Tworzenie i sprawdzanie zwrotu

Gdy towar wraca, tworzysz zwrot do zamówienia. W Sprzedaż → Zwroty go obsługujesz: księgujesz przyjęcie, sprawdzasz, ponownie przyjmujesz towar na magazyn, w razie potrzeby tworzysz zamówienie zastępcze, zwracasz pieniądze i wystawiasz fakturę korygującą. Trafiają tu także zwroty ze sklepów, marketplace'ów i portalu zwrotów.

Do przeglądania potrzebujesz uprawnienia Przeglądanie zwrotów, do tworzenia Tworzenie zwrotów, do sprawdzania i edycji Edycja zwrotów, do zwrotu środków i faktury korygującej Rozliczanie zwrotów (korekta i zwrot pieniędzy), a do zamykania, odrzucania i anulowania Zamykanie, odrzucanie i anulowanie zwrotów. Pozycje menu, do których Twoja rola nie ma uprawnień, są ukryte.

#Przebieg

Zgłoszony → Przyjęty → Sprawdzony → Zamknięty. Dopóki zwrot nie został sprawdzony, możesz go też Odrzuć (np. po terminie – nic nie zostanie przyjęte na magazyn ani zwrócone) lub Anuluj (np. klient zatrzymuje towar – ilości można potem ponownie zwrócić).

#Krok po kroku

1. Utwórz zwrot: prawy przycisk na wysłanym zamówieniu → Zamówienie → Utwórz zwrot… (także prawym przyciskiem na liście przesyłek w Wysyłka). Alternatywnie w oknie zamówienia w Podsumowanie, w sekcji Zwroty, kliknij Utwórz zwrot – tam działa to też dla zamówień dostarczonych częściowo. Włącz wracające pozycje, wpisz ilość (najwyżej wysłana minus już zwrócona) i wybierz dla każdej pozycji powód, np. Nie podoba się, Niewłaściwy artykuł, Uszkodzone, Dostarczono za późno, Niewłaściwy rozmiar/ilość lub Inne. Opcjonalnie wewnętrzna Notatka, potem Utwórz zwrot. Zwrot otrzymuje numer i ma status Zgłoszony.
2. Zaksięguj przyjęcie: gdy paczka dotrze, otwórz zwrot i kliknij Zaksięguj jako przyjęty (w menu kontekstowym Zaksięguj przyjęcie, także dla kilku). Ten krok jest opcjonalny – możesz też od razu sprawdzać.
3. Sprawdź: kliknij Sprawdź. Wybierz dla każdej pozycji Stan (np. Jak nowy, Towar klasy B, Uszkodzony) – jeśli do stanu pasuje działanie następcze, Decyzja jest od razu wstępnie wybrana:
   • Przyjmij ponownie na magazyn – z powrotem do zapasu sprzedażowego. Wybierz magazyn; proponowany jest magazyn, z którego artykuł został wysłany.
   • Towar klasy B – do Magazyn zwrotów. Stamtąd nigdy nic nie jest kompletowane ani wysyłane. Jeśli jeszcze go nie ma, allverto tworzy magazyn zwrotów „Retourenlager”.
   • Do dostawcy – towar czeka w magazynie zwrotów, aż zwrot do dostawcy go odeśle (Zakupy → Zwroty do dostawców, zob. Zwroty do dostawców).
   • Zutylizuj – bez księgowania magazynowego (towar został już rozchodowany przy wysyłce).
   • Na koniec kliknij Zapisz kontrolę i zaksięguj. Przerwij kontrolę odrzuca wprowadzone dane.
4. Zamówienie zastępcze (opcjonalnie): przy wymianie lub dostawie zastępczej kliknij po prawej Utwórz zamówienie zastępcze (zob. niżej).
5. Zwrot środków: w sekcji Zwrot środków allverto proponuje kwotę na podstawie cen brutto pozycji – na życzenie z przełącznikiem Zwróć koszty wysyłki. Dostosuj Kwota brutto, włącz Zwrócono środki, gdy pieniądze zostaną oddane (z Zwrócono dnia), i kliknij Zapisz zwrot środków.
6. Faktura korygująca: przez Więcej akcji lub prawy przycisk → Utwórz fakturę korygującą … powstają korekty faktur zamówienia – po jednej na fakturę, na jeszcze nieskorygowaną ilość zwróconych pozycji, także przy „Faktura za każdą dostawę”, fakturze końcowej lub zbiorczej (zob. Faktura korygująca i storno). Faktury korygujące widać w sekcji Zwrot środków okna zwrotu. Potrzebujesz do tego także uprawnienia Wystawianie faktur korygujących. Jeśli jedna z tych korekt zostanie stornowana, możesz utworzyć dla zwrotu nową.
7. Zamknij: sprawdzone zwroty odkładasz jako załatwione przez Zamknij.

