Importar/Exportar (CSV y Excel)

Con Importar/Exportar lees datos desde archivos CSV o Excel y exportas datos combinados libremente como CSV. La estructura y los términos te sonarán de JTL-Ameise (la herramienta de importación de JTL): a la izquierda, el árbol de áreas; a la derecha, archivo, asignación, valores predeterminados y configuración; abajo, Prueba e Iniciar importación.

#Cómo abrir la importación y la exportación

• Rueda dentada → Importar/Exportar: arriba a la derecha, los botones Importar… y Exportar…. La propia página muestra el Registro de todas las ejecuciones y el stock automático de proveedores.
• En el área Artículos, desde el menú: Importar datos …, Exportar datos … y Registro de importación/exportación.
• En las listas (p. ej., Artículos), desde Más → Importar… o Exportar…: el área correspondiente ya viene preseleccionada.
• Con la búsqueda rápida Ctrl+K: «Importar datos …» o «Exportar datos …».

La importación y la exportación se abren cada una en su propia ventana («Importar datos» o «Exportar datos»).

#Antes de empezar

Además, cada área requiere su permiso específico, p. ej., «Editar artículos» para artículos o «Realizar inventarios» para existencias. Solo se exporta lo que el rol también puede ver. Las áreas sin permiso aparecen en gris con un candado en el árbol.

#Áreas

Las entradas en gris con «próximamente» (p. ej., características, imágenes, marketplaces) están planificadas.

Los datos de envío sirven para envíos creados fuera de allverto, con software externo o mediante un transportista sin interfaz. Por fila: Número de pedido (o Referencia externa del pedido), Transportista (DHL, DPD, GLS, UPS, Hermes, Deutsche Post, DHL Express, FedEx o transitario), Número de seguimiento y, opcionalmente, Fecha de envío, Peso (kg), Producto de envío y Registrar como enviado (sí/no). Si no se indica, allverto registra el pedido como enviado: se da de baja el stock y la tienda o el marketplace reciben el número de seguimiento. Los números de seguimiento ya registrados se omiten. Además necesitas Editar pedidos y Crear etiquetas de envío.

Variaciones: por fila Número de artículo padre, Número de artículo hijo, Variación y Valor de variación (p. ej. Tamaño = 500 g) y, opcionalmente, Recargo bruto. Las filas con el mismo padre e hijo forman un artículo hijo. El artículo padre ya debe existir; si todavía es un artículo simple, allverto lo convierte en artículo padre (como «Convertir en artículo padre», es decir, solo sin existencias). Se crean las variaciones, valores y artículos hijo que falten; un artículo simple existente se asigna como hijo. Cada artículo hijo necesita un valor para cada variación del padre y cada combinación existe una sola vez. Un recargo se aplica al valor en todos los artículos hijo. Las filas sin número de artículo hijo solo crean variaciones y valores en el padre.

Listas de materiales: por fila Lista de materiales (número de artículo), Componente (número de artículo) y Cantidad. Todas las filas de una lista sustituyen sus componentes anteriores, como en la pestaña «Lista de materiales» del artículo. Las listas no se pueden anidar.

Pedidos a proveedores: una posición por fila con Referencia de pedido, Proveedor (o fijo en la pestaña Proveedor), Número de artículo, EAN/GTIN o Número de artículo del proveedor y Cantidad y, opcionalmente, Precio de compra neto, Fecha de entrega, Almacén y Nota. Sin precio de compra se aplica el del artículo del proveedor con escalas. allverto crea el pedido como borrador; una referencia que ya existe para el proveedor se omite. Para ello necesitas el permiso Crear pedidos.

#Paso a paso: importar

1. Abre Importar datos … y elige a la izquierda el área, p. ej., Precios.
2. Archivo de importación: arrastra el archivo al campo o selecciónalo: CSV, TXT o Excel (.xlsx), como máximo 50 MB. allverto reconoce el formato y las columnas por sí mismo y muestra una vista previa. Si hace falta, ajustas:
   • CSV: Separador, Codificación, Carácter de comillas, Carácter de escape,
   • Excel: Hoja,
   • siempre: Separador decimal, Encabezado en fila o Datos desde la fila y el interruptor Con fila de encabezado.
3. Asignar campos de la base de datos: elige para cada campo la Columna del archivo de importación. allverto ya preasigna los nombres de columna que coinciden; Automático repite la propuesta. Los campos marcados como Obligatorio deben estar asignados; el campo marcado como Identificación identifica los registros existentes. Si falta algo, la fila se marca en rojo.
4. Valores predeterminados (solo para registros nuevos): valores para campos que no están en el archivo o están vacíos en él, p. ej., clase de impuesto o fabricante. Más campos con Añadir campo….
5. Configuración → Opciones de importación:
   • interruptores Importar registros nuevos y Actualizar existentes,
   • Identificar por: el campo de identificación,
   • interruptor Actualizar solo si cambia el contenido,
   • interruptor Ignorar celdas vacías (el campo no cambia),
   • en artículos, precios y fabricantes: interruptor Crear automáticamente fabricantes, grupos de productos, personas responsables y categorías que falten.
6. Haz clic en Prueba. Se comprueba cada fila, pero no se guarda nada. Ves cuántos registros se crearían o modificarían, cuántos se omitirían y qué filas tienen errores.
7. Si todo está bien, haz clic en Iniciar importación y confirma.

