio, allverto usa un testo integrato. Trovi i modelli in Ingranaggio → Modelli e-mail.

#Prima di iniziare

• Possono visualizzarli i ruoli che vedono i documenti corrispondenti (ad es. «Visualizzare offerte, DDT e fatture», «Visualizzare dati finanziari» o «Visualizzare acquisti, fornitori e ordini d'acquisto»).
• Possono crearli e modificarli i ruoli con l'autorizzazione «Configurare l'invio e-mail (SMTP, Microsoft 365, assegnazione per scopo, registro invii)» o «Gestire le impostazioni dei documenti (metodi di pagamento, stati, modelli di testo, campi personalizzati)». Senza queste autorizzazioni i modelli si aprono in sola visualizzazione.
• Da quale casella di posta partono le e-mail lo imposti in Invio e-mail.

#L'elenco

L'elenco mostra per ogni modello Nome (con «Predefinito»), Utilizzo, Azienda («Tutte le aziende» o una specifica), Lingua, Oggetto, Modelli di stampa e Ultima modifica; si può mostrare anche Livello di sollecito. Con la selezione Tutti gli utilizzi filtri per utilizzo. Accanto è indicato per quali utilizzi non esiste ancora un predefinito (lì vale il testo integrato). Se filtri per un utilizzo, una riga sopra l'elenco mostra le Versioni linguistiche del predefinito: per ogni lingua un modello proprio o il testo predefinito. Un clic su una lingua crea la versione linguistica o la apre.

Gli utilizzi disponibili sono:

#Passo dopo passo: creare un modello

1. Apri Ingranaggio → Modelli e-mail e fai clic su Nuovo modello. Se prima hai filtrato per un utilizzo, questo è già preimpostato.
2. Compila nel popup:
   • Nome – ad es. «Fattura standard».
   • Utilizzo, Azienda (Tutte le aziende o una specifica) e Lingua – Tedesco, Inglese, Francese, Italiano, Spagnolo, Olandese o Polacco; si intende la lingua del documento o la lingua del cliente.
   • Per i solleciti il Livello di sollecito: Tutti i livelli di sollecito oppure da Livello 1 a Livello 3.
   • Oggetto e Testo. Il testo lo formatti come in un programma di videoscrittura.
   • Copia a (CC) e Copia nascosta a (CCN) – separa più indirizzi con una virgola. La CCN si aggiunge alla CCN impostata in Invio e-mail.
   • Rispondi a – vuoto = indirizzo di risposta dell'azienda o dell'account.
   • Interruttore Allega PDF (documento, sollecito o ordine in PDF) e – per fattura, nota di credito e storno – Allega fattura elettronica (XRechnung in XML, se disponibile).
   • Interruttore Predefinito – il modello vale allora per l'utilizzo (in questa azienda, lingua ed eventualmente livello di sollecito).
3. Fai clic su Salva.

La firma dell'account e-mail viene aggiunta automaticamente da allverto all'invio. Anche una versione testo senza formattazione viene creata automaticamente.

#Segnaposto

A destra nel popup trovi i Segnaposto adatti all'utilizzo. Un clic li inserisce nella posizione del cursore, con Cerca segnaposto… li trovi rapidamente. I segnaposto hanno la forma {{gruppe.feld}} e all'invio vengono sostituiti dai valori, ad es.:

Con {{#feld}}…{{/feld}} una sezione compare solo se il campo ha un valore – ad es. {{#beleg.gueltig_bis}}Valida fino al {{beleg.gueltig_bis}}.{{/beleg.gueltig_bis}}.

#Anteprima ed e-mail di prova

In alto nel popup passi da Modifica ad Anteprima. L'anteprima mostra oggetto e testo con Dati di esempio – oppure con un documento, sollecito, ordine o reso reale che cerchi tramite la selezione. I segnaposto mancanti o sconosciuti vengono evidenziati. Sotto puoi espandere la Versione testo (senza formattazione).

E-mail di prova a me invia il modello al tuo indirizzo – con i dati scelti o con i dati di esempio, senza allegati.

#Quale modello viene usato?

All'invio allverto cerca in quest'ordine:

1. il modello impostato nel modello di stampa,
2. il predefinito dell'azienda,
3. il predefinito per tutte le aziende,
4. altrimenti il testo integrato.

La lingua dipende dalla lingua del documento o dal cliente. Se in quella lingua non esiste un modello proprio, vale il testo predefinito di quella lingua; copia, rispondi a e allegati vengono allora presi dal modello che si applicherebbe altrimenti (di solito quello tedesco). In un modello di stampa imposti il modello e-mail tramite Usa per l'invio via e-mail (vedi Modelli di stampa).

Quando invii via e-mail da un documento, un sollecito o un ordine, oggetto e testo sono già compilati con i valori. Lì puoi scegliere un altro modello e modificare ancora il testo prima dell'invio.

#Gestire i modelli

Clic destro su un modello:

• Modifica… (o Visualizza…)
• Crea versione linguistica – una versione dello stesso modello in un'altra lingua.
• Duplica – comodo per una variante per un'altra azienda.
• Usa come predefinito o Rimuovi come predefinito
• Elimina… – un modello predefinito lo elimini solo dopo «Rimuovi come predefinito» o quando un altro è predefinito. I modelli di stampa che usavano il modello tornano poi a usare il predefinito.

#Domande frequenti

#Ho creato un modello, ma le fatture partono ancora con il vecchio testo.

Controlla che l'interruttore Predefinito sia attivo e che azienda e lingua corrispondano. Se nel modello di stampa è impostato un altro modello e-mail, quest'ultimo ha la precedenza.

#Come invio e-mail nella lingua dei miei clienti?

Per ogni lingua esiste già un testo predefinito. Se vuoi testi tuoi, sul modello tedesco scegli clic destro → Crea versione linguistica e la lingua (oppure fai clic sulla lingua nella riga Versioni linguistiche), traduci oggetto e testo e salva. allverto usa la versione automaticamente quando la lingua del documento o del cliente è quella.