CRM – Interazioni e referenti

Con il modulo aggiuntivo CRM vedi in un unico posto tutto ciò che accade con un cliente: le tue voci come note, chiamate, e-mail e appuntamenti – e, inseriti automaticamente, tutte le offerte, gli ordini, le fatture, le note di credito, i DDT, le spedizioni, i resi, le e-mail inviate e i messaggi dei marketplace. L’area si chiama quindi Vendite, il gruppo CRM si trova in basso nella barra laterale sinistra.

#Cronologia di un cliente

1. Apri il cliente (doppio clic in Vendite → Clienti).
2. In basso scegli la scheda Interazioni. Con il selettore Cronologia | Attività passi alle attività aperte del cliente.
3. Le voci più recenti sono in alto. Scorrendo verso il basso allverto carica quelle più vecchie.
4. Il doppio clic apre la finestra corrispondente: l’ordine, il documento, il reso, il messaggio del marketplace – oppure la tua voce per modificarla.

Sopra la tabella filtri per Tipo (ad es. solo chiamate o solo fatture) e Periodo. Come in ogni tabella, le colonne si possono spostare, mostrare e nascondere.

#Registrare un’interazione

1. Nella scheda Interazioni fai clic su Registra interazione … – oppure, nel menu del clic destro di un cliente o di un referente, scegli Registra interazione … o Registra chiamata …. Da qualsiasi punto funziona con Ctrl+K → «Registra interazione».
2. Scegli il tipo: Nota, Chiamata, E-mail o Appuntamento/visita.
3. Scegli il Cliente (nella finestra del cliente è già impostato) e, facoltativamente, il Referente.
4. Inserisci Oggetto e Testo. Data e ora sono precompilate con il momento attuale – per un colloquio di ieri basta modificarle.
5. Per una Chiamata scegli la direzione (in uscita/in entrata), l’Esito (ad es. raggiunto, segreteria, richiamata concordata), la Durata e il Numero di telefono – viene precompilato quando scegli il referente. Per un Appuntamento la durata.
6. Responsabile sei inizialmente tu; puoi scegliere un’altra persona.
7. Salva.

Modifichi o elimini le tue voci con il doppio clic o il clic destro. Le voci nate completando un’attività si possono modificare solo nel testo e nel referente.

#Tutte le interazioni

In Vendite → Interazioni c’è la cronologia di tutti i clienti – utile per «Cosa ha fatto oggi il team con i clienti?». Nella barra laterale sinistra scegli Voci proprie, Chiamate, Note, Appuntamenti, E-mail o Documenti. Sopra la tabella filtri inoltre per tipo, periodo e Responsabile; la ricerca trova clienti (numero, nome, e-mail) e testo nelle voci registrate.

#Referenti

I clienti aziendali hanno nella finestra del cliente la scheda Referenti (anche senza CRM). Per ogni referente gestisci:

• Nome, Funzione e Reparto
• Telefono, Cellulare e Interno – l’interno è un numero completo oppure solo il numero interno (ad es. 56), che allverto aggiunge al numero di telefono
• E-mail e Nota
• Referente principale – al massimo uno per cliente; è sempre in cima

Il doppio clic apre il referente per la modifica; nel menu del clic destro trovi inoltre Imposta come referente principale, Scrivi e-mail e, con il CRM, Registra chiamata … e Crea attività ….

#Numeri di telefono per il riconoscimento delle chiamate

allverto salva ogni numero di telefono di clienti, referenti e fornitori anche in formato internazionale (E.164, ad es. +493012345678). In questo modo le chiamate in entrata possono in seguito essere associate in modo univoco a un cliente o a un referente – indipendentemente da come è stato inserito il numero:

Senza prefisso internazionale vale il paese del cliente o del fornitore, altrimenti il paese dei dati della tua azienda. Un numero senza prefisso (ad es. solo 123456) non è univoco – resta salvato, ma nella tabella dei referenti viene evidenziato in giallo. Passando con il mouse su un numero vedi il formato salvato.

#Protezione dei dati

Quando anonimizzi un cliente, allverto sostituisce oggetto, testo e numeri di telefono delle sue interazioni e attività, elimina i referenti e ripulisce il registro modifiche. L’accesso ai dati contiene i referenti e una sezione dedicata CRM: interazioni e attività.