CRM – aktywności i osoby kontaktowe

Z modułem dodatkowym CRM widzisz w jednym miejscu wszystko, co dzieje się z klientem: własne wpisy, takie jak notatki, rozmowy, e-maile i spotkania – oraz automatycznie wyświetlane wszystkie oferty, zamówienia, faktury, faktury korygujące, dowody dostawy, przesyłki, zwroty, wysłane e-maile i wiadomości z marketplace’ów. Obszar nazywa się wtedy Sprzedaż, a grupa CRM znajduje się na dole lewego paska.

#Oś czasu klienta

1. Otwórz klienta (dwukrotne kliknięcie w Sprzedaż → Klienci).
2. Wybierz na dole zakładkę Aktywności. Przełącznikiem Oś czasu | Zadania przechodzisz do otwartych zadań klienta.
3. Najnowsze wpisy są na górze. Podczas przewijania w dół allverto doczytuje starsze.
4. Dwukrotne kliknięcie otwiera odpowiednie okno: zamówienie, dokument, zwrot, wiadomość z marketplace’u – albo własny wpis do edycji.

Nad tabelą filtrujesz według Rodzaj (np. tylko rozmowy albo tylko faktury) i okresu. Kolumny można jak w każdej tabeli przesuwać, pokazywać i ukrywać.

#Rejestrowanie aktywności

1. W zakładce Aktywności kliknij Zarejestruj aktywność … – albo wybierz w menu kontekstowym klienta lub osoby kontaktowej Zarejestruj aktywność … lub Zarejestruj rozmowę …. Z dowolnego miejsca działa Ctrl+K → „Zarejestruj aktywność”.
2. Wybierz rodzaj: Notatka, Rozmowa telefoniczna, E-mail lub Spotkanie/wizyta.
3. Wybierz Klient (w oknie klienta jest już ustawiony) i opcjonalnie Osoba kontaktowa.
4. Wpisz Temat i Tekst. Data i godzina są wstępnie ustawione na teraz – dla wczorajszej rozmowy po prostu je zmień.
5. Przy rozmowie telefonicznej wybierasz kierunek (wychodząca/przychodząca), Wynik (np. połączono, poczta głosowa, umówiono oddzwonienie), Czas trwania i Numer telefonu – jest on uzupełniany po wybraniu osoby kontaktowej. Przy spotkaniu czas trwania.
6. Odpowiedzialny jesteś początkowo Ty; możesz wybrać inną osobę.
7. Zapisz.

Własne wpisy zmieniasz lub usuwasz dwukrotnym kliknięciem lub prawym przyciskiem myszy. We wpisach powstałych przy wykonaniu zadania można zmienić tylko tekst i osobę kontaktową.

#Wszystkie aktywności

W Sprzedaż → Aktywności znajduje się oś czasu wszystkich klientów – przydatna przy pytaniu „Co zespół zrobił dziś z klientami?”. Na lewym pasku wybierasz Własne wpisy, Rozmowy, Notatki, Spotkania, E-maile lub Dokumenty. Nad tabelą filtrujesz dodatkowo według rodzaju, okresu i osoby odpowiedzialnej; wyszukiwanie znajduje klientów (numer, nazwa, e-mail) i tekst we własnych wpisach.

#Osoby kontaktowe

Klienci firmowi mają w oknie klienta zakładkę Osoby kontaktowe (także bez CRM). Dla każdej osoby kontaktowej uzupełniasz:

• Imię i nazwisko, Stanowisko i Dział
• Telefon, Komórka i Numer wewnętrzny – numer wewnętrzny to pełny numer albo tylko numer wewnętrzny (np. 56), który allverto dołącza do numeru telefonu
• E-mail i Notatka
• Główna osoba kontaktowa – maksymalnie jedna na klienta; zawsze jest na górze

Dwukrotne kliknięcie otwiera osobę kontaktową do edycji, a w menu kontekstowym są ponadto Ustaw jako główną osobę kontaktową, Napisz e-mail oraz z CRM Zarejestruj rozmowę … i Utwórz zadanie ….

#Numery telefonów do rozpoznawania dzwoniących

allverto zapisuje każdy numer telefonu klientów, osób kontaktowych i dostawców dodatkowo w formacie międzynarodowym (E.164, np. +493012345678). Dzięki temu połączenia przychodzące można później jednoznacznie przypisać do klienta lub osoby kontaktowej – niezależnie od tego, jak numer został wpisany:

Bez numeru kierunkowego kraju obowiązuje kraj klienta lub dostawcy, w przeciwnym razie kraj z danych Twojej firmy. Numer bez numeru kierunkowego (np. tylko 123456) nie jest jednoznaczny – pozostaje zapisany, ale w tabeli osób kontaktowych jest oznaczony na żółto. Gdy najedziesz myszą na numer, zobaczysz zapisany format.

#Ochrona danych

Przy anonimizacji klienta allverto zastępuje temat, tekst i numery telefonów jego aktywności i zadań, usuwa osoby kontaktowe i czyści dziennik zmian. Udostępnienie danych zawiera osoby kontaktowe oraz osobną sekcję CRM: aktywności i zadania.