Saisir, comptabiliser et payer les factures fournisseurs

Les factures fournisseurs sont les factures de vos fournisseurs – vos dettes. Vous les saisissez comme une commande avec un tableau de lignes, les modifiez aussi souvent que vous le souhaitez et les comptabilisez lorsque tout est correct. Les factures comptabilisées sont verrouillées, exportées et peuvent être validées pour paiement.

Vous les trouverez sous Finances → Factures fournisseurs ou sous Achats → Factures fournisseurs.

#Avant de commencer

• La consultation nécessite le droit Consulter les données financières (le Responsable des achats l'a aussi).
• Le Propriétaire, Administration et Comptabilité peuvent saisir et comptabiliser (droit Enregistrer des paiements, rapprocher les relevés, relancer et saisir les factures fournisseur).
• Valider pour paiement et créer des paiements sortants nécessite le droit Valider des factures fournisseur pour paiement et créer des paiements sortants (virements SEPA) (Administration, Comptabilité).
• Seuls le Propriétaire et Administration peuvent déverrouiller des factures comptabilisées pour correction (droit Déverrouiller des factures fournisseur comptabilisées pour correction).
• Le fournisseur doit exister (voir Fournisseurs). Pour les virements, il lui faut un IBAN.

#Déroulement

Si une facture comptabilisée reste ouverte au-delà de sa date d'échéance, le statut indique en plus en retard (rouge).

#La liste

En haut figurent Dettes ouvertes, dont en retard, échéance sous 7 jours et pas encore comptabilisées. Dans la barre d'outils, vous choisissez la Période et sous Affichage Ouvertes uniquement, Non comptabilisées ou Toutes. Sous la liste, vous voyez les Lignes de la facture fournisseur sélectionnée.

Par clic droit, vous accédez à Ouvrir, Dupliquer… (crée une nouvelle facture avec les mêmes lignes, p. ex. pour les factures récurrentes), Comptabiliser, Valider pour paiement…, Créer un paiement sortant…, Enregistrer un paiement et Comptabiliser l'escompte.

#Saisir une facture fournisseur

1. Cliquez sur Saisir une facture fournisseur.
2. Choisissez le Fournisseur et saisissez le Numéro de facture du fournisseur.
3. Indiquez la Date de facture, éventuellement la Date de prestation, et Échéance le. Vide signifie : échéance selon les conditions de paiement du fournisseur.
4. Facultatif : Escompte % et Jours d'escompte ainsi que la Commande fournisseur à laquelle appartient la facture.
5. Avec une commande fournisseur, choisissez sous Saisir en tant que si vous reprenez les Lignes : quantité livrée (réception de marchandises), les Lignes : quantité commandée ou uniquement les Montants par taux de TVA. Les quantités déjà facturées dans d'autres factures sont déduites.
6. Sans commande fournisseur, saisissez les Montants HT par taux de TVA (saisie rapide) – ils deviennent des lignes de texte libre.
7. Cliquez sur Saisir et ouvrir. La facture reçoit son propre numéro (ER-…) et s'ouvre dans une fenêtre.

#Importer une facture électronique

Si votre fournisseur vous envoie une XRechnung (XML, CII ou UBL) ou un PDF ZUGFeRD/Factur-X, vous n'avez rien à ressaisir :

1. Cliquez sur Importer une facture électronique et choisissez le fichier (XML ou PDF, jusqu'à 10 Mo).
2. allverto lit la facture et l'affiche sous forme lisible – vendeur, acheteur, lignes, remises, majorations, paiement et Montant payé.
3. allverto reconnaît le Fournisseur grâce au numéro de TVA, à l'IBAN ou au nom ; il propose la Commande fournisseur (facultatif) si le numéro de commande figure dans la facture. Vérifiez les deux et modifiez-les si nécessaire.
4. Créez la facture. Elle est ensuite disponible au statut Saisie avec toutes ses lignes – vérifiez et comptabilisez comme d'habitude.

Le fichier original est archivé sans modification ; dans la fenêtre, vous ouvrez à tout moment la vue lisible de la facture électronique.

#Modifier les lignes

Dans la fenêtre, vous modifiez directement l'en-tête et les lignes – comme pour une commande :

• Ajouter un article (les articles du fournisseur figurent en haut, avec le prix d'achat), Texte libre ou Montant par taux de TVA pour la saisie rapide.
• Dans le tableau, cliquez dans une cellule pour modifier Quantité, Unité, PA HT, Remise %, TVA, Compte général ou Centre de coûts. Un compte général vide signifie : compte par défaut des paramètres financiers.
• Sélectionnez plusieurs lignes comme dans l'Explorateur ; via la barre de sélection, définissez le Compte général / centre de coûts pour toutes ou supprimez-les. Vous déplacez, élargissez, affichez et masquez les colonnes via Colonnes.
• Avec une référence de commande, Depuis BE-… reprend à nouveau la quantité livrée ou commandée. À droite, Comparaison avec BE-… affiche par article les quantités commandées, livrées et facturées – une quantité facturée supérieure à la quantité livrée est signalée.
• Sous Totaux, vous voyez le HT et la TVA déductible par taux de TVA, compte général et centre de coûts – c'est ainsi que la facture entre dans l'export DATEV.
• Avec Enregistrer ou Ctrl+S, vous enregistrez les modifications. À la fermeture, la fenêtre signale les modifications non enregistrées.

