Creare un'offerta e convertirla in ordine

In Vendite → Offerte crei offerte con articoli della tua anagrafica o con righe libere. Se il cliente accetta, con un clic l'offerta diventa un ordine, con tutte le righe, gli indirizzi, le condizioni di pagamento e i testi.

#Passo dopo passo

1. Apri Vendite → Offerte e clicca su Nuova offerta (oppure Vendite → Crea nuovo → Nuova offerta, o nel menu del cliente Nuova offerta …).
2. Scegli il cliente o crealo.
3. Inserisci le righe come in un ordine (vedi L'editor dei documenti).
4. Nella scheda Dettagli, sotto Riferimenti, controlla il campo Valido fino al e le condizioni di pagamento, e nella scheda Testi l'introduzione e le note (ad es. tempi di consegna).
5. In Dopo il salvataggio scegli ad es. Mostra PDF, Stampa o Invia per e-mail e clicca su Salva (oppure, nel menu accanto, Salva e nuovo).

L'offerta riceve il suo numero e lo stato Aperta. Senza una data propria resta valida per il numero di giorni indicato nei tuoi dati aziendali (predefinito 30 giorni).

#Modificare un'offerta in seguito

Le offerte restano modificabili finché non vengono convertite. Se salvi una modifica, viene generato un nuovo PDF; quello vecchio resta archiviato.

#Accettata, rifiutata, convertita

• In alto nella finestra dell'offerta: Accettata segna un'offerta aperta come accettata.
• Converti in ordine chiede una breve conferma (Crea ordine) e crea l'ordine. Le giacenze vengono quindi riservate, l'offerta passa a Convertita in ordine e non può più essere modificata, solo duplicata.
• Nell'elenco con il tasto destro: Converti in ordine …, Segna come accettata, Segna come rifiutata (entrambe anche per più offerte), Riapri (per offerte accettate o rifiutate), Duplica … e Modifica. Un'offerta rifiutata va prima riaperta per poterla convertire.

Nella conversione vengono ripresi tutti i dati dell'operazione: righe comprese righe libere e testi, indirizzo di fatturazione e di consegna, azienda, valuta, regime fiscale e condizioni di pagamento. Lo stesso vale quando un'offerta viene convertita tramite l'interfaccia (POST /documents/{id}/convert); un'offerta si può convertire una sola volta, anche con chiamate simultanee.

Tramite Azioni nella finestra o con il tasto destro nell'elenco trovi inoltre Documento → Mostra PDF / Scarica PDF, Output (stampa, e-mail, salvataggio, anteprima, anche per più offerte), Invia per e-mail …, Vai all'ordine e, sotto Cliente, le offerte, fatture, note di credito e ordini del cliente.

#Eliminare un'offerta

Puoi eliminare un'offerta da cui non è ancora nato un ordine: tasto destro → Elimina e conferma. Ti serve il permesso «Eliminare offerte». Non si possono eliminare:

• offerte già Convertite in ordine: puoi solo duplicarle,
• offerte importate da JTL-Wawi: restano com'erano in JTL.

L'eliminazione viene registrata nel registro delle modifiche. Fatture, fatture di rettifica e storni invece non si possono mai eliminare (GoBD): vedi Nota di credito e storno.

#Follow-up e automazioni

Per le offerte esistono trigger dedicati in Impostazioni → Automazioni: Offerta creata, Offerta accettata, Offerta rifiutata e Offerta in scadenza. «Offerta in scadenza» scatta una volta per offerta non appena un'offerta aperta o accettata è valida solo per altri 3 giorni; se prolunghi Valida fino al, la nuova data vale di nuovo. Il modello Offerta in scadenza → ricontattare invia allora al cliente un'e-mail cortese; testo e condizioni li adatti nell'editor. Vedi Trigger e azioni.

#Viste dell'elenco

La barra delle viste offre Tutti, Aperta, Accettata, Convertita in ordine e Scadute o rifiutate. Le offerte scadute e rifiutate appaiono in grigio. Sono visibili le colonne Numero, Data, Cliente, Azienda, Totale, Valido fino al e Stato; Netto, IVA, N. cliente, Ordine e Inviato il puoi mostrarle se servono. Sotto l'elenco l'anteprima mostra le righe dell'offerta selezionata (icona dell'occhio nella barra degli strumenti).

#Domande frequenti

#L'offerta riserva già le giacenze?

No. Solo l'ordine riserva le giacenze.

#Posso scrivere un'offerta senza articoli dell'anagrafica?

Sì, con Riga libera o Testo / titolo. Le righe libere vengono riprese nell'ordine come righe libere al momento della conversione.