Creare e controllare un reso

Quando la merce torna indietro, crei un reso collegato all'ordine. In Vendite → Resi lo gestisci: contabilizzi il ricevimento, controlli, rimetti la merce a magazzino, se serve crei un ordine sostitutivo, rimborsi il denaro e crei la nota di credito. Anche i resi da shop, marketplace e dal portale resi arrivano qui.

Per visualizzarli ti serve il permesso Visualizzare resi, per crearli Creare resi, per controllarli e modificarli Modificare resi, per rimborsarli e per la nota di credito Rimborsare resi (nota di credito e rimborso) e per chiuderli, rifiutarli e stornarli Chiudere, rifiutare e stornare resi. Le voci di menu per cui il tuo ruolo non ha il permesso sono nascoste.

#La procedura

Annunciato → Ricevuto → Controllato → Chiuso. Finché non è stato controllato, puoi anche Rifiutare un reso (ad es. fuori termine: non viene rimesso a magazzino né rimborsato nulla) oppure Stornarlo (ad es. il cliente tiene la merce: le quantità possono poi essere rese di nuovo).

#Passo dopo passo

1. Creare il reso: tasto destro su un ordine spedito → Ordine → Crea reso… (anche con il tasto destro nell'elenco spedizioni in Spedizione). In alternativa, nella finestra dell'ordine in Riepilogo, sezione Resi, clicca su Crea reso – lì funziona anche per ordini consegnati parzialmente. Attiva le righe che rientrano, inserisci la quantità (al massimo lo spedito meno quanto già reso) e scegli per ogni riga un motivo, ad es. Non piace, Articolo errato, Danneggiato, Consegnato in ritardo, Taglia/quantità errata o Altro. Facoltativamente una Nota interna, poi Crea reso. Il reso riceve un numero ed è Annunciato.
2. Registrare il ricevimento: quando il pacco è arrivato, apri il reso e clicca su Registra come ricevuto (nel menu contestuale Registra ricevimento, anche per più resi). Il passaggio è facoltativo: puoi anche controllare direttamente.
3. Controllare: clicca su Controlla. Scegli per ogni riga la Condizione (ad es. Come nuovo, Merce di seconda scelta, Difettoso); se alla condizione corrisponde un'azione successiva, la Decisione è già preselezionata:
   • Rimetti a magazzino – di nuovo nelle giacenze vendibili. Scegli il magazzino; viene proposto quello da cui l'articolo è stato spedito.
   • Merce di seconda scelta – nel Magazzino resi. Da lì non si preleva né si spedisce mai. Se non ne esiste ancora uno, allverto crea un magazzino resi «Retourenlager».
   • Al fornitore – la merce resta nel magazzino resi finché un reso a fornitore non la rispedisce (Acquisti → Resi a fornitore, vedi Resi a fornitore).
   • Smaltisci – nessun movimento di magazzino (la merce è già stata scaricata con la spedizione).
   • Alla fine clicca su Salva controllo e registra a magazzino. Con Annulla controllo scarti i dati inseriti.
4. Ordine sostitutivo (facoltativo): in caso di cambio o consegna sostitutiva clicca a destra su Crea ordine sostitutivo (vedi sotto).
5. Rimborso: nella sezione Rimborso allverto propone l'importo in base ai prezzi lordi delle righe – se vuoi con l'interruttore Rimborsa spese di spedizione. Adatta l'Importo lordo, attiva Rimborsato non appena il denaro è stato restituito (con Rimborsato il) e clicca su Salva rimborso.
6. Nota di credito: con Altre azioni o tasto destro → Crea nota di credito … nascono le fatture di rettifica relative alle fatture dell'ordine – una per fattura, sulla quantità non ancora accreditata delle righe rese, anche con «Fattura per consegna», fattura finale o cumulativa (vedi Nota di credito e storno). Le note di credito compaiono nella sezione Rimborso della finestra del reso. Ti serve inoltre il permesso Creare note di credito (rettifiche). Se una di queste note di credito viene stornata, puoi crearne una nuova per il reso.
7. Chiudere: i resi controllati li archivi come evasi con Chiudi.

Se sono rientrati tutti i pezzi di un ordine, l'ordine passa allo stato Reso; in caso di reso parziale la finestra dell'ordine mostra Reso parziale: … di … pz.

#La finestra del reso

Un reso si apre in una finestra con un doppio clic. In alto ci sono stato, numero di pezzi, cliente e ordine collegato, a sinistra le Righe con motivo, condizione e decisione. A destra trovi:

• Spedizione di reso o Da … – canale, numero di reso e commento del cliente; per i resi da canale puoi comunicare al canale ricevimento, accettazione o rifiuto.
• Rimborsi – pagamenti tramite allverto con Rimborsa …: tramite il fornitore di pagamento (PayPal, Mollie, Amazon Pay), tramite lo shop o il marketplace, con bonifico SEPA (solo per ordini in euro) o Al di fuori di allverto. Si rimborsa nella valuta dell'ordine. Accanto compaiono data di scadenza ed eventuale ritardo. Il reso passa a Rimborsato solo quando i rimborsi eseguiti raggiungono l'importo da rimborsare; un rimborso parziale lo lascia aperto. Un rimborso non viene mai eseguito due volte, nemmeno con un doppio clic o se due persone lo approvano contemporaneamente.
• Foto – con Aggiungi foto documenti i danni; anche le foto dal portale resi e dall'app magazzino compaiono qui.
• Etichette di reso, Ordine sostitutivo, Rimborso e la Cronologia.