Gdy wrócą wszystkie sztuki zamówienia, zamówienie otrzymuje status Zwrot; przy zwrocie częściowym okno zamówienia pokazuje Zwrot częściowy: … z … szt.

#Okno zwrotu

Zwrot otwiera się dwuklikiem w oknie. U góry widać status, liczbę sztuk, klienta i powiązane zamówienie, po lewej Pozycje z powodem, stanem i decyzją. Po prawej znajdziesz:

• Przesyłka zwrotna lub Z … – kanał, numer zwrotu i komentarz klienta; przy zwrotach z kanałów możesz zgłosić do kanału przyjęcie, akceptację lub odrzucenie.
• Zwroty środków – wypłaty przez allverto przyciskiem Zwróć środki …: przez operatora płatności (PayPal, Mollie, Amazon Pay), przez sklep lub marketplace, przelewem SEPA (tylko dla zamówień w euro) lub Poza allverto. Zwrot następuje w walucie zamówienia. Obok widać termin i ewentualne opóźnienie. Zwrot otrzymuje status Zwrócono dopiero, gdy zrealizowane zwroty środków osiągną kwotę do zwrotu; zwrot częściowy pozostawia go otwartym. Zwrot środków nigdy nie zostanie wykonany dwa razy – nawet przy podwójnym kliknięciu lub gdy dwie osoby zatwierdzą go jednocześnie.
• Zdjęcia – przez Dodaj zdjęcie dokumentujesz uszkodzenia; zdjęcia z portalu zwrotów i aplikacji magazynowej również pojawiają się tutaj.
• Etykiety zwrotne, Zamówienie zastępcze, Zwrot środków i Historia.

W lewym dolnym rogu Więcej akcji otwiera to samo menu co prawy przycisk na liście. Obok: Formularz zwrotu, Utwórz etykietę zwrotną, Sprawdź i – zależnie od statusu – Zaksięguj jako przyjęty lub Zamknij.

#Zamówienie zastępcze

Przez Utwórz zamówienie zastępcze … tworzysz nowe zamówienie na adres dostawy pierwotnego zamówienia – z tym samym lub innym artykułem. W Rodzaj wybierasz:

• Wymiana z rozliczeniem – zamiennik kosztuje normalną cenę, wartość zwrotu zostaje rozliczona. Różnicę klient płaci w zamówieniu zastępczym albo staje się ona kwotą zwrotu środków ze zwrotu.
• Bezpłatna wymiana – np. przy wadzie: bez zwrotu środków i bez faktury korygującej.

W Pozycje zastępcze wybierasz artykuł i ilość; podsumowanie pokazuje Wartość towaru zwrotu, Wartość towaru zastępczego, Zamówienie zastępcze (do zapłaty) i Zwrot środków dla klienta. Zwrócony towar i tak sprawdzasz jak zwykle. Zwrot i zamówienie zastępcze są ze sobą powiązane. Jeśli zamówienie zastępcze zostanie anulowane, zwrot jest znowu normalnie rozliczany. Potrzebujesz do tego dodatkowo uprawnienia Tworzenie i edycja zamówień; po zwrocie środków lub fakturze korygującej zamówienia zastępczego nie da się już utworzyć.

#Zwroty bez zamówienia

Jeśli paczka przychodzi bez zgłoszenia, magazyn rejestruje ją w aplikacji magazynowej jako sprawę do wyjaśnienia. Na liście widnieje wtedy Bez zamówienia. Prawym przyciskiem → Przypisz zamówienie lub klienta … wyszukujesz pasujące wysłane zamówienie (numer, klient) i klikasz Przypisz zamówienie – zwrot przejmuje pozycje, ceny i propozycję zwrotu środków. Jeśli nie znajdziesz zamówienia, w Lub przypisz tylko klienta zapisujesz przynajmniej klienta. Zamówienie zastępcze, etykieta zwrotna i faktura korygująca są możliwe dopiero z zamówieniem.

