CRM – telefonia z Placetel, NFON i sipgate

Dzięki telefonii łączysz swoją centralę telefoniczną z allverto. Gdy dzwoni telefon, w prawym dolnym rogu pojawia się okno z klientem, jego otwartymi dokumentami i zadaniami. Każda rozmowa trafia automatycznie na oś czasu aktywności, a przy każdym numerze telefonu rozpoczynasz połączenie jednym kliknięciem. Obsługiwane są Placetel, NFON (Cloudya) i sipgate.

#Konfiguracja

Konfigurację znajdziesz w Ustawienia → Telefonia (grupa „Automatyzacja”). Bez zamówionego CRM strona jest ukryta.

1. Wybierz dostawcę i wpisz dane dostępowe (zobacz niżej dla każdego dostawcy).
2. Zapisz – przy Placetel i sipgate pojawi się teraz Adres webhooka do skopiowania.
3. Testuj połączenie – allverto jednorazowo odpytuje dostawcę i pokazuje konto.
4. Wczytaj numery wewnętrzne i przypisz każdej osobie jej użytkownika centrali, jej numer wewnętrzny oraz – przy Placetel – numery telefonów, przy których ma się pojawiać jej okno połączenia.

allverto zapisuje dane dostępowe w postaci zaszyfrowanej. Po zapisaniu strona pokazuje już tylko „zapisano”; puste pole zachowuje dotychczasową wartość.

#Placetel

1. Potrzebujesz taryfy PROFI – dopiero ona odblokowuje API.
2. W Placetel w Ustawienia → API wygeneruj klucz API i wpisz go w allverto.
3. W Ustawienia → Zewnętrzne API ustaw Sekret i wpisz go w allverto w polu „Sekret (podpis)”. allverto sprawdza nim podpis każdego powiadomienia i odrzuca wszystkie inne.
4. Wpisz adres webhooka z allverto w „Zewnętrzne API” dla połączeń przychodzących, wychodzących, odebranych i zakończonych oraz aktywuj numery telefonów, których połączenia ma otrzymywać allverto. Przekierowanie twoich połączeń przez to się nie zmienia.
5. Dla Click-to-Call ustaw w Placetel przy użytkowniku SIP żądane wyświetlanie numeru (Caller-ID).

Placetel rozdziela połączenia według numerów telefonów: okno połączenia pojawia się u wszystkich osób, którym przypisano wybrany numer. Gdy ktoś odbierze, allverto rozpoznaje tę osobę po jej użytkowniku SIP – u pozostałych okno się zamyka.

#NFON (Cloudya)

1. Dostęp do NFON CTI API administrator zamawia w NFON za pomocą formularza PDF. NFON przesyła nazwę użytkownika i hasło.
2. Wpisz oba w allverto, Zapisz i Testuj połączenie.
3. Wczytaj numery wewnętrzne i przypisz każdej osobie jej numer wewnętrzny.

NFON nie potrzebuje adresu webhooka: allverto utrzymuje stałe połączenie z NFON i po przerwaniu samo łączy się ponownie. Jego stan widzisz na stronie w sekcji „Stałe połączenie (NFON)”.

#sipgate

1. W sipgate w Personal Access Tokens utwórz token z zakresami historia połączeń, rozpoczynanie połączeń, użytkownicy i ustawienia sipgate.io.
2. Wpisz ID tokena i token w allverto i Zapisz.
3. Wpisz adres webhooka w sipgate.io jako URL dla połączeń przychodzących i wychodzących.
4. Wczytaj numery wewnętrzne i przypisz każdej osobie jej użytkownika sipgate.

sipgate nie podpisuje swoich powiadomień. Dlatego adres zawiera długi tajny klucz – nie przekazuj go dalej. Dodatkowo możesz ustawić hasło dla adresu (Basic-Auth); następnie skopiuj adres ponownie.

