Auslöser, Bedingungen und Aktionen

Diese Seite listet alles, was du in einer Automation einstellen kannst. Wie du eine Regel anlegst, steht unter Automation anlegen.

#Auslöser („Wenn“)

#Zeitgesteuert: Jedes Objekt nur einmal

Bei zeitgesteuerten Regeln gibt es den Schalter Jedes Objekt nur einmal. Damit bekommt z. B. ein Kunde eine Erinnerungs-E-Mail nur ein einziges Mal, auch wenn er bei jedem Lauf wieder passt. Bei monatlichen Regeln mit einem Tag im Monat über 28 läuft die Regel in kürzeren Monaten am letzten Tag.

#Bedingungen („Und nur wenn“)

Bedingungen funktionieren wie die Listenfilter: Feld wählen, Vergleich wählen, Wert eingeben. Welche Felder es gibt, hängt vom Objekt ab, zum Beispiel:

• Auftrag: Status, Auftragsnummer, Kanal, Plattform, Betrag brutto/netto, Eingang, Bezahlt am, Externe Bestellnummer, Notiz, Aus Abo, Hat Rechnung, Lieferland, PLZ, Ort, Versandart, Zahlungsart, Versandlager, Gewicht (g), Vollständig lieferbar beim Fulfiller, Anzahl Positionen, Anzahl Artikel (Stück), Enthält Artikel (Nr./Name), Enthält Artikel aus Kategorie, Enthält Artikel mit Merkmalwert, Kunde (Name/Firma/Nr.), Kunden-E-Mail, Kundenart, Kundengruppe, Aufträge des Kunden (Anzahl), Label (Vorgangsfarbe), Vorgangsstatus, Zurückgehalten, Priorität.
• Kunde: Kundenart, Kundennummer, Name/Firma, E-Mail, Land, Ort, Kundengruppe, Kundenkategorie, Label, Gesperrt, USt-IdNr., Kunde seit, Anzahl Aufträge, Umsatz brutto, Letzter Auftrag, Tage seit letztem Auftrag.
• Artikel: Artikelnummer, Artikelname, Artikelstatus, Kategorie, Marke, Merkmalwert, Verkaufspreis brutto, Lagerartikel, Angelegt am, Bestand, Verfügbar, Meldebestand, Unter Meldebestand, Tage bis nächstes MHD (Bestand). Mit Zeitgesteuert (täglich) und „Tage bis nächstes MHD“ baust du eine Warnung „MHD läuft ab“.
• Beleg: Belegart, Status, Belegnummer, Betrag brutto/netto, Belegdatum, Fällig am, Überfällig, Mahnstufe, Auftragsnummer, Kanal des Auftrags, Kunde, Kundengruppe, Land.
• Bestellung: Status, Bestellnummer, Lieferant, Lager, Betrag netto, Erwartet am.
• Eingangsrechnung (nur Zeitgesteuert): Rechnungsnummer des Lieferanten, Interne Nummer, Lieferant, Buchungsstatus (Erfasst/Gebucht), Zahlstatus, Rechnungsdatum, Fällig am, Notiz, Wiederkehrend, Rechnungstag in diesem Monat erreicht, Von einer Automation dupliziert, Betrag brutto/netto, Offener Betrag.
• Retoure: Status, Retourennummer, Grund, Stück, Erstattungsbetrag, Herkunft (von Hand, Shop/Marktplatz, Retourenportal), Kanal des Auftrags, Warenwert der Retoure, Vom Kanal erstattet, Auftragsnummer, Lieferland des Auftrags, Kunde.

#Aktionen („Dann“)

#Wiederkehrende Eingangsrechnungen (Miete, Leasing, Abos)

Für Rechnungen, die jeden Monat gleich kommen, gibt es die Vorlage Wiederkehrende Eingangsrechnung monatlich duplizieren und Zahlung vorbereiten:

1. Öffne die Eingangsrechnung (z. B. die Miete für September) und schalte unter Wiederkehrend Wiederkehrende Rechnung (monatlich) ein. Die Rechnung sollte gebucht sein, und beim Lieferanten muss eine IBAN (oder PayPal-Adresse) hinterlegt sein.
2. Lege unter Einstellungen → Automationen mit Aus Vorlage die Vorlage an. Sie läuft täglich um 6 Uhr für alle Eingangsrechnungen mit Wiederkehrend = ja und Rechnungstag in diesem Monat erreicht = ja.
3. Passe bei Eingangsrechnung duplizieren die Rechnungsnummer der Kopie an (Vorgabe {{eingangsrechnung.nummer}}-{{zeitraum.nummer}}, z. B. „MIETE-2026-10“) und auf Wunsch die Notiz der Kopie (z. B. „Miete {{zeitraum.monat}}“).
4. Wähle bei Benachrichtigung in allverto die Rolle, die bezahlen soll (z. B. Buchhaltung) – oder entferne die Aktion.
5. Teste die Regel mit Testen an der Rechnung und schalte sie dann ein. Neue Automationen sind immer aus, bis du sie einschaltest.

Am Rechnungstag jedes Monats entsteht so eine gebuchte Kopie (Rechnungsdatum = Tag des Laufs, Fälligkeit mit demselben Zahlungsziel wie die Vorlage), und ihr Betrag steht unter Finanzen → Zahlungsausgang als Freigegeben. Den Zahlungslauf erstellt und an die Bank sendet weiterhin eine Person mit dem Recht für den Zahlungsausgang – allverto überweist nie selbstständig.

• Je Regel, Rechnung und Monat entsteht höchstens eine Kopie – auch wenn die Regel öfter läuft oder du sie von Hand ausführst. Lass deshalb Jedes Objekt nur einmal aus.
• Kopien werden nicht weiter dupliziert; Vorlage bleibt die ursprüngliche Rechnung. Ändert sich der Betrag (z. B. Mieterhöhung), schalte Wiederkehrend an der alten Rechnung aus und an der neuen ein.
• Belegdateien und der Bestellbezug werden nicht kopiert. Im Fenster der Kopie steht, aus welcher Rechnung und für welchen Monat sie entstanden ist.
• Anlegen, ändern und einschalten darf eine solche Regel nur, wer selbst Eingangsrechnungen erfassen (für Eingangsrechnung duplizieren) bzw. zur Zahlung freigeben darf (für Zahlungsausgang erstellen).

Aktionen laufen nacheinander; schlägt eine fehl, laufen die übrigen trotzdem. Labels und Vorgangsstatus pflegst du unter Verkauf → Einstellungen (Vorgangsfarben bzw. Status & Textvorlagen). Texte, E-Mails und Webhooks erklärt Platzhalter, E-Mails und Webhooks.