Archiviare documenti esterni
Archiviare come PDF in modo conforme le fatture e le note di credito non create in allverto, ad esempio da Amazon o dal sistema precedente, e collegarle all'ordine.
Alcune fatture non le emetti tu: Amazon, ad esempio, le crea con il suo servizio di fatturazione, oppure le vecchie fatture provengono dal tuo sistema precedente. Perché tutto sia comunque collegato all'ordine, archivi questi PDF in Vendite → Altri documenti → Documenti esterni. Per visualizzarli serve il permesso «Visualizzare offerte, DDT e fatture», per archiviarli «Creare fatture e note di credito».
Passo dopo passo
- Apri Documenti esterni e clicca su Registra documento.
- Trascina il PDF nel campo Trascina qui un PDF o selezionalo (solo PDF, massimo 10 MB).
- Scegli il Tipo (Fattura, Nota di credito o Altro documento) e la Fonte (ad es. Amazon, eBay, Shopify, WooCommerce, Shopware, Kaufland, OTTO, Sistema precedente o Altra fonte).
- Inserisci Numero documento e Data documento e, facoltativamente, l'Importo lordo.
- Collega il documento a un Ordine e/o a un Cliente (entrambi facoltativi) e, se serve, aggiungi una Nota.
- Clicca su Registra documento.
allverto verifica che il file sia davvero un PDF e riconosce se proprio quel file è già stato archiviato in precedenza.
Archiviato in modo immodificabile
Dopo l'archiviazione un documento esterno non può più essere modificato né eliminato. Sono possibili solo:
- Archivia …: nasconde il documento dalla vista normale (anche per più documenti, Motivo (facoltativo)); Ripristina lo riporta indietro,
- Segna come errato …: ad es. se hai caricato il file sbagliato; in Che cosa è errato? inserisci il motivo e il documento resta visibile con lo stato Segnato come errato.
Il file stesso resta sempre salvato senza modifiche e consultabile (GoBD, le regole tedesche di archiviazione e contabilità): cambia solo lo stato.
In questo caso, archivia semplicemente anche il documento corretto.
Ritrovare i documenti
L'elenco mostra Data, Numero documento, Tipo, Fonte, Ordine, Cliente, Importo e Stato (Registrato, Archiviato, Segnato come errato) e in alto si può filtrare per Tipo, Fonte e Stato. Con il tasto destro: Mostra file, Scarica (con più documenti, i file), Vai all'ordine, Apri cliente.