Invitare utenti, ruoli e autorizzazioni

In allverto ogni persona lavora con il proprio accesso. Cosa può vedere e fare lo stabilisce il suo ruolo. Così il magazziniere registra i ricevimenti merci ma non vede le finanze, e la contabilità emette fatture ma non movimenta giacenze.

#Prima di iniziare

Invitare e assegnare ruoli spetta ai ruoli con l'autorizzazione Gestire gli utenti (di norma Titolare e Amministrazione); per creare ruoli propri serve Gestire ruoli e autorizzazioni. Solo un titolare può nominare o modificare un titolare.

#Passo dopo passo: invitare collaboratori

1. Fai clic sull'ingranaggio in alto a destra e apri Utenti.
2. Fai clic su Invita collaboratori.
3. Inserisci Nome ed E-mail e scegli uno o più Ruoli. La persona riceve i permessi di tutti i ruoli selezionati insieme.
4. Conferma. La persona riceve un'e-mail con un link, imposta la propria password (almeno 12 caratteri con lettere, cifre e un carattere speciale, vedi regole per le password), configura l'accesso a due fattori al primo accesso e può iniziare.

Il link di invito è valido 7 giorni e utilizzabile una sola volta. Chi ha già un account allverto (ad es. di un'altra azienda) conferma l'invito con la propria password.

#Inviti in sospeso

Il clic destro su un invito in sospeso offre Invia di nuovo l'invito (nuovo link, il vecchio non vale più), Copia link di invito, Copia e-mail e Ritira invito.

#Gestire gli utenti

Clic destro su una persona nell'elenco – anche per più persone selezionate:

• Modifica ruoli … – apre la finestra utente con tutti i ruoli della persona (vedi Più ruoli per persona).
• Imposta solo questo ruolo ▸ – sostituisce tutti i ruoli con quello scelto; un ruolo ha il segno di spunta se la persona ha esattamente quell'unico ruolo.
• Blocca accesso / Sblocca accesso – le persone bloccate non possono più accedere.
• Copia e-mail
• Rimuovi dall'azienda – non possibile per te stesso né per l'ultimo titolare attivo.

Puoi assegnare solo ruoli di cui hai tu stesso i permessi – quando inviti, cambi ruolo o modifichi un ruolo. I ruoli con più permessi non compaiono nemmeno tra le scelte, e non puoi modificare, bloccare o rimuovere persone che hanno più permessi di te. Così nessuno con «Gestire utenti» può procurarsi permessi aggiuntivi tramite un secondo indirizzo e-mail. I titolari possono fare tutto.

PIN per cassa e app di produzione: clic destro su una persona → Imposta PIN o Cambia PIN (4–8 cifre) oppure Rimuovi PIN. C'è un unico PIN per entrambe le app. Se lo imposti tu è un PIN iniziale: la persona lo sostituisce con uno proprio al prossimo accesso alla cassa.

#Più ruoli per persona

Una persona può avere più ruoli, ad es. Vendite e Magazzino. Riceve allora i permessi di tutti i suoi ruoli insieme.

• Modificare i ruoli: clicca sui ruoli di una persona nell'elenco oppure clic destro → Modifica ruoli …. Nella finestra utente spunti i ruoli; sono raggruppati per area come in Ruoli e permessi. I ruoli dei moduli aggiuntivi non attivati compaiono solo se la persona li ha già.
• Ruolo principale: la stella indica il ruolo principale. Compare per primo negli elenchi e il suo modello di dashboard ha la precedenza su quelli degli altri ruoli.
• Permessi: la sezione Permessi della finestra utente mostra tutti i permessi della persona e, per ciascuno, da quale ruolo proviene. Segue subito la tua selezione; la selezione viene applicata solo con Salva.
• Titolare ha sempre tutti i permessi ed è allora l'unico ruolo della persona. Se scegli titolare, gli altri ruoli vengono deselezionati.
• Accesso ai magazzini: se la persona ha una propria selezione di magazzini (clic destro → App magazzino: magazzini …), vale questa. Altrimenti valgono insieme i magazzini di tutti i suoi ruoli – se uno dei ruoli non ha limitazioni di magazzino, la persona può accedere a tutti i magazzini.
• Invitare: anche quando inviti scegli uno o più ruoli.
• Protezione: assegni solo ruoli i cui permessi hai tu stesso – insieme non danno quindi mai più permessi dei tuoi. Se tu stesso sei limitato a determinati magazzini, non puoi abilitare altri magazzini tramite i ruoli.

Le modifiche valgono subito, anche nelle sessioni in cui la persona ha già effettuato l'accesso.

#Quanto costa un utente in più?

Ogni piano include un numero fisso di utenti: Jolle 2, Kutter 5, Frachter 15, Flotte 30. Ogni utente attivo in più costa 15,00 € (Jolle e Kutter), 10,00 € (Frachter) o 8,00 € (Flotte) netti al mese. Non serve prenotare nulla: basta invitare o sbloccare, i costi vengono aggiunti automaticamente alla prossima fattura dell'abbonamento.

