Abbonamenti (ordini ricorrenti)

Con Vendite → Abbonamenti consegni regolarmente ai clienti gli stessi articoli, ad esempio «ogni 4 settimane 2 × Espresso 1 kg». Il giorno di consegna allverto crea automaticamente un ordine, che viene poi prelevato, spedito e fatturato normalmente.

#Passo dopo passo: creare un abbonamento

1. Apri Vendite → Abbonamenti e clicca su Nuovo abbonamento (oppure Vendite → Crea nuovo → Nuovo abbonamento, o tasto destro su un cliente → Nuovo abbonamento …, o nella panoramica del cliente Crea abbonamento).
2. Scegli il Cliente. L'indirizzo di consegna viene ripreso dal cliente e si può modificare nella scheda Piano di consegna e spedizione (a destra).
3. Scegli il Canale (Manuale o un portale B2B) e, nella scheda Piano di consegna e spedizione (a destra), il Metodo di spedizione.
4. Nella scheda Righe, con Aggiungi articolo … aggiungi le righe con Quantità, Prezzo unitario lordo e IVA.
5. Nella scheda Piano di consegna e spedizione (a sinistra) stabilisci la cadenza: ogni x Giorni, Settimane o Mesi, e la Prima consegna.
6. Facoltativo: limita la Durata: Illimitato, Fino a una data (Ultima consegna entro il) o Numero di consegne (Consegne in totale). Una Nota compare in ogni ordine generato, ma non sui documenti.
7. Clicca su Crea abbonamento.

L'abbonamento è subito Attivo. La finestra dell'abbonamento mostra a sinistra le stesse schede per la modifica diretta e a destra, in una colonna stretta, cliente, indirizzo di consegna, importo per consegna, MRR, durata, Prossime date, gli Ordini generati e la Cronologia.

Oltre agli articoli, con Aggiungi posizione libera puoi inserire posizioni senza articolo, ad esempio un servizio con descrizione, unità, quantità, prezzo e IVA. Compaiono in ordini e fatture come posizione libera senza riferimento al magazzino. Nella scheda Intervallo di consegna per posizione imposti un piano proprio per ogni posizione (gli stessi campi dell'ordine, vedi sotto). La cadenza nella scheda Piano di consegna e spedizione è il valore predefinito per le nuove posizioni; Applica il ritmo a tutte le posizioni lo applica a tutte.

#Quando vengono creati gli ordini?

allverto controlla regolarmente (circa ogni 15 minuti) quali abbonamenti sono in scadenza e crea l'ordine. La mancanza di giacenza non blocca nulla: la verifica avviene solo alla spedizione. Se il sistema non è stato raggiungibile per un periodo prolungato, viene generata solo l'ultima consegna dovuta; le date perse vengono saltate e annotate nell'ordine. Così il cliente non riceve all'improvviso tre pacchi insieme.

Se non vuoi aspettare: tasto destro → Genera ordine ora.

#Intervallo di consegna per posizione nell'ordine

Come in JTL-Wawi, puoi trasformare un normale ordine in un abbonamento e impostare un intervallo proprio per ogni posizione. Apri l'ordine e, sopra la tabella delle posizioni, passa dalla scheda Posizioni alla scheda Abbonamenti. La scheda compare solo con l'autorizzazione «Visualizzare abbonamenti».

1. Nella colonna Abb., spunta ogni posizione articolo da consegnare regolarmente.
2. Scegli l'Intervallo di consegna: Inizio mese, Fine mese, Inizio trimestre, Fine trimestre, Inizio anno, Fine anno o Intervallo libero; solo in questo caso si possono impostare il Numero e l'unità (giorni, settimane, mesi, anni).
3. Data di inizio: da quando vale l'intervallo. Con l'intervallo libero tutte le date si calcolano da qui.
4. Data di fine (spunta la casella): ultima consegna possibile della posizione.
5. Anticipo (giorni): l'ordine o la fattura viene creato tanti giorni prima della consegna.
6. allverto propone la Prossima consegna; puoi modificarla. Ultima generazione mostra quando è stato creato l'ultimo ordine o l'ultima fattura per la posizione.
7. Salva l'ordine come di consueto. Al primo salvataggio allverto crea l'abbonamento (Apri abbonamento AB-… porta alla finestra dell'abbonamento).

