Invitar usuarios, roles y permisos

En allverto, cada persona trabaja con su propio acceso. Lo que puede ver y hacer lo determina su rol. Así, el personal de almacén registra recepciones de mercancía pero no ve las finanzas, y contabilidad emite facturas pero no registra stock.

#Antes de empezar

Pueden invitar y asignar roles los roles con el permiso Gestionar usuarios (normalmente Propietario y Administración); para crear roles propios hace falta Gestionar roles y permisos. Solo un propietario puede nombrar o cambiar propietarios.

#Paso a paso: invitar empleados

1. Haz clic en la rueda dentada arriba a la derecha y abre Usuarios.
2. Haz clic en Invitar empleados.
3. Introduce Nombre y Correo electrónico y elige uno o varios Roles. La persona obtiene los permisos de todos los roles seleccionados juntos.
4. Confirma. La persona recibe un correo con un enlace, define su contraseña (al menos 12 caracteres con letras, números y un carácter especial; consulta las reglas de contraseña), configura el inicio de sesión en dos pasos en el primer inicio de sesión y puede empezar.

El enlace de invitación es válido durante 7 días y solo se puede usar una vez. Quien ya tenga una cuenta de allverto (p. ej. de otra empresa) confirma la invitación con su propia contraseña.

#Invitaciones pendientes

Con clic derecho en una invitación pendiente tienes Reenviar invitación (enlace nuevo; el anterior deja de valer), Copiar enlace de invitación, Copiar correo y Retirar invitación.

#Gestionar usuarios

Clic derecho en una persona de la lista, también para varias seleccionadas:

• Editar roles …: abre la ventana del usuario con todos los roles de la persona (consulta Varios roles por persona).
• Establecer solo este rol ▸: sustituye todos los roles por el elegido; un rol lleva una marca si la persona tiene exactamente ese único rol.
• Bloquear acceso / Desbloquear acceso: las personas bloqueadas ya no pueden iniciar sesión.
• Copiar correo
• Eliminar de la empresa: no es posible para ti mismo ni para el último propietario activo.

Solo puedes asignar roles cuyos permisos tengas tú mismo: al invitar, al cambiar de rol y al editar un rol. Los roles con más permisos ni siquiera aparecen para elegir, y no puedes cambiar, bloquear ni eliminar a personas con más permisos que tú. Así nadie con «Gestionar usuarios» puede conseguir más permisos mediante una segunda dirección de correo. Los propietarios pueden hacerlo todo.

PIN para caja y app de producción: clic derecho en una persona → Definir PIN o Cambiar PIN (4–8 cifras) o Quitar PIN. Hay un PIN común para ambas apps. Si lo defines tú, es un PIN inicial: la persona lo sustituye por uno propio en el próximo inicio de sesión en la caja.

#Varios roles por persona

Una persona puede tener varios roles, p. ej. Ventas y Almacén. Obtiene entonces los permisos de todos sus roles juntos.

• Editar roles: haz clic en los roles de una persona en la lista o clic derecho → Editar roles …. En la ventana del usuario marcas los roles; están agrupados por áreas como en Roles y permisos. Los roles de módulos adicionales no contratados solo aparecen si la persona ya los tiene.
• Rol principal: la estrella marca el rol principal. Aparece primero en las listas y su plantilla de panel tiene prioridad sobre las de los demás roles.
• Permisos: la sección Permisos de la ventana del usuario muestra todos los permisos de la persona y, para cada uno, de qué rol procede. Sigue tu selección al instante; la selección se aplica solo con Guardar.
• Propietario tiene siempre todos los permisos y es entonces el único rol de la persona. Si eliges propietario, los demás roles se deseleccionan.
• Acceso a almacenes: si la persona tiene su propia selección de almacenes (clic derecho → App de almacén: almacenes …), se aplica esta. Si no, se aplican juntos los almacenes de todos sus roles: si uno de los roles no tiene restricción de almacén, la persona puede acceder a todos los almacenes.
• Invitar: también al invitar eliges uno o varios roles.
• Protección: solo asignas roles cuyos permisos tienes tú mismo, así que juntos nunca suman más permisos que los tuyos. Si tú mismo estás limitado a ciertos almacenes, no puedes habilitar más almacenes mediante roles.

Los cambios se aplican de inmediato, también en las sesiones en las que la persona ya ha iniciado sesión.

#¿Cuánto cuesta un usuario adicional?

Cada plan incluye un número fijo de usuarios: Jolle 2, Kutter 5, Frachter 15, Flotte 30. Cada usuario activo adicional cuesta 15,00 € (Jolle y Kutter), 10,00 € (Frachter) o 8,00 € (Flotte) netos al mes. No hay que contratar nada: basta con invitar o desbloquear, los costes se añaden automáticamente a la próxima factura de la suscripción.