#Okno połączenia

Gdy dzwoni telefon, w prawym dolnym rogu pojawia się okno – bez dźwięku i bez powiadomienia przeglądarki. Kilka połączeń układa się jedno nad drugim; każde okno można zwinąć i zamknąć. Na górze widać stan: Dzwoni, Odebrane przez …, W rozmowie z bieżącym czasem trwania albo Zakończone z czasem trwania lub Nieodebrane.

allverto rozpoznaje dzwoniącego po numerze – w tej kolejności:

• Osoba kontaktowa klienta (telefon, komórka, numer wewnętrzny)
• Klient (telefon, komórka)
• Dostawca lub jego osoba kontaktowa
• Centrala + numer wewnętrzny: jeśli u klienta zapisano tylko numer centrali „030 1234-0”, pasuje także połączenie z „030 1234-56”.

Jeśli pasuje kilku klientów, wybierasz w oknie połączenia, kto dzwoni. Przy zastrzeżonym numerze nie ma przypisania.

Okno połączenia pokazuje – zawsze tylko z odpowiednim uprawnieniem do odczytu – numer klienta, grupę klientów, osoby kontaktowe, ostatnią uwagę o kliencie i adnotację o blokadzie, otwarte faktury (przeterminowane na czerwono, z kwotą), otwarte zamówienia ze statusem, otwarte oferty, ostatnie przesyłki z numerem przesyłki i statusem, otwarte zwroty, otwarte zadania, ostatnie aktywności, faktury korygujące i dowody dostawy. Kliknięcie otwiera dokument w jego oknie.

Przyciski w oknie połączenia:

• Okno klienta otwiera klienta.
• Notatka do rozmowy dołącza twój tekst do aktywności rozmowy.
• Zadanie tworzy zadanie dla klienta, np. oddzwonienie.
• Oferta rozpoczyna nową ofertę dla klienta.
• Przy nieznanym numerze: Utwórz klienta (telefon już wypełniony) lub Przypisz osobę kontaktową – wybierz klienta i weź istniejącą osobę kontaktową albo utwórz nową z tym numerem.

Gdy przeładujesz stronę, allverto przywraca do okna połączenia trwające rozmowy z ostatnich minut.

#Click-to-Call

Jeśli telefonia jest podłączona i masz przypisany numer wewnętrzny, obok numerów telefonów pojawia się ikona telefonu – przy kliencie, osobach kontaktowych, dostawcach i w oknie połączenia. Kliknięcie najpierw powoduje dzwonienie twojego telefonu; po podniesieniu słuchawki centrala wybiera numer. Komunikat potwierdza rozpoczęcie. Bez przypisanego numeru wewnętrznego ikona się nie pojawia.

#Rejestr połączeń

Każda rozmowa staje się aktywnością rozmowy z kierunkiem, czasem trwania i wynikiem przy rozpoznanym kliencie – widoczną na osi czasu klienta i w Sprzedaż → Aktywności. Rozmowy bez rozpoznanego klienta znajdują się w Aktywności → Nieprzypisane połączenia; tam przypisujesz je później.

• Nieodebrane połączenia: na życzenie allverto tworzy zadanie „Oddzwonienie” dla osoby odpowiedzialnej (ustawienie „Nieodebrane połączenia: utwórz zadanie”, domyślnie wyłączone).
• Uzgadnianie: przy Placetel i sipgate allverto co noc porównuje listę połączeń i dopisuje rozmowy, które nie zostały zgłoszone.
• Jeśli centrala zgłosi rozmowę podwójnie, liczy się ona tylko raz.

#Ochrona danych i terminy usuwania

allverto zapisuje tylko metadane: numery telefonów, godziny, czas trwania, wynik i przypisanie – żadnych nagrań rozmów ani plików poczty głosowej. Przetwarzanie jest opisane w umowie powierzenia przetwarzania danych w punkcie „Metadane telefonii”.

• Rozmowy bez powiązania z klientem allverto usuwa po ustawionym terminie (domyślnie 90 dni).
• Rozmowy powiązane z klientem są przechowywane jak pozostałe aktywności CRM – albo ustawiasz własny termin.
• Anonimizacja klienta usuwa także numery telefonów jego rozmów; informacja o danych zawiera jego rozmowy.