Subskrypcje (zamówienia cykliczne)

W Sprzedaż → Subskrypcje regularnie dostarczasz klientom te same artykuły, np. „co 4 tygodnie 2 × Espresso 1 kg”. W dniu dostawy allverto automatycznie tworzy zamówienie, które jest potem normalnie kompletowane, wysyłane i fakturowane.

#Krok po kroku: tworzenie subskrypcji

1. Otwórz Sprzedaż → Subskrypcje i kliknij Nowa subskrypcja (albo Sprzedaż → Utwórz nowy → Nowa subskrypcja, prawym przyciskiem na kliencie → Nowa subskrypcja … lub w przeglądzie klienta Utwórz subskrypcję).
2. Wybierz Klient. Adres dostawy jest przejmowany od klienta i można go zmienić w zakładce Harmonogram dostaw i wysyłka (po prawej).
3. Wybierz Kanał (Ręcznie lub portal B2B), a w zakładce Harmonogram dostaw i wysyłka (po prawej) – Metoda wysyłki.
4. W zakładce Pozycje przez Dodaj artykuł … dodaj pozycje z Ilość, Cena jednostkowa brutto i VAT.
5. W zakładce Harmonogram dostaw i wysyłka (po lewej) ustal rytm: co x Dni, Tygodnie lub Miesiące, oraz Pierwsza dostawa.
6. Opcjonalnie: ogranicz Okres obowiązywania – Bezterminowo, Do daty (Ostatnia dostawa najpóźniej) lub Liczba dostaw (Łączna liczba dostaw). Notatka pojawia się w każdym utworzonym zamówieniu, ale nie na dokumentach.
7. Kliknij Utwórz subskrypcję.

Subskrypcja jest od razu Aktywna. Okno subskrypcji pokazuje po lewej te same zakładki do bezpośredniej edycji, a po prawej w wąskiej kolumnie klienta, adres dostawy, kwotę na dostawę, MRR, okres obowiązywania, Najbliższe terminy, Utworzone zamówienia i Historia.

Oprócz artykułów przyciskiem Dodaj pozycję dowolną możesz dodać pozycje bez artykułu – np. usługę z opisem, jednostką, ilością, ceną i VAT. Trafiają one do zamówień i faktur jako pozycja dowolna bez powiązania z magazynem. W zakładce Interwał dostaw dla każdej pozycji ustawiasz osobny plan dla każdej pozycji (te same pola co w zamówieniu, patrz niżej). Rytm w zakładce Harmonogram dostaw i wysyłka jest wartością domyślną dla nowych pozycji; Zastosuj rytm do wszystkich pozycji przenosi go na wszystkie.

#Kiedy powstają zamówienia?

allverto regularnie (mniej więcej co 15 minut) sprawdza, które subskrypcje są wymagalne, i tworzy zamówienie. Brak stanu niczego nie blokuje – sprawdza to dopiero wysyłka. Jeśli system był przez dłuższy czas niedostępny, tworzona jest tylko ostatnia wymagalna dostawa; pominięte terminy przepadają i są odnotowywane w zamówieniu. Dzięki temu klient nie dostanie nagle trzech paczek naraz.

Jeśli nie chcesz czekać: prawy przycisk → Utwórz zamówienie teraz.

#Interwał dostaw dla każdej pozycji w zamówieniu

Tak jak w JTL-Wawi możesz zamienić zwykłe zamówienie w abonament i ustawić osobny interwał dla każdej pozycji. Otwórz zamówienie i nad tabelą pozycji przełącz się z karty Pozycje na kartę Abonamenty. Karta jest widoczna tylko z uprawnieniem „Przeglądanie abonamentów”.

1. W kolumnie Abon. zaznacz każdą pozycję artykułu, która ma być dostarczana regularnie.
2. Wybierz Interwał dostaw: Początek miesiąca, Koniec miesiąca, Początek kwartału, Koniec kwartału, Początek roku, Koniec roku lub Dowolny interwał – tylko wtedy można ustawić Liczbę i jednostkę (dni, tygodnie, miesiące, lata).
3. Data rozpoczęcia: od kiedy obowiązuje interwał. Przy dowolnym interwale wszystkie terminy liczone są od tej daty.
4. Data zakończenia (zaznacz pole): ostatnia możliwa dostawa pozycji.
5. Wyprzedzenie (dni): zamówienie lub faktura powstaje tyle dni przed dostawą.
6. allverto proponuje Następną dostawę; możesz ją zmienić. Ostatnie wygenerowanie pokazuje, kiedy ostatnio utworzono zamówienie lub fakturę dla pozycji.
7. Zapisz zamówienie jak zwykle. Przy pierwszym zapisie allverto tworzy abonament (Otwórz abonament AB-… prowadzi do okna abonamentu).