In basso a sinistra Altre azioni apre lo stesso menu del tasto destro nell'elenco. Accanto: Modulo di reso, Crea etichetta di reso, Controlla e – a seconda dello stato – Registra come ricevuto o Chiudi.

#Ordine sostitutivo

Con Crea ordine sostitutivo … crei un nuovo ordine all'indirizzo di consegna dell'ordine originale – con lo stesso articolo o con un altro. In Tipo scegli:

• Cambio con compensazione – la sostituzione costa il prezzo normale e il valore del reso viene compensato. La differenza la paga il cliente tramite l'ordine sostitutivo, oppure diventa l'importo di rimborso del reso.
• Sostituzione gratuita – ad es. in caso di difetto: nessun rimborso, nessuna nota di credito.

In Righe sostitutive scegli articolo e quantità; il riepilogo mostra Valore merce reso, Valore merce sostitutiva, Ordine sostitutivo (da pagare) e Rimborso al cliente. La merce resa la controlli comunque come al solito. Reso e ordine sostitutivo sono collegati tra loro. Se l'ordine sostitutivo viene stornato, il reso viene di nuovo rimborsato normalmente. Ti serve inoltre il permesso Creare e modificare ordini; dopo un rimborso o una nota di credito non è più possibile creare un ordine sostitutivo.

#Resi senza ordine

Se arriva un pacco senza preavviso, il magazzino lo registra nell'app magazzino come caso da chiarire. Nell'elenco compare allora Senza ordine. Con tasto destro → Assegna ordine o cliente … cerchi l'ordine spedito corrispondente (numero, cliente) e clicchi su Assegna ordine: il reso riprende righe, prezzi e proposta di rimborso. Se non trovi nessun ordine, con Oppure assegna solo il cliente registri almeno il cliente. Ordine sostitutivo, etichetta di reso e nota di credito sono possibili solo con un ordine.

#L'elenco dei resi

In alto nella pagina: Aperti, Annunciati questo mese (con avviso sui rimborsi scaduti), il Tasso di reso (30 giorni) (pezzi resi rispetto a quelli spediti) e i Motivi più frequenti (30 giorni). Sopra trovi:

• Postazione di controllo – scansiona modulo di reso, numero di reso della spedizione, numero di reso o di ordine; il reso si apre direttamente nel controllo.
• Rimborsi – rimborsi aperti, da approvare e non riusciti. Qui approvi i rimborsi, li esegui di nuovo e crei il file SEPA (pain.001). Puoi approvare con il permesso Creare, controllare e rimborsare resi più un permesso finanziario (registrare pagamenti o creare pagamenti in uscita).
• Analisi – tasso per articolo, canale, motivo e cliente, oltre ai costi.
• Rispedisci al fornitore (…)… – compare quando righe controllate con Al fornitore sono in attesa nel magazzino resi (permesso Creare ordini d'acquisto).
• … resi del canale aperti – resi da shop e marketplace che non è stato ancora possibile assegnare a un ordine.

Le colonne includono Reso, Annunciato, Ordine, Cliente, Pezzi, Motivi, Origine, Rimborso in scadenza, Rimborso, Stato e Ordine sostitutivo. I resi controllati ma non ancora rimborsati sono evidenziati a colori, quelli rifiutati e stornati in grigio.

#Menu contestuale

• Apri, Assegna ordine o cliente … (solo senza ordine)
• Registra ricevimento, Controlla …, Chiudi (registrare il ricevimento e chiudere anche per più resi)
• Imposta stato – stati di lavorazione personalizzati della fase attuale (dalle impostazioni); la prima voce ripristina lo stato normale
• Crea ordine sostitutivo … oppure Apri ordine sostitutivo …
• Crea etichetta di reso (permesso Creare etichette di spedizione), Mostra modulo di reso, Stampa modulo di reso
• Rimborso → Modifica importo …, Segna come rimborsato (anche per più resi, con la data di oggi), Riapri rimborso
• Crea nota di credito … oppure Apri nota di credito
• Vai all'ordine
• Rispedisci al fornitore…
• Rifiuta …, Storna …

Ciò che al momento non è possibile resta visibile e ne indica il motivo. Le voci per cui il tuo ruolo non ha il permesso sono nascoste.

#Impostazioni

In Vendite → Impostazioni (finestra Impostazioni vendite) → Resi gestisci Motivi di reso, Condizioni e azioni successive (quale condizione propone quale decisione), Stati del reso personalizzati, E-mail di stato, termine e approvazione (e-mail al cliente, termine di rimborso, Principio dei quattro occhi per i rimborsi), Resi da shop e marketplace e il Portale resi per i clienti finali.

#Domande frequenti

#Perché non posso creare un reso per un ordine?

Dal menu contestuale è possibile solo per ordini con stato Spedito; per le consegne parziali crei il reso nella finestra dell'ordine in Riepilogo. Prima non c'è niente da restituire: in tal caso storna l'ordine.

#La merce di seconda scelta viene rivenduta?

Non automaticamente: dal magazzino resi non si preleva mai. Se vuoi vendere merce di seconda scelta, trasferiscila consapevolmente nell'app magazzino oppure crea un articolo apposito.

#Cosa succede alla merce «Al fornitore»?

Resta nel magazzino resi finché non la rispedisci con un reso a fornitore – direttamente dall'elenco resi con Rispedisci al fornitore… oppure in Acquisti → Resi a fornitore.