Configurar el envío de correo

Lo ideal es que allverto envíe las facturas, las reclamaciones, los pedidos a proveedor y los mensajes a través de tu propio buzón: así los correos salen de tu dirección, acaban menos veces en spam y las respuestas te llegan directamente a ti. Se configura en rueda dentada → Envío de correo.

#Antes de empezar

Necesitas el permiso «Configurar el envío de correo (SMTP, Microsoft 365, asignación por finalidad, registro de envíos)». Está pensado solo para Propietario y Administración, porque aquí se guardan datos de acceso.

Arriba en la página se indica por dónde salen ahora mismo los correos de la empresa: por tu cuenta predeterminada o, mientras no haya ninguna configurada, por el servidor de correo de allverto con el nombre del remitente y la dirección de respuesta de tu empresa.

La página tiene cuatro pestañas: Cuentas, Uso por empresa, Correos enviados y Apariencia.

#Paso a paso: conectar un buzón por SMTP

SMTP funciona con casi cualquier buzón: IONOS, Strato, web.de, GMX, servidor propio o Microsoft 365 con SMTP AUTH.

1. Abre rueda dentada → Envío de correo, pestaña Cuentas, y haz clic en Añadir cuenta.
2. Elige SMTP.
3. En Proveedor, elige una plantilla (p. ej., IONOS, Strato, Gmail / Google Workspace, web.de, GMX, Microsoft 365 (SMTP) o Servidor propio). Rellena de antemano el servidor, el puerto y el cifrado.
4. Rellena:
   • Nombre en allverto: p. ej., «Contabilidad».
   • Nombre del remitente: vacío = nombre de la empresa.
   • Dirección del remitente: p. ej., rechnung@meine-firma.de.
   • Responder a: vacío = dirección del remitente.
   • Servidor SMTP, Puerto, Cifrado (SSL/TLS, STARTTLS o Ninguno (sin cifrar)).
   • Nombre de usuario (normalmente la dirección de correo) y Contraseña.
   • Firma: se añade debajo de cada correo de esta cuenta (solo texto).
   • Interruptor Cuenta predeterminada (para todas las finalidades sin asignación propia).
5. Haz clic en Probar conexión y después en Guardar.

La contraseña se guarda cifrada y no se vuelve a mostrar nunca. Al editar, deja el campo vacío para conservarla.

#Paso a paso: conectar Microsoft 365

Aquí no introduces ninguna contraseña. allverto solo recibe de Microsoft el permiso para enviar correos; el envío se realiza mediante Microsoft Graph y funciona también con buzones compartidos.

1. Añadir cuenta → Microsoft 365.
2. Rellena Nombre en allverto, Nombre del remitente, Responder a y Firma. La Dirección del remitente se toma del inicio de sesión.
3. Opcional:
   • Enviar como (buzón compartido): p. ej., rechnung@…. La cuenta con la que inicias sesión necesita para ello el permiso «Enviar como» («Send As»).
   • Tenant de Microsoft: ID del tenant o dominio; si no, automático.
   • Interruptor Permitir adjuntos grandes (más de 3 MB): en el envío directo, Microsoft acepta como máximo 3 MB de adjuntos. Con el interruptor, allverto puede crear un borrador para los correos más grandes (hasta 150 MB).
4. Haz clic en Guardar e iniciar sesión con Microsoft e inicia sesión en Microsoft. Después vuelves a allverto.

Tras cambiar el tenant hay que volver a iniciar sesión (Guardar y volver a iniciar sesión). Si en la lista aparece el estado Falta iniciar sesión, elige con clic derecho Iniciar sesión con Microsoft.

#Gestionar cuentas

La lista muestra para cada cuenta Nombre (con «Predeterminada»), Tipo, Remitente, Estado (Activa, Falta iniciar sesión o Error con mensaje), Último éxito, Empresas, Se usa para y Enviados 30 días. Con doble clic editas una cuenta; con clic derecho tienes:

• Probar conexión: comprueba los datos de acceso sin enviar nada.
• Enviar correo de prueba: a una dirección que elijas.
• Iniciar sesión con Microsoft (solo en Microsoft 365).
• Definir como predeterminada.
• Editar y Eliminar. Al eliminar, se borran los datos de acceso; las finalidades con esta cuenta usan después la cuenta predeterminada. El registro de envíos se conserva.

#Uso por empresa

En la pestaña Uso por empresa defines qué cuenta envía qué:

1. En Asignación para la empresa, elige primero Todas las empresas (predeterminado).
2. Elige para cada finalidad la Cuenta; sin selección, envía la cuenta predeterminada.
3. Si lo necesitas, introduce Copia CCO a (p. ej., contabilidad) y Responder a. «Responder a» sustituye la dirección de respuesta para esa finalidad.
4. Haz clic en Guardar.

Si tienes varias empresas, elige en Asignación para la empresa una empresa concreta y asigna cuentas propias solo para ella. Las filas vacías usan entonces el valor predeterminado «Todas las empresas».

#Correos enviados

La pestaña Correos enviados es el registro de envíos, sin contenido ni adjuntos. Columnas: Fecha y hora, Estado, Destinatario, Asunto, Finalidad, Cuenta, Referencia (p. ej., documento, reclamación, pedido a proveedor) y Error. Puedes filtrar por periodo (de Hoy a Todos), estado, finalidad y cuenta.

Con Conservar defines cuánto tiempo se mantienen las entradas (de 90 días a 10 años, por defecto 12 meses). allverto elimina a diario las entradas más antiguas.

#Apariencia de los correos

En la pestaña Apariencia decides cómo se ven los correos de tu empresa a clientes, proveedores y transportistas: órdenes de recogida, pedidos, pedidos de dropshipping, tiques, documentos, reclamaciones de pago y mensajes a proveedores.

• Moderno (con logotipo) (predeterminado): arriba tu logotipo de los datos de la empresa (sin logotipo, el nombre de la empresa), botones y enlaces en el color de tu plantilla de impresión estándar «Factura» (si no, azul de allverto), los datos importantes como fecha de recogida, bultos o fecha de entrega en una tabla clara y abajo los datos obligatorios: nombre de la empresa, dirección, registro mercantil y número, NIF-IVA, dirección general, correo, teléfono y sitio web. Con varias empresas aparecen los datos de la empresa del documento o del pedido. Siempre se envía también una versión de texto.
• Solo texto: correos de texto sencillos sin logotipo ni marco, como hasta ahora.
• Interruptor Mostrar «Enviado con allverto»: pequeña línea debajo de los datos de la empresa, desactivada por defecto. Si no, los correos llevan solo tu marca.

A la derecha ves una vista previa con datos de ejemplo. Si faltan datos obligatorios en los datos de la empresa, un aviso lo indica.

El idioma depende del cliente o proveedor. La firma de la cuenta de correo aparece dentro del marco, debajo del texto.

#Preguntas frecuentes

#Mis facturas llegan al cliente como spam.

Conecta un buzón propio y defínelo como cuenta predeterminada o para Documentos. Los filtros de spam valoran mucho mejor los correos de tu propio dominio.

#El estado muestra «Error».

Pasa el ratón por encima del mensaje en la columna Estado: ahí aparece el motivo completo (p. ej., contraseña incorrecta). Corrige los datos de acceso y haz clic en Probar conexión.

#¿Dónde defino el asunto y el texto de los correos?

En las Plantillas de correo.