Series de numeración
Configura prefijo, sufijo, dígitos y próximo número para pedidos, facturas, clientes, deudores y otros documentos.
Cada pedido, cada factura, cada cliente y muchos otros documentos reciben su número de una serie de numeración. Tú decides el aspecto de los números, p. ej. RE-2026-00001 o AU-10001.
Antes de empezar
Pueden modificarlas los roles con el permiso «Gestionar series de numeración» (normalmente Propietario y Administración). Sin ese permiso no ves la página.
Las series de numeración
La lista en Rueda dentada → Series de numeración (grupo General) está agrupada por áreas:
| Área | Series de numeración |
|---|---|
| Ventas | Pedidos, Clientes, Deudores, Suscripciones, Devoluciones |
| Documentos | Presupuestos, Confirmaciones de pedido (ya no se usa: la confirmación de pedido lleva el número de pedido), Albaranes, Facturas, Notas de crédito, Facturas de anulación |
| Compras | Proveedores, Pedidos de compra, Recepciones de mercancía, Solicitudes de precio, Devoluciones a proveedor |
| Almacén | Listas de picking, Inventarios, Órdenes de traslado, Salidas de almacén, Envíos por agencia |
| TPV | Tiques de caja |
| Producción | Órdenes de fabricación |
| Finanzas | Reclamaciones, facturas de proveedor (número interno ER-…), referencias de mandato SEPA, remesas de adeudos, remesas de pago |
Las columnas muestran Prefijo, Sufijo, Dígitos, Reinicio, Próximo número y la Vista previa: el siguiente número tal como se asignará. Clic derecho → Copiar próximo número copia la vista previa.
Paso a paso: modificar una serie de numeración
- Abre Rueda dentada → Series de numeración.
- Haz doble clic en la fila (o clic derecho → Editar…, o Enter).
- Ajusta:
- Prefijo y Sufijo: texto antes o después del número. Con los botones de debajo insertas marcadores:
{YYYY}(año, cuatro cifras),{YY}(año, dos cifras),{MM}(mes). - Dígitos (rellenar con ceros): p. ej. 5 da
00042; 0 = sin ceros a la izquierda. - Próximo número: el siguiente número que se asignará.
- Reinicio: Correlativa sigue contando siempre; Reinicio anual empieza cada año en 1 y para ello necesita
{YYYY}o{YY}en el prefijo o el sufijo.
- Prefijo y Sufijo: texto antes o después del número. Con los botones de debajo insertas marcadores:
- Revisa la Vista previa de los próximos números en el diálogo y guarda.
Reglas para facturas (GoBD)
En facturas, abonos, facturas de anulación, tickets de caja, reclamaciones y facturas de proveedor solo puedes aumentar el siguiente número, nunca reducirlo, para que ningún número se asigne dos veces. El campo muestra la indicación «Solo aumentar: al menos …». Cada cambio queda en el registro de cambios.
En todas las series, allverto comprueba además al guardar si el siguiente número ya está asignado y busca el número más alto ya asignado con el mismo prefijo y sufijo: el siguiente número debe ser mayor, si no allverto rechaza el cambio indicando ese número. Si, por ejemplo, vuelves a poner los pedidos de 10500 a 10100, los números siguientes chocarían con pedidos existentes, aunque el 10100 esté libre.
Números de deudor
La serie Deudores asigna automáticamente, al crear un cliente, un número de deudor para la contabilidad (p. ej. para la exportación a DATEV). Empieza detrás del número de deudor más alto existente. Si no necesitas números de deudor automáticos, desactiva en el diálogo el interruptor Asignar automáticamente: el campo queda vacío y se rellena a mano.
Del mismo modo se puede desactivar la serie Referencias de mandato SEPA: entonces introduces tú la referencia al crear un mandato SEPA. Las reclamaciones, facturas de proveedor, remesas de adeudos y remesas de pago siempre toman su número de su serie; ajusta prefijo y siguiente número, p. ej., para continuar los números de JTL-Wawi.
Números propios por empresa
Si gestionas varias empresas en tu cuenta, por defecto todas cuentan juntas en estas series. Los números de documento propios y sin huecos para una empresa se activan en la empresa: Rueda dentada → Empresas → abrir la empresa → pestaña Series de numeración → Números de documento propios para esta empresa.