Samo zamówienie jest pierwszą dostawą; kolejne zamówienia powstają w terminach. Pozycje z tym samym terminem trafiają do jednego zamówienia. Kolejne zamówienie przejmuje z zamówienia abonamentu klienta, adres dostawy, sposób wysyłki, formę płatności i firmę. Pozycje, ceny i interwały takiego abonamentu zmieniasz zawsze w zamówieniu – dlatego Edytuj … w abonamencie otwiera zamówienie. Wstrzymywanie i wypowiadanie nadal odbywa się w abonamencie.

#Faktura zamiast zamówienia

Dla usług, umów serwisowych lub licencji bez wysyłki ustaw na karcie Abonamenty opcję Tworzy na Fakturę bez zamówienia. W dniu terminu powstaje wtedy od razu faktura z ustawieniami zamówienia – klient, adres rozliczeniowy i dostawy, firma, forma i termin płatności, skonto, podatek i waluta – oraz z należnymi pozycjami wraz z symbolami zastępczymi. Datą dostawy lub wykonania usługi jest termin. Nie ma zamówienia, księgowania magazynowego ani dokumentu dostawy.

• Faktura: Jako szkic – faktura czeka jako szkic; sprawdzasz ją i zatwierdzasz samodzielnie.
• Faktura: Zatwierdzaj automatycznie – allverto od razu zatwierdza fakturę. Z opcją Następnie wyślij e-mailem trafia ona na adres e-mail klienta z szablonem e-mail dla faktur.

Jeśli faktury nie da się zatwierdzić (np. brakuje danych do e-faktury), pozostaje jako szkic. Przyczyna jest widoczna w oknie abonamentu w sekcji Faktury abonamentu, a ty otrzymujesz powiadomienie (dzwonek). Pomyślnie zatwierdzone faktury również są tam zgłaszane.

Tworzenie odbywa się automatycznie w ramach przebiegu abonamentów – nie musisz niczego konfigurować. Jeśli chcesz własne rozliczenie, w Automatyzacjach jest akcja Utwórz faktury abonamentów (termin) dla klientów, np. zaplanowana na pierwszy dzień każdego miesiąca.

Także abonamenty z Sprzedaż → Abonamenty bez zamówienia abonamentu mogą tworzyć faktury: w oknie abonamentu ustaw Tworzy na Fakturę bez zamówienia. Adres rozliczeniowy, forma płatności (w przeciwnym razie domyślna), termin płatności, język i NIP UE pochodzą wtedy od klienta, adres dostawy z abonamentu, firma i waluta (EUR) z ustawień domyślnych twojej firmy. Jeśli potrzebujesz innych ustawień, utwórz abonament przez zamówienie.

#Zmiana, wstrzymanie, wypowiedzenie

Wszystko prawym przyciskiem na liście lub w oknie subskrypcji:

• Edytuj – bezpośrednio w oknie subskrypcji, bez dodatkowego kliknięcia: zmień pola i kliknij Zapisz zmiany (aktywne, gdy tylko coś zostanie zmienione; przy zamykaniu z niezapisanymi zmianami allverto zapyta). Na liście Edytuj … otwiera to samo jako okno podręczne. Zmiany pozycji i cen obowiązują od następnej dostawy (pole Następna dostawa); już utworzone zamówienia pozostają bez zmian. Historia rejestruje zmiany cen.
• Wstrzymaj → Do odwołania lub Do dnia …. Z datą subskrypcja potem automatycznie rusza dalej. Wznów natychmiast kończy wstrzymanie.
• Wypowiedz → Na dzień … (ostatni dzień dostawy) lub Zakończ natychmiast …. Cofnij wypowiedzenie anuluje wypowiedzenie.
• Otwórz ostatnie zamówienie, Otwórz klienta, Duplikuj ….

Wstrzymanie, wznowienie i cofnięcie wypowiedzenia działają też dla wielu subskrypcji naraz.

#Wskaźniki i problemy

U góry strona pokazuje Aktywne subskrypcje, Miesięczny przychód cykliczny (brutto), Dostawy w ciągu 7 dni i Wstrzymane. Widoki Aktywna, Dostawa w ciągu 7 dni, Z problemem, Wstrzymana, Wypowiedziana, Zakończona i Wszystkie filtrują listę. Jeśli artykuł z subskrypcji został w międzyczasie zarchiwizowany, dostawa jest pomijana, a subskrypcja oznaczana na żółto jako Problem – zastąp pozycję, a subskrypcja będzie działać dalej. Subskrypcje wypowiedziane i zakończone są wyszarzone.

#Najczęstsze pytania

#Czy to to samo co subskrypcja allverto mojej firmy?

Nie. Tu chodzi o subskrypcje, które Ty oferujesz swoim klientom. Swoją własną subskrypcję allverto znajdziesz w Rejestracja firmy, okres próbny i subskrypcja.

#Gdzie widać, z której subskrypcji pochodzi zamówienie?

W zamówieniu jest adnotacja „Z subskrypcji AB-…”, a na liście zamówień jest kolumna Nr subskrypcji oraz filtr Z subskrypcji. W oknie klienta wszystkie jego subskrypcje są w zakładce Subskrypcje.