L'ordine stesso è la prima consegna; gli ordini successivi vengono creati alle scadenze. Le posizioni con la stessa data finiscono in un unico ordine. L'ordine successivo riprende dall'ordine dell'abbonamento cliente, indirizzo di consegna, metodo di spedizione, modalità di pagamento e azienda. Posizioni, prezzi e intervalli di un abbonamento di questo tipo si modificano sempre nell'ordine; per questo Modifica … nell'abbonamento apre l'ordine. Sospendere e disdire si fanno sempre nell'abbonamento.

#Fattura invece di ordine

Per servizi, contratti di manutenzione o licenze senza spedizione, nella scheda Abbonamenti imposta Genera su Fattura senza ordine. Alla scadenza viene creata direttamente una fattura con i dati dell'ordine (cliente, indirizzo di fatturazione e di consegna, azienda, modalità e termini di pagamento, sconto, imposte e valuta) e con le posizioni in scadenza, segnaposto compresi. La data di consegna o di prestazione è la data di scadenza. Non ci sono ordine, movimento di magazzino né documento di trasporto.

• Fattura: Come bozza: la fattura è pronta come bozza; la controlli ed emetti tu.
• Fattura: Emetti automaticamente: allverto emette subito la fattura. Con Poi invia via e-mail viene inviata all'indirizzo e-mail del cliente con il modello e-mail per le fatture.

Se una fattura non può essere emessa (ad es. perché mancano dati per la fattura elettronica), resta in bozza. Il motivo è indicato nella finestra dell'abbonamento in Fatture dell'abbonamento e ricevi una notifica (campanella). Anche le fatture emesse correttamente vengono segnalate lì.

La creazione avviene automaticamente con l'esecuzione degli abbonamenti: non devi configurare nulla. Se vuoi una fatturazione tua, in Automazioni c'è l'azione Crea fatture degli abbonamenti (scadenza) per i clienti, ad esempio pianificata ogni primo del mese.

Anche gli abbonamenti di Vendite → Abbonamenti senza ordine dell'abbonamento possono generare fatture: nella finestra dell'abbonamento imposta Genera su Fattura senza ordine. Indirizzo di fatturazione, modalità di pagamento (altrimenti quella predefinita), termini di pagamento, lingua e partita IVA provengono allora dal cliente, l'indirizzo di consegna dall'abbonamento, azienda e valuta (EUR) dai valori predefiniti della tua azienda. Se ti servono altri dati, crea l'abbonamento tramite un ordine.

#Modificare, sospendere, disdire

Tutto con il tasto destro nell'elenco o nella finestra dell'abbonamento:

• Modifica: direttamente nella finestra dell'abbonamento, senza clic aggiuntivi: cambia i campi e clicca su Salva modifiche (attivo appena c'è una modifica; se chiudi con modifiche non salvate, allverto chiede conferma). Nell'elenco, Modifica … apre la stessa cosa come popup. Le modifiche a righe e prezzi valgono dalla consegna successiva (campo Prossima consegna); gli ordini già generati restano invariati. La cronologia registra le variazioni di prezzo.
• Sospendi → Fino a nuovo avviso o Fino a una data …. Con una data, l'abbonamento riprende poi automaticamente. Riprendi termina subito la pausa.
• Disdici → A una data … (ultimo giorno di consegna) o Termina subito …. Revoca disdetta annulla una disdetta.
• Apri ultimo ordine, Apri cliente, Duplica ….

Sospendere, riprendere e revocare funzionano anche per più abbonamenti contemporaneamente.

#Indicatori e problemi

In alto la pagina mostra Abbonamenti attivi, Ricorrente mensile (lordo), Consegne nei prossimi 7 giorni e In pausa. Le viste Attivo, Consegna entro 7 giorni, Con problema, In pausa, Disdetto, Terminato e Tutti filtrano l'elenco. Se nel frattempo un articolo dell'abbonamento è stato archiviato, la consegna viene saltata e l'abbonamento viene segnato in giallo con Problema: sostituisci la riga e riprenderà a funzionare. Gli abbonamenti disdetti e terminati appaiono in grigio.

#Domande frequenti

#È lo stesso dell'abbonamento allverto della mia azienda?

No. Qui si tratta degli abbonamenti che tu offri ai tuoi clienti. Il tuo abbonamento allverto lo trovi in Registrare l'azienda, periodo di prova e abbonamento.

#Dove vedo da quale abbonamento proviene un ordine?

Nell'ordine compare l'indicazione «Da abbonamento AB-…» e nell'elenco ordini ci sono la colonna N. abbonamento e il filtro Da abbonamento. Nella finestra del cliente tutti i suoi abbonamenti sono nella scheda Abbonamenti.