CRM – Telefonia con Placetel, NFON e sipgate

Con la telefonia colleghi il tuo centralino ad allverto. Quando il telefono squilla, in basso a destra compare una finestra con il cliente, le sue pratiche aperte e le sue attività. Ogni chiamata finisce automaticamente nella cronologia delle interazioni, e da ogni numero di telefono avvii una chiamata con un clic. Sono supportati Placetel, NFON (Cloudya) e sipgate.

#Configurazione

La configurazione si trova in Impostazioni → Telefonia (gruppo «Automazione»). Senza il CRM attivo la pagina è nascosta.

1. Scegli il fornitore e inserisci le credenziali (vedi sotto per ogni fornitore).
2. Salva – con Placetel e sipgate compare ora l’Indirizzo webhook da copiare.
3. Prova connessione – allverto interroga una volta il fornitore e mostra l’account.
4. Carica interni e assegna a ogni persona il suo utente del centralino, il suo interno e – con Placetel – i numeri di telefono per cui deve comparire il suo popup.

allverto salva le credenziali in forma cifrata. Dopo il salvataggio la pagina mostra solo «salvato»; un campo vuoto mantiene il valore precedente.

#Placetel

1. Ti serve la tariffa PROFI – solo con questa l’API è abilitata.
2. In Placetel, in Impostazioni → API, genera una chiave API e inseriscila in allverto.
3. In Impostazioni → API esterne imposta un Segreto e inseriscilo in allverto in «Segreto (firma)». Con questo allverto verifica la firma di ogni notifica e rifiuta tutto il resto.
4. Inserisci l’indirizzo webhook di allverto in «API esterne» per le chiamate in entrata, in uscita, risposte e terminate e attiva i numeri di telefono le cui chiamate allverto deve ricevere. L’inoltro delle tue chiamate non cambia.
5. Per Click-to-Call imposta in Placetel la visualizzazione del numero desiderata (Caller-ID) sull’utente SIP.

Placetel distribuisce le chiamate in base ai numeri di telefono: il popup compare a tutte le persone a cui è assegnato il numero chiamato. Quando qualcuno risponde, allverto riconosce la persona dal suo utente SIP – per gli altri il popup si chiude.

#NFON (Cloudya)

1. L’accesso alla NFON CTI API lo richiede l’amministratore a NFON tramite un modulo PDF. NFON invia nome utente e password.
2. Inserisci entrambi in allverto, Salva e Prova connessione.
3. Carica interni e assegna a ogni persona il suo interno.

NFON non ha bisogno di un indirizzo webhook: allverto mantiene una connessione permanente con NFON e si riconnette da solo in caso di interruzione. Lo stato lo vedi nella pagina in «Connessione permanente (NFON)».

#sipgate

1. In sipgate, in Personal Access Tokens, crea un token con gli ambiti cronologia chiamate, avvio chiamate, utenti e impostazioni sipgate.io.
2. Inserisci l’ID del token e il token in allverto e Salva.
3. Inserisci l’indirizzo webhook in sipgate.io come URL per le chiamate in entrata e in uscita.
4. Carica interni e assegna a ogni persona il suo utente sipgate.

sipgate non firma le sue notifiche. Per questo l’indirizzo contiene una lunga chiave segreta – non condividerlo. In più puoi impostare una password per l’indirizzo (Basic-Auth); dopo copia di nuovo l’indirizzo.

#Il popup del chiamante

Quando il telefono squilla, in basso a destra compare una finestra – senza suono e senza notifica del browser. Più chiamate si impilano; ogni finestra si può comprimere e chiudere. In alto c’è lo stato: Squilla, Risposta da …, In conversazione con la durata in corso, oppure Terminata con la durata o Persa.

allverto riconosce chi chiama dal numero – in quest’ordine:

• Referente di un cliente (telefono, cellulare, interno)
• Cliente (telefono, cellulare)
• Fornitore o il suo referente
• Centralino + interno: se per il cliente è salvato solo il centralino «030 1234-0», corrisponde anche una chiamata da «030 1234-56».

Se corrispondono più clienti, scegli nel popup chi sta chiamando. Con numero nascosto non c’è nessuna assegnazione.

Il popup mostra – sempre solo con il relativo permesso di lettura – numero cliente, gruppo clienti, referenti, l’ultima nota sul cliente e un’indicazione di blocco, fatture aperte (quelle scadute in rosso, con importo), ordini aperti con stato, offerte aperte, le ultime spedizioni con numero di tracciamento e stato, resi aperti, attività aperte, le ultime interazioni, note di credito e DDT. Un clic apre la pratica nella sua finestra.

Pulsanti nel popup:

• Finestra cliente apre il cliente.
• Nota sulla chiamata aggiunge il tuo testo all’interazione della chiamata.
• Attività crea un’attività per il cliente, ad es. una richiamata.
• Offerta avvia una nuova offerta per il cliente.
• Con numero sconosciuto: Crea cliente (telefono già compilato) oppure Associa referente – scegli il cliente e prendi un referente esistente o creane uno nuovo con questo numero.

Se ricarichi la pagina, allverto riporta nel popup le chiamate in corso degli ultimi minuti.

#Click-to-Call

Se la telefonia è collegata e ti è assegnato un interno, accanto ai numeri di telefono compare un’icona del telefono – nel cliente, nei referenti, nei fornitori e nel popup. Con un clic squilla prima il tuo telefono; quando rispondi, il centralino compone il numero. Un messaggio conferma l’avvio. Senza interno assegnato non compare nessuna icona.

#Registro chiamate

Ogni chiamata diventa un’interazione di chiamata con direzione, durata ed esito presso il cliente riconosciuto – visibile nella cronologia del cliente e in Vendite → Interazioni. Le chiamate senza cliente riconosciuto si trovano in Interazioni → Chiamate non assegnate; lì le assegni in un secondo momento.

• Chiamate perse: se vuoi, allverto crea un’attività «Richiamata» per la persona responsabile (impostazione «Chiamate perse: crea attività», disattivata per impostazione predefinita).
• Riconciliazione: con Placetel e sipgate allverto confronta ogni notte l’elenco chiamate e aggiunge le chiamate che non sono state segnalate.
• Se un centralino segnala una chiamata due volte, viene contata una sola volta.

#Protezione dei dati e termini di cancellazione

allverto salva solo metadati: numeri di telefono, orari, durata, esito e assegnazione – nessuna registrazione delle conversazioni e nessun file della segreteria. Il trattamento è descritto nell’accordo sul trattamento dei dati alla voce «Metadati di telefonia».

• Le chiamate senza riferimento a un cliente vengono eliminate da allverto dopo il termine impostato (predefinito 90 giorni).
• Le chiamate con riferimento a un cliente vengono conservate come le altre interazioni del CRM – oppure imposti un termine proprio.
• L’anonimizzazione di un cliente rimuove anche i numeri di telefono delle sue chiamate; l’informativa sui dati contiene le sue chiamate.