Plantillas de correo

Con las plantillas de correo defines con qué asunto y qué texto envía allverto los documentos, las reclamaciones, los pedidos a proveedor y las notificaciones. Sin plantilla propia, allverto usa un texto integrado. Encontrarás las plantillas en rueda dentada → Plantillas de correo.

#Antes de empezar

• Pueden verlas los roles que ven los documentos correspondientes (p. ej., «Ver presupuestos, albaranes y facturas», «Ver datos financieros» o «Ver compras, proveedores y pedidos de compra»).
• Pueden crearlas y modificarlas los roles con el permiso «Configurar el envío de correo (SMTP, Microsoft 365, asignación por finalidad, registro de envíos)» o «Gestionar valores predeterminados de documentos (formas de pago, estados, plantillas de texto, campos propios)». Sin estos permisos, las plantillas solo se abren en modo de lectura.
• El buzón desde el que salen los correos lo configuras en Envío de correo.

#La lista

La lista muestra para cada plantilla Nombre (con «Predeterminada»), Uso, Empresa («Todas las empresas» o una concreta), Idioma, Asunto, Plantillas de impresión y Última modificación; puede mostrarse además Nivel de reclamación. Con la selección Todos los usos filtras por uso. Al lado se indica para qué usos todavía no hay plantilla predeterminada (en ellos se aplica el texto integrado). Si filtras por un uso, una línea encima muestra las Versiones de idioma de la predeterminada: por idioma, plantilla propia o texto integrado. Al hacer clic en un idioma se crea o se abre su versión de idioma.

Hay usos para:

#Paso a paso: crear una plantilla

1. Abre rueda dentada → Plantillas de correo y haz clic en Nueva plantilla. Si antes has filtrado por un uso, viene preseleccionado.
2. Rellena en la ventana:
   • Nombre: p. ej., «Factura estándar».
   • Uso, Empresa (Todas las empresas o una concreta) e Idioma: Alemán, Inglés, Francés, Italiano, Español, Neerlandés o Polaco; se refiere al idioma del documento o al idioma del cliente.
   • En las reclamaciones, el Nivel de reclamación: Todos los niveles de reclamación o de Nivel 1 a Nivel 3.
   • Asunto y Texto. El texto lo formateas como en un procesador de textos.
   • Copia a (CC) y Copia oculta a (CCO): separa varias direcciones con comas. La CCO se añade a la CCO configurada en Envío de correo.
   • Responder a: vacío = dirección de respuesta de la empresa o de la cuenta.
   • Interruptor Adjuntar PDF (documento, reclamación o pedido en PDF) y, en factura, nota de crédito y anulación, Adjuntar factura electrónica (XRechnung en XML, si existe).
   • Interruptor Predeterminada: esta plantilla se aplica entonces al uso (en esa empresa, ese idioma y, en su caso, ese nivel de reclamación).
3. Haz clic en Guardar.

allverto añade automáticamente la firma de la cuenta de correo al enviar. También se genera automáticamente una versión de texto sin formato.

#Marcadores

A la derecha de la ventana están los Marcadores adecuados para el uso. Un clic los inserta en la posición del cursor; con Buscar marcadores… los encuentras rápidamente. Los marcadores tienen la forma {{gruppe.feld}} y al enviar se sustituyen por los valores, p. ej.:

Con {{#feld}}…{{/feld}} una sección solo aparece si el campo tiene un valor, p. ej., {{#beleg.gueltig_bis}}Válido hasta el {{beleg.gueltig_bis}}.{{/beleg.gueltig_bis}}.

#Vista previa y correo de prueba

Arriba en la ventana cambias entre Editar y Vista previa. La vista previa muestra el asunto y el texto con Datos de ejemplo, o con un documento, una reclamación, un pedido a proveedor o una devolución reales que buscas mediante la selección. Los marcadores que faltan o son desconocidos se resaltan. Debajo despliegas la Versión de texto (sin formato).

Correo de prueba para mí envía la plantilla a tu propia dirección, con los datos elegidos o los datos de ejemplo, sin adjuntos.

#¿Qué plantilla se usa?

Al enviar, allverto busca en este orden:

1. la plantilla asignada en la plantilla de impresión,
2. la predeterminada de la empresa,
3. la predeterminada para todas las empresas,
4. si no, el texto integrado.

El idioma depende del idioma del documento o del cliente. Si no hay plantilla propia en ese idioma, se aplica el texto integrado de ese idioma; la copia, la respuesta a y los adjuntos se toman entonces de la plantilla que se aplicaría en otro caso (normalmente la alemana). En una plantilla de impresión, la plantilla de correo se establece con Usar al enviar por correo (consulta Plantillas de impresión).

Al enviar por correo desde un documento, una reclamación o un pedido a proveedor, el asunto y el texto ya vienen rellenados con los valores. Allí puedes elegir otra plantilla y modificar el texto antes de enviarlo.

#Gestionar plantillas

Clic derecho sobre una plantilla:

• Editar… (o Ver…)
• Crear versión de idioma: una versión de la misma plantilla en otro idioma.
• Duplicar: práctico para una variante para otra empresa.
• Usar como predeterminada o Quitar como predeterminada
• Eliminar…: una plantilla predeterminada solo la puedes eliminar tras «Quitar como predeterminada» o cuando otra sea la predeterminada. Las plantillas de impresión que la usan vuelven a usar después la predeterminada.

#Preguntas frecuentes

#He creado una plantilla, pero las facturas siguen saliendo con el texto antiguo.

Comprueba si el interruptor Predeterminada está activado y si la empresa y el idioma coinciden. Si la plantilla de impresión tiene asignada otra plantilla de correo, esa tiene prioridad.

#¿Cómo envío correos en el idioma de mis clientes?

Para cada idioma ya hay un texto integrado. Si quieres textos propios, en la plantilla alemana elige clic derecho → Crear versión de idioma y el idioma (o haz clic en el idioma en la línea Versiones de idioma), traduce el asunto y el texto y guarda. allverto usa esa versión automáticamente cuando el idioma del documento o del cliente es ese idioma.