#Lista zwrotów

U góry strony: Otwarte, Zgłoszone w tym miesiącu (z informacją o zaległych zwrotach środków), Wskaźnik zwrotów (30 dni) (zwrócone sztuki w stosunku do wysłanych) i Najczęstsze powody (30 dni). Nad nimi znajdziesz:

• Stanowisko kontroli – zeskanuj formularz zwrotu, numer zwrotu z przesyłki, numer zwrotu lub zamówienia; zwrot otworzy się od razu w kontroli.
• Zwroty środków – otwarte, oczekujące na zatwierdzenie i nieudane zwroty środków. Tutaj zatwierdzasz zwroty środków, ponawiasz je i tworzysz plik SEPA (pain.001). Zatwierdzać możesz z uprawnieniem Tworzenie, sprawdzanie i rozliczanie zwrotów oraz dodatkowo uprawnieniem finansowym (księgowanie płatności lub tworzenie płatności wychodzących).
• Analiza – wskaźnik według artykułu, kanału, powodu i klienta oraz koszty.
• Odeślij do dostawcy (…)… – pojawia się, gdy sprawdzone pozycje z decyzją Do dostawcy czekają w magazynie zwrotów (uprawnienie Tworzenie zamówień do dostawców).
• … otwartych zwrotów z kanałów – zwroty ze sklepów i marketplace'ów, których nie udało się jeszcze przypisać do żadnego zamówienia.

Kolumny to m.in. Zwrot, Zgłoszony, Zamówienie, Klient, Szt., Powody, Pochodzenie, Termin zwrotu środków, Zwrot środków, Status i Zamówienie zastępcze. Zwroty sprawdzone, ale jeszcze nierozliczone są wyróżnione kolorem, odrzucone i anulowane – na szaro.

#Menu kontekstowe

• Otwórz, Przypisz zamówienie lub klienta … (tylko bez zamówienia)
• Zaksięguj przyjęcie, Sprawdź …, Zamknij (księgowanie przyjęcia i zamykanie także dla kilku)
• Ustaw status – własne statusy obsługi bieżącej fazy (z ustawień); pierwsza pozycja przywraca normalny status
• Utwórz zamówienie zastępcze … lub Otwórz zamówienie zastępcze …
• Utwórz etykietę zwrotną (uprawnienie Tworzenie etykiet wysyłkowych), Pokaż formularz zwrotu, Drukuj formularz zwrotu
• Zwrot środków → Edytuj kwotę …, Oznacz jako rozliczony (także dla kilku, z dzisiejszą datą), Otwórz ponownie zwrot środków
• Utwórz fakturę korygującą … lub Otwórz fakturę korygującą
• Do zamówienia
• Odeślij do dostawcy…
• Odrzuć …, Anuluj …

To, co w danej chwili nie jest możliwe, pozostaje widoczne i podaje powód. Pozycje, do których Twoja rola nie ma uprawnień, są ukryte.

#Ustawienia

W Sprzedaż → Ustawienia (okno Ustawienia sprzedaży) → Zwroty edytujesz Powody zwrotu, Stany i działania następcze (który stan proponuje którą decyzję), własne Statusy zwrotów, E-maile statusowe, termin i zatwierdzanie (e-maile do klienta, termin zwrotu środków, Zasada czterech oczu przy zwrotach środków), Zwroty ze sklepów i marketplace’ów oraz Portal zwrotów dla klientów końcowych.

#Najczęstsze pytania

#Dlaczego nie mogę utworzyć zwrotu dla zamówienia?

W menu kontekstowym jest to możliwe tylko dla zamówień ze statusem Wysłane; przy dostawach częściowych tworzysz zwrot w oknie zamówienia w Podsumowanie. Wcześniej nie ma czego odsyłać – zamiast tego anuluj zamówienie.

#Czy towar klasy B jest ponownie sprzedawany?

Nie automatycznie: z magazynu zwrotów nic nie jest kompletowane. Jeśli chcesz sprzedać towar klasy B, świadomie przenieś go w aplikacji magazynowej lub utwórz dla niego osobny artykuł.

#Co się dzieje z towarem „Do dostawcy”?

Pozostaje w magazynie zwrotów, dopóki nie odeślesz go zwrotem do dostawcy – bezpośrednio z listy zwrotów przez Odeślij do dostawcy… lub w Zakupy → Zwroty do dostawców.