Trigger, condizioni e azioni

Questa pagina elenca tutto ciò che puoi impostare in un'automazione. Come creare una regola è spiegato in Creare un'automazione.

#Trigger («Quando»)

#Pianificato: ogni oggetto una sola volta

Le regole pianificate hanno l'interruttore Ogni oggetto una sola volta. Così, ad esempio, un cliente riceve un'e-mail di promemoria una sola volta, anche se corrisponde di nuovo a ogni esecuzione. Per le regole mensili con un Giorno del mese superiore a 28, nei mesi più corti la regola viene eseguita l'ultimo giorno.

#Condizioni («E solo se»)

Le condizioni funzionano come i filtri degli elenchi: scegli il campo, scegli il confronto, inserisci il valore. I campi disponibili dipendono dall'oggetto, ad esempio:

• Ordine: Stato, Numero ordine, Canale, Piattaforma, Importo lordo/netto, Ricevuto, Pagato il, Numero ordine esterno, Nota, Da abbonamento, Con fattura, Paese di consegna, CAP, Città, Metodo di spedizione, Metodo di pagamento, Magazzino di spedizione, Peso (g), Interamente disponibile presso il fulfiller, Numero di posizioni, Numero di articoli (pezzi), Contiene articolo (n./nome), Contiene articolo della categoria, Contiene articolo con valore caratteristica, Cliente (nome/azienda/n.), E-mail cliente, Tipo di cliente, Gruppo di clienti, Ordini del cliente (numero), Etichetta (colore del documento), Stato del documento, Trattenuto, Priorità.
• Cliente: Tipo di cliente, Numero cliente, Nome/azienda, E-mail, Paese, Città, Gruppo di clienti, Categoria di clienti, Etichetta, Bloccato, Partita IVA, Cliente dal, Numero di ordini, Fatturato lordo, Ultimo ordine, Giorni dall'ultimo ordine.
• Articolo: Codice articolo, Nome articolo, Stato articolo, Categoria, Marchio, Valore caratteristica, Prezzo di vendita lordo, Articolo a magazzino, Creato il, Giacenza, Disponibile, Punto di riordino, Sotto il punto di riordino, Giorni alla prossima data di scadenza (giacenza). Con Pianificato (giornaliero) e «Giorni alla prossima data di scadenza» crei un avviso «data di scadenza in arrivo».
• Documento: Tipo di documento, Stato, Numero documento, Importo lordo/netto, Data documento, Scade il, Scaduta, Livello di sollecito, Numero ordine, Canale dell'ordine, Cliente, Gruppo di clienti, Paese.
• Ordine d'acquisto: Stato, Numero ordine d'acquisto, Fornitore, Magazzino, Importo netto, Previsto il.
• Fattura passiva (solo Pianificato): Numero fattura del fornitore, Numero interno, Fornitore, Stato di registrazione (Registrata/Contabilizzata), Stato di pagamento, Data fattura, Scade il, Nota, Ricorrente, Giorno della fattura raggiunto in questo mese, Duplicata da un'automazione, Importo lordo/netto, Importo aperto.
• Reso: Stato, Numero reso, Motivo, Pezzi, Importo del rimborso, Origine (manuale, shop/marketplace, portale resi), Canale dell'ordine, Valore merce del reso, Rimborsato dal canale, Numero ordine, Paese di consegna dell'ordine, Cliente.

#Azioni («Allora»)

#Fatture passive ricorrenti (affitto, leasing, abbonamenti)

Per le fatture che arrivano uguali ogni mese esiste il modello Duplicare ogni mese la fattura passiva ricorrente e preparare il pagamento:

1. Apri la fattura passiva (ad es. l'affitto di settembre) e in Ricorrente attiva Fattura ricorrente (mensile). La fattura dovrebbe essere registrata e per il fornitore deve essere indicato un IBAN (o un indirizzo PayPal).
2. In Impostazioni → Automazioni crea il modello con Da modello. Viene eseguito ogni giorno alle 6 per tutte le fatture passive con Ricorrente = sì e Giorno della fattura raggiunto in questo mese = sì.
3. In Duplicare la fattura passiva adatta il Numero fattura della copia (predefinito {{eingangsrechnung.nummer}}-{{zeitraum.nummer}}, ad es. «MIETE-2026-10») e, se vuoi, la Nota della copia (ad es. «Affitto {{zeitraum.monat}}»).
4. In Notifica in allverto scegli il ruolo che deve pagare (ad es. Contabilità), oppure rimuovi l'azione.
5. Testa la regola con Prova sulla fattura e poi attivala. Le nuove automazioni sono sempre disattivate finché non le attivi.

In questo modo, nel giorno della fattura di ogni mese nasce una copia registrata (data fattura = giorno dell'esecuzione, scadenza con lo stesso termine di pagamento dell'originale) e il suo importo compare in Finanze → Pagamenti in uscita come Approvato. La distinta di pagamento continua a crearla e inviarla alla banca una persona con il permesso per i pagamenti in uscita: allverto non effettua mai bonifici in autonomia.

• Per regola, fattura e mese nasce al massimo una copia, anche se la regola viene eseguita più spesso o la esegui manualmente. Lascia quindi disattivato Ogni oggetto una sola volta.
• Le copie non vengono duplicate ulteriormente; il modello resta la fattura originale. Se l'importo cambia (ad es. aumento dell'affitto), disattiva Ricorrente sulla vecchia fattura e attivalo sulla nuova.
• I file del documento e il riferimento all'ordine d'acquisto non vengono copiati. Nella finestra della copia è indicato da quale fattura e per quale mese è stata creata.
• Può creare, modificare e attivare una regola di questo tipo solo chi può registrare fatture passive (per Duplicare la fattura passiva) o autorizzarle al pagamento (per Creare il pagamento in uscita).

Le azioni vengono eseguite una dopo l'altra; se una non riesce, le altre vengono eseguite comunque. Etichette e stati delle pratiche si gestiscono in Vendite → Impostazioni (Colori dei documenti e Stati e modelli di testo). Testi, e-mail e webhook sono spiegati in Segnaposto, e-mail e webhook.