La importación se ejecuta en segundo plano. Con Seguir en segundo plano cierras la ventana de progreso y sigues trabajando; allí también se puede cancelar una importación en curso.

#Ajustes especiales por área

Las existencias se registran en el diario de almacén como cualquier otro movimiento de almacén. Para el movimiento de inventario, el rol necesita «Realizar inventarios»; para las correcciones, «Registrar movimientos de stock».

#Plantillas

Con Guardar plantilla guardas el formato, la asignación de columnas y las opciones como Plantilla de importación (en la exportación: campos, orden, filtros y formato como Plantilla de exportación). La próxima vez la eliges arriba en Asignar campos de la base de datos o en Plantilla de exportación: ideal para la lista de precios mensual de un proveedor.

Con Documentación, abajo en la ventana, ves todos los campos del área con su explicación.

#Paso a paso: exportar

1. Abre Exportar datos … y elige el área a la izquierda.
2. Archivo de exportación: Separador, Codificación, Carácter de comillas, Carácter de escape e interruptor Incluir fila de encabezado.
3. Separadores de números: Separador decimal, Separador de miles y Decimales.
4. Elige la Plantilla de exportación (opcional). En los artículos, con Regla de proveedor (precio de compra y proveedor) defines qué proveedor se exporta (por defecto: proveedor preferido).
5. Filtro de exportación: con Añadir condición acotas (p. ej., campo «contiene», «es», «mayor que», «está vacío»). En los clientes puedes usar una Plantilla de filtro de la lista de clientes; donde exista, está el interruptor Exportar también inactivos.
6. Asignar campos de la base de datos: a la izquierda, añade campos con doble clic. A la derecha, en Estos campos se exportan, ordenas con Subir / Bajar, insertas una Columna libre vacía, quitas campos con Eliminar o Quitar todos y cambias el Nombre del encabezado.
7. Haz clic en Iniciar exportación. La exportación se ejecuta en segundo plano; la descarga empieza en cuanto termina.

#Registro

En Rueda dentada → Importar/Exportar, pestaña Registro, figura cada ejecución con Fecha y hora, Tipo (Prueba, Importación, Exportación), Área, Estado (En espera, En curso, Terminado, Fallido, Cancelado), Archivo, Filas, Creados, Modificados, Omitidos, Errores y Por (persona o «Automático: …»).

Clic derecho sobre una ejecución: Detalles, Descargar registro (importación) o Descargar archivo (exportación) y Cancelar en los procesos en curso. Los archivos están disponibles para descargar durante 30 días.

El registro solo muestra ejecuciones de las áreas que tu rol también puede importar o exportar; por ejemplo, las importaciones de clientes solo con los permisos de clientes. Para esas ejecuciones puedes ver los detalles y descargar el registro de resultados o el archivo de exportación. Cancelar aparece en tus propias ejecuciones y en las consultas automáticas; las ejecuciones iniciadas por compañeros solo las puede cancelar quien tenga además el permiso Realizar la migración desde JTL-Wawi (importar datos).

#Obtener automáticamente el stock del proveedor

Muchos proveedores ofrecen su stock como archivo CSV o Excel. allverto lo recoge según una programación y lo lee con una plantilla de importación guardada. Después, el stock aparece en el artículo del proveedor y en la exportación.

1. Importa una vez un archivo de ejemplo del proveedor en el área Stock del proveedor y guarda la asignación con Guardar plantilla.
2. Abre Rueda dentada → Importar/Exportar, pestaña Stock del proveedor automático, y haz clic en Nueva descarga.
3. Rellena: Proveedor, Nombre, Origen (Dirección web (https), FTP o FTPS (FTP con TLS)), Programación (de cada hora a diaria), según el origen Dirección del archivo o Servidor, Puerto y Ruta del archivo, además de Usuario y Contraseña, y la Plantilla de importación (stock del proveedor).
4. Deja activado el interruptor Activo (descargar según programación) y guarda.

La lista muestra Última descarga, Próxima descarga y el Resultado. Con clic derecho: Editar, Descargar ahora y Eliminar. Cada descarga aparece también en el registro.

#Preguntas frecuentes

#Las diéresis y los caracteres especiales se muestran mal.

En Codificación, cambia de «Automática» a Windows (ANSI, Windows-1252) o UTF-8. Los archivos de versiones antiguas de Excel suelen estar en Windows-1252.

#Los precios llegan multiplicados por 100.

El Separador decimal no coincide con el archivo. Elige Coma (1.234,56) o Punto (1,234.56) según tu archivo y haz una nueva prueba.

#¿Por qué no puedo crear artículos nuevos en Precios?

El área Precios solo modifica artículos existentes. Los artículos nuevos los creas en Datos maestros de artículos: allí puedes indicar a la vez el PVP y otros campos.