#Archiver la pièce originale

Sous Pièce, vous archivez la facture du fournisseur au format PDF ou image (jusqu'à 10 Mo) et la rouvrez à tout moment. Pour les factures comptabilisées, vous pouvez ajouter des pièces ultérieurement, mais plus les supprimer.

#Factures en devise

Si un fournisseur, p. ex. des États-Unis ou de Suisse, facture dans sa devise, réglez la devise sous Devise dans la fenêtre de la facture saisie. Cours (1 EUR =) est prérempli avec le dernier cours BCE ; si vous ne saisissez pas de cours, allverto utilise à l'enregistrement le cours BCE à la date de la facture. Les positions, totaux et montant ouvert sont alors affichés dans cette devise, les totaux de la liste en euros. L'export DATEV convertit en euros au cours de la facture. Les virements SEPA n'existent qu'en euros – réglez les factures en devise par PayPal ou manuellement et saisissez le paiement.

#Comptabiliser

Si tout est correct, cliquez sur Comptabiliser dans la fenêtre – ou sélectionnez plusieurs factures dans la liste et cliquez sur Comptabiliser dans la barre de sélection. Les factures comptabilisées sont verrouillées : en-tête, lignes et montants ne peuvent plus être modifiés, la facture ne peut plus être supprimée, seulement annulée.

#Corriger une facture comptabilisée

Si quelque chose s'avère faux après la comptabilisation, un Propriétaire ou l'Administration clique dans la fenêtre sur Déverrouiller pour correction… et saisit un Motif (obligatoire). La facture repasse au statut Saisie et peut être modifiée ; le motif, l'utilisateur et l'heure figurent dans l'Historique et dans le journal des modifications. Après la correction, comptabilisez-la à nouveau. Dans l'export DATEV, cela crée une contre-passation dans le mois du déblocage et une nouvelle écriture au plus tôt dans le mois en cours – la période déjà exportée reste inchangée.

#Valider pour paiement et payer

1. Sélectionnez des factures comptabilisées et cliquez sur Valider pour paiement… (ou dans la fenêtre sur Valider pour paiement…).
2. Laissez Déduire l'escompte tant que le délai court activé – la date de paiement (Payer le) est alors la date limite d'escompte, sinon l'échéance. Pour une facture unique, vous pouvez saisir un Montant partiel. Sous Paiement par, choisissez virement SEPA ou PayPal (si le fournisseur a les deux), et sous Libellé du virement un texte personnalisé (vide = automatique).
3. Avec Créer un paiement sortant, vous générez le fichier de virements SEPA – ici depuis la liste ou de manière groupée sous Paiements sortants.
4. Dès que le débit apparaît sur le relevé, le Rapprochement des paiements l'affecte grâce à la référence du virement – la facture est alors Payée (l'escompte est comptabilisé en même temps).

Sans relevé, vous comptabilisez un paiement par clic droit → Enregistrer un paiement ou Comptabiliser l'escompte. Vous annulez les paiements comptabilisés dans la fenêtre sous Écritures. Sous Compte de trésorerie (DATEV), indiquez par quel moyen le paiement a été fait (p. ex. le compte PayPal ou de la carte de crédit) ; vide, l'export DATEV comptabilise sur la banque, et sur le compte de caisse pour un paiement en espèces.

#Dupliquer automatiquement les factures récurrentes

Si une facture arrive à l'identique chaque mois (loyer, leasing, abonnement logiciel), vous n'avez pas à la ressaisir à chaque fois :

1. Ouvrez la facture et, à droite sous Récurrente, activez Facture récurrente (mensuelle). Cela fonctionne aussi pour les factures comptabilisées et figure dans l'Historique.
2. Sous Paramètres → Automatisations, créez avec À partir d'un modèle l'automatisation Dupliquer chaque mois la facture fournisseur récurrente et préparer le paiement, vérifiez-la avec Tester et activez-la.

À partir du mois suivant, allverto crée une copie le jour de la facture – même fournisseur, mêmes lignes et montants ; la date de facture est le jour de l'exécution et l'échéance est décalée selon le délai de paiement précédent. La copie est comptabilisée et validée pour paiement ; une personne habilitée crée et envoie ensuite le lot de paiements sous Paiements sortants. Aucun virement n'est jamais effectué automatiquement. Au maximum une copie par mois est créée par facture. Vous trouverez les détails sous Déclencheurs, conditions et actions.

#Annuler et supprimer

• Supprimer n'est possible que pour les factures saisies sans paiements (p. ex. créées par erreur).
• Annuler avec un motif est possible sans paiements comptabilisés et sans validation de paiement en cours – la facture reste visible. Si elle était comptabilisée, l'export DATEV passe la contre-passation dans le mois de l'annulation.