Zapisywanie dokumentów zewnętrznych
Faktury i faktury korygujące, które nie powstały w allverto – np. z Amazon lub z poprzedniego systemu – zapisz bezpiecznie jako PDF i przypisz do zamówienia.
Niektórych faktur nie wystawiasz sam: Amazon tworzy je np. w ramach swojej usługi fakturowania, a stare faktury pochodzą z Twojego poprzedniego systemu. Aby mimo to wszystko było przy zamówieniu, zapisujesz takie pliki PDF w Sprzedaż → Więcej dokumentów → Dokumenty zewnętrzne. Do przeglądania potrzebne jest uprawnienie „Przeglądanie ofert, dowodów dostawy i faktur”, do zapisywania „Wystawianie faktur i faktur korygujących”.
Krok po kroku
- Otwórz Dokumenty zewnętrzne i kliknij Zapisz dokument.
- Przeciągnij plik PDF w pole Przeciągnij tutaj plik PDF lub wybierz go (tylko PDF, maksymalnie 10 MB).
- Wybierz Rodzaj (Faktura, Faktura korygująca lub Inny dokument) i Źródło (np. Amazon, eBay, Shopify, WooCommerce, Shopware, Kaufland, OTTO, Poprzedni system lub Inne źródło).
- Wpisz Numer dokumentu i Data dokumentu, opcjonalnie Kwota brutto.
- Przypisz dokument do Zamówienie i/lub Klient (oba opcjonalne) i w razie potrzeby dodaj Notatka.
- Kliknij Zapisz dokument.
allverto sprawdza, czy plik rzeczywiście jest plikiem PDF, i rozpoznaje, jeśli dokładnie ten sam plik został już wcześniej zapisany.
Zapisane bez możliwości zmiany
Po zapisaniu dokumentu zewnętrznego nie można go już zmienić ani usunąć. Możliwe są tylko:
- Archiwizuj … – ukrywa dokument w zwykłym widoku (także dla wielu, Powód (opcjonalnie)), Przywróć przywraca go,
- Oznacz jako błędny … – np. gdy wybrałeś niewłaściwy plik; w polu Co jest błędne? wpisujesz powód, a dokument pozostaje widoczny ze statusem Oznaczony jako błędny.
Sam plik zawsze pozostaje zapisany bez zmian i dostępny (GoBD, niemieckie zasady archiwizacji i księgowości) – zmienia się tylko status.
W takim przypadku po prostu zapisz dodatkowo właściwy dokument.
Wyszukiwanie dokumentów
Lista pokazuje Data, Numer dokumentu, Rodzaj, Źródło, Zamówienie, Klient, Kwota i Status (Zapisany, Zarchiwizowany, Oznaczony jako błędny) i można ją filtrować u góry według Rodzaj, Źródło i Status. Prawym przyciskiem: Pokaż plik, Pobierz (przy wielu dokumentach – pliki), Do zamówienia, Otwórz klienta.