• Vengono conteggiati gli utenti attivi il giorno di fatturazione, ogni volta per l'intero mese successivo in anticipo, non pro rata. Chi è bloccato il giorno di fatturazione non costa nulla per quel mese.
• Non vengono conteggiati gli utenti bloccati, gli inviti aperti (contano solo quando vengono accettati) e l'accesso del supporto allverto.
• Ogni persona conta una sola volta, anche se gestite più aziende in allverto. Gli utenti creati automaticamente tramite single sign-on contano come quelli invitati.
• Durante il periodo di prova non viene addebitato nulla; gli utenti vengono conteggiati dal primo giorno di fatturazione.
• Lo sconto per associazioni vale per il canone base, non per gli utenti in più. Se per la vostra azienda è stato concordato un numero diverso di utenti, vale quello.

In alto in Utenti vedi sempre quanti utenti sono attivi e quanto costano gli utenti oltre il piano, con un link ad Abbonamento e fatture. Se un invito o uno sblocco porta a più utenti di quelli inclusi nel piano, il dialogo mostra prima un avviso giallo con il prezzo; il pulsante diventa Invita a pagamento o Sblocca a pagamento.

#I ruoli predefiniti

Chi ha solo il ruolo Magazziniere dopo l'accesso arriva direttamente nell'app di magazzino. Se a un ruolo manca l'autorizzazione Usare la cassa (vendere, versamenti/prelievi di contanti, visualizzare scontrini) o Usare l'app di magazzino mobile (scanner, smartphone, tablet), le icone della cassa e dell'app di magazzino non compaiono nella barra superiore. Allo stesso modo, senza Creare ordini il comando Nuovo ordine manca nella ricerca (Ctrl+K), e la ricerca di ordini, documenti, clienti e articoli comprende solo le aree che il ruolo può vedere.

In Ruoli e autorizzazioni i ruoli sono elencati per area: Amministrazione, Vendite e cassa, Acquisti, Magazzino e spedizione, Produzione, Assistenza clienti (CRM), Rilevazione presenze e Ruoli personalizzati. I ruoli predefiniti di un modulo aggiuntivo (cassa, produzione, CRM, rilevazione presenze) compaiono solo se il modulo è attivato. Se un ruolo del genere ha ancora persone assegnate, resta visibile con l'etichetta Modulo non attivato.

#Ruoli propri

1. Apri Ingranaggio → Ruoli e autorizzazioni.
2. Fai clic su Nuovo ruolo – oppure clic destro su un ruolo esistente → Duplica, per partire da quello.
3. Assegna Nome e Descrizione, ad es. «Postazione imballaggio» o «Aiuto temporaneo», e scegli l'Area in cui il ruolo compare nella panoramica (ad es. Magazzino e spedizione). Senza area compare in Ruoli personalizzati.
4. Spunta le autorizzazioni. Le autorizzazioni sono raggruppate per area; una spunta sul gruppo seleziona tutte le autorizzazioni al suo interno. Le aree seguono l'ordine del menu principale, si possono espandere e comprimere e cercare con il campo di ricerca. L'editor dei ruoli nasconde le autorizzazioni di un modulo aggiuntivo non attivato (ad es. cassa o CRM), a meno che il ruolo non abbia già autorizzazioni lì; i moduli attivati hanno l'etichetta Modulo aggiuntivo.
5. Salva. Il ruolo è poi disponibile all'invito e in Modifica ruoli ….

I ruoli predefiniti si possono adattare ma non eliminare. I ruoli propri si possono eliminare solo se non sono più assegnati a nessuno. Il ruolo Titolare è protetto.

Nella sua area un ruolo proprio compare dopo i ruoli predefiniti e ha l'etichetta Ruolo personalizzato. Le aree di un modulo aggiuntivo (Produzione, Assistenza clienti (CRM), Rilevazione presenze) si possono scegliere solo se il modulo è attivato; se il modulo termina, il ruolo torna in Ruoli personalizzati e le persone lo mantengono.

#I permessi nel dettaglio

Come nei permessi utente di JTL-Wawi, creare, modificare, eliminare, stornare e registrare sono permessi separati. Così le vendite possono creare e modificare ordini senza poterli eliminare, e la contabilità registra le fatture passive inserite dagli acquisti. In Vendite e Acquisti i permessi sono ordinati per sezioni; ogni sezione ha una propria casella per tutti i suoi permessi.

Se manca un permesso, il pulsante o la voce di menu resta visibile ma è disattivato. Un clic indica quale permesso manca.

Senza Modificare prezzi e sconti negli ordini le nuove righe ricevono il prezzo dell'articolo; i prezzi esistenti restano invariati. Senza Mostrare prezzi d'acquisto prezzo d'acquisto, costo medio e margine sono nascosti nell'articolo. Eliminare ordini è possibile finché l'ordine non ha fattura, nota di credito, pagamento o reso; se esiste già un documento di trasporto, solo insieme al documento di trasporto (vedi Aufträge löschen). Altrimenti storna l'ordine.