• Se cuentan los usuarios activos el día de facturación, cada vez por el mes siguiente completo por adelantado, no prorrateado. Quien esté bloqueado el día de facturación no cuesta nada ese mes.
• No se cuentan los usuarios bloqueados, las invitaciones pendientes (solo cuentan cuando se aceptan) ni el acceso de soporte de allverto.
• Cada persona cuenta una vez, aunque gestionéis varias empresas en allverto. Los usuarios creados automáticamente mediante inicio de sesión único cuentan igual que los invitados.
• Durante el periodo de prueba no se cobra nada; los usuarios se cuentan a partir del primer día de facturación.
• El descuento para asociaciones se aplica a la cuota básica, no a los usuarios adicionales. Si para vuestra empresa se ha acordado otro número de usuarios, se aplica ese.

Arriba, en Usuarios, siempre ves cuántos usuarios están activos y cuánto cuestan los usuarios por encima del plan, con un enlace a Suscripción y facturas. Si una invitación o un desbloqueo supera los usuarios incluidos en el plan, el diálogo muestra antes un aviso amarillo con el precio; el botón pasa a llamarse Invitar con coste adicional o Desbloquear con coste adicional.

#Los roles predeterminados

Quien solo tiene el rol Personal de almacén entra directamente en la app de almacén tras iniciar sesión. Si a un rol le falta el permiso Usar el TPV (vender, entradas y salidas de efectivo, ver tiques) o Usar la app de almacén móvil (escáner, móvil, tableta), los iconos del TPV y de la app de almacén no aparecen en la barra superior. Del mismo modo, sin Crear pedidos falta el comando Pedido nuevo en la búsqueda (Ctrl+K), y la búsqueda de pedidos, documentos, clientes y artículos solo abarca las áreas que el rol puede ver.

En Roles y permisos los roles aparecen por áreas: Administración, Ventas y caja, Compras, Almacén y envío, Producción, Atención al cliente (CRM), Control horario y Roles propios. Los roles predeterminados de un módulo adicional (caja, producción, CRM, control horario) solo aparecen si el módulo está contratado. Si aún hay personas con ese rol, sigue visible con la etiqueta Módulo no contratado.

#Roles propios

1. Abre Rueda dentada → Roles y permisos.
2. Haz clic en Nuevo rol, o clic derecho en un rol existente → Duplicar para partir de él.
3. Asigna Nombre y Descripción, p. ej. «Puesto de embalaje» o «Ayudante», y elige el Área bajo la que aparecerá el rol en la vista general (p. ej. Almacén y envío). Sin área aparece en Roles propios.
4. Marca las casillas de los permisos. Los permisos están agrupados por áreas; una marca en el grupo selecciona todos sus permisos. Las áreas siguen el orden del menú principal, se pueden desplegar y plegar y buscar con el campo de búsqueda. El editor de roles oculta los permisos de un módulo adicional no contratado (p. ej. caja o CRM), salvo que el rol ya tenga permisos ahí; los módulos contratados llevan la etiqueta Módulo adicional.
5. Guarda. A partir de entonces el rol se puede elegir al invitar y en Editar roles ….

Los roles predeterminados se pueden ajustar, pero no eliminar. Los roles propios solo se pueden eliminar si ya no hay nadie asignado a ellos. El rol Propietario está protegido.

Dentro de su área, un rol propio aparece después de los roles predeterminados y lleva la etiqueta Rol propio. Las áreas de un módulo adicional (Producción, Atención al cliente (CRM), Control horario) solo se pueden elegir si el módulo está contratado; si el módulo termina, el rol vuelve a aparecer en Roles propios y las personas lo conservan.

#Los permisos en detalle

Como en los permisos de usuario de JTL-Wawi, crear, editar, eliminar, anular y contabilizar son permisos independientes. Así, ventas puede crear y editar pedidos sin poder eliminarlos, y contabilidad contabiliza las facturas de proveedor que ha registrado compras. En Ventas y Compras los permisos están ordenados por secciones; cada sección tiene su propia casilla para todos sus permisos.

Si falta un permiso, el botón o la opción de menú sigue visible pero aparece en gris. Al hacer clic se indica qué permiso falta.

Sin Cambiar precios y descuentos en pedidos, las líneas nuevas toman el precio del artículo; los precios existentes se mantienen. Sin Mostrar precios de compra, el precio de compra, el coste medio y el margen se ocultan en el artículo. Eliminar pedidos es posible mientras el pedido no tenga factura, abono, pago ni devolución; si ya tiene un albarán, solo junto con el albarán (ver Aufträge löschen). Si no, anula el pedido.