Tworzenie oferty i przekształcanie jej w zamówienie

W Sprzedaż → Oferty tworzysz oferty z artykułami z kartoteki lub z pozycjami dowolnymi. Gdy klient przyjmie ofertę, jednym kliknięciem powstaje z niej zamówienie – ze wszystkimi pozycjami, adresami, warunkami płatności i tekstami.

#Krok po kroku

1. Otwórz Sprzedaż → Oferty i kliknij Nowa oferta (albo Sprzedaż → Utwórz nowy → Nowa oferta lub w menu klienta Nowa oferta …).
2. Wybierz klienta lub utwórz nowego.
3. Wprowadź pozycje tak jak w zamówieniu (zob. Edytor dokumentów).
4. W zakładce Szczegóły w sekcji Referencje sprawdź pole Ważny do oraz warunki płatności, a w zakładce Teksty wstęp i uwagi (np. czas dostawy).
5. W Po zapisaniu wybierz np. Pokaż PDF, Drukuj lub Wyślij e-mailem i kliknij Zapisz (albo w menu obok Zapisz i nowy).

Oferta otrzymuje numer i status Otwarta. Bez własnej daty jest ważna przez tyle dni, ile ustawiono w danych firmy (domyślnie 30 dni).

#Późniejsza zmiana oferty

Oferty można edytować, dopóki nie zostaną przekształcone. Gdy zapiszesz zmianę, powstaje nowy PDF; stary pozostaje w archiwum.

#Przyjęta, odrzucona, przekształcona

• U góry okna oferty: Zaakceptowana oznacza otwartą ofertę jako przyjętą.
• Przekształć w zamówienie prosi o krótkie potwierdzenie (Utwórz zamówienie) i tworzy zamówienie. Stany magazynowe zostają wtedy zarezerwowane, oferta otrzymuje status Przekształcona w zamówienie i nie można jej już zmienić – tylko zduplikować.
• Na liście prawym przyciskiem: Przekształć w zamówienie …, Oznacz jako przyjętą, Oznacz jako odrzuconą (obie także dla wielu), Otwórz ponownie (dla ofert przyjętych lub odrzuconych), Duplikuj … i Edytuj. Odrzuconą ofertę musisz najpierw ponownie otworzyć, zanim ją przekształcisz.

Przy przekształcaniu przejmowane są wszystkie dane transakcji: pozycje wraz z pozycjami dowolnymi i tekstami, adres rozliczeniowy i dostawy, firma, waluta, sposób opodatkowania i warunki płatności. Dotyczy to także przekształcenia oferty przez interfejs (POST /documents/{id}/convert); ofertę można przekształcić tylko raz, nawet przy równoczesnych wywołaniach.

W Akcje w oknie lub prawym przyciskiem na liście dostępne są także Dokument → Pokaż PDF / Pobierz PDF, Wydanie (drukowanie, e-mail, zapis, podgląd – także dla wielu ofert), Wyślij e-mailem …, Do zamówienia oraz w Klient oferty, faktury, faktury korygujące i zamówienia klienta.

#Usuwanie oferty

Ofertę, z której nie powstało jeszcze zamówienie, możesz usunąć: prawy przycisk → Usuń i potwierdź. Potrzebujesz uprawnienia „Usuwanie ofert”. Nie można usunąć:

• ofert już Przekształconych w zamówienie – możesz je tylko zduplikować,
• ofert przejętych z JTL-Wawi – pozostają takie, jak w JTL.

Usunięcie jest zapisywane w dzienniku zmian. Faktur, korekt faktur i storn natomiast nigdy nie można usunąć (GoBD) – zob. Faktura korygująca i storno.

#Przypomnienia i automatyzacje

Dla ofert istnieją własne wyzwalacze w Ustawienia → Automatyzacje: Utworzono ofertę, Oferta przyjęta, Oferta odrzucona i Oferta wkrótce wygasa. „Oferta wkrótce wygasa” uruchamia się raz na ofertę, gdy otwarta lub przyjęta oferta jest ważna już tylko 3 dni; jeśli przedłużysz Ważna do, nowa data liczy się ponownie. Szablon Oferta wkrótce wygasa → przypomnij wysyła wtedy klientowi uprzejmy e-mail – tekst i warunki dopasowujesz w edytorze. Zob. Wyzwalacze i akcje.

#Widoki listy

Pasek widoków oferuje Wszystkie, Otwarta, Zaakceptowana, Przekształcona w zamówienie i Wygasłe lub odrzucone. Oferty wygasłe i odrzucone są wyszarzone. Widoczne są kolumny Numer, Data, Klient, Firma, Suma, Ważny do i Status; Netto, VAT, Nr klienta, Zamówienie i Wysłano dnia możesz w razie potrzeby wyświetlić. Pod listą podgląd pokazuje pozycje zaznaczonej oferty (ikona oka na pasku narzędzi).

#Najczęstsze pytania

#Czy oferta już rezerwuje stan magazynowy?

Nie. Stan rezerwuje dopiero zamówienie.

#Czy mogę napisać ofertę bez artykułów z kartoteki?

Tak, za pomocą Pozycja dowolna lub Tekst / nagłówek. Pozycje dowolne są przy przekształceniu przejmowane do zamówienia jako pozycje dowolne.