Importer un relevé et affecter les paiements

Avec le rapprochement des paiements, vous n'avez plus à comptabiliser les encaissements un par un : les opérations arrivent automatiquement de votre banque et de vos prestataires de paiement ou via un fichier de relevé, allverto propose pour chaque opération la facture correspondante et vous confirmez. Les paiements sortants sont affectés de la même manière aux factures fournisseurs.

Vous le trouverez sous Finances → Rapprochement des paiements – c'est la première page de l'espace Finances.

#Avant de commencer

• La consultation nécessite le droit Consulter les données financières ; importer, récupérer et affecter nécessite Enregistrer des paiements, rapprocher les relevés, relancer et saisir les factures fournisseur (Propriétaire, Administration, Comptabilité).
• Les opérations arrivent dans le rapprochement de deux façons :
  • Automatiquement depuis des comptes bancaires connectés (FinTS/HBCI, EBICS, XS2A) et des prestataires de paiement (PayPal, Mollie, Amazon Pay) – voir Connecter prestataires de paiement et comptes bancaires.
  • Sous forme de fichier que vous téléchargez dans la banque en ligne ou chez le prestataire de paiement :

Un fichier ne doit pas dépasser 650 Ko – sinon, choisissez une période plus courte. Décompressez d'abord les archives ZIP et choisissez le fichier XML.

#Étape par étape

1. Récupérez les nouvelles opérations :
   • Les comptes connectés sont interrogés automatiquement selon leur intervalle de récupération. Manuellement, utilisez Rapprocher → Récupérer les opérations : … ou Récupérer tous les comptes.
   • Pour un fichier, cliquez sur Importer, faites glisser le fichier dans la zone (ou cliquez dedans) et confirmez. Le Format est réglé sur Détection automatique – ne le réglez manuellement qu'en cas de problème. Les opérations déjà importées sont ignorées – vous pouvez donc importer à nouveau le même fichier sans risque.
2. La liste affiche toutes les opérations au statut Ouvert. La colonne Affectation / proposition indique quelle facture allverto a reconnue et avec quelle certitude (taux de correspondance). Les opérations plus anciennes se chargent au fil du défilement ; le pied de tableau indique le nombre total de résultats. La recherche trouve les opérations par nom, libellé, référence, IBAN ou montant (p. ex. « 119,00 »), y compris celles qui ne sont pas encore chargées. Vous pouvez trier par date de comptabilisation, montant, nom, libellé, statut et frais.
3. Si des opérations ont une proposition à partir de 85 %, un avis vert avec Confirmer toutes les propositions sûres apparaît en haut – un clic les affecte toutes. Vous confirmez les opérations individuelles par clic droit → Confirmer la proposition. Cela fonctionne pour jusqu'à 1 000 opérations à la fois, y compris celles qui ne sont pas encore chargées dans la liste.
4. Ouvrez les autres opérations par double-clic (ou clic droit → Affecter …) : vérifiez la proposition ou recherchez vous-même la facture ou la facture fournisseur et cliquez sur Affecter. Un paiement peut être réparti sur plusieurs factures ; indiquez aussi l'escompte et les frais – l'affectation n'est possible que s'il ne reste plus de solde.
5. Marquez avec Ignorer les opérations qui ne concernent aucune facture (p. ex. le loyer).

Pour les comptes connectés avec l'option Affecter automatiquement les propositions sûres, allverto effectue déjà l'étape 3 lors de la récupération.

#Comment naissent les propositions

allverto compare chaque opération avec les postes ouverts :

• numéro de document dans le libellé du virement,
• montant (également déduction faite de l'escompte),
• nom de la contrepartie ou un IBAN connu.

allverto reconnaît les débits issus de vos propres lots de paiements (voir Paiements sortants) à la Référence du virement (p. ex. ZL-2026-00003-1) et au montant – ces propositions sont sûres (100 %). Lors de l'affectation, un escompte déduit est également comptabilisé ; la facture fournisseur est ensuite Payée et le virement Rapproché. Si vous annulez l'affectation, le virement repasse à Viré. Les factures fournisseurs ne sont proposées qu'une fois comptabilisées.

allverto peut solder automatiquement de petits écarts lors de la confirmation – réglez la Tolérance du rapprochement des paiements sous Finances → Paramètres → DATEV et comptes. Après de nouvelles factures, obtenez des propositions actualisées avec Rapprocher → Recalculer les propositions d'affectation.

allverto reconnaît les crédits issus d'un prélèvement groupé grâce à la référence de bout en bout et les comptabilise comme paiement de la facture concernée. Les frais transmis par PayPal, Stripe ou Amazon Pay (ou calculés selon la règle de frais du prestataire) figurent séparément sous Frais de paiement – la facture est néanmoins entièrement payée.

#Devises, frais de relance et trop-perçus

• Devises : une opération en euros sur une facture en USD, CHF, etc. est comparée à la valeur en euros de la facture (cours de la facture) – avec une certaine marge pour les variations de cours. Dans la boîte de dialogue, la valeur en euros s'affiche sous le montant ouvert ; vous saisissez le montant en euros. S'il est dans la marge, la facture est ensuite entièrement payée et l'export DATEV comptabilise l'écart de change. Une opération en devise ne correspond qu'aux pièces de la même devise.
• Frais de relance et intérêts : si un client paie, comme demandé dans la relance, montant ouvert + frais + intérêts, allverto propose la facture avec les frais de relance. Dans la boîte de dialogue, Frais de relance et intérêts payés apparaît sous la facture – la facture est soldée avec le montant ouvert, les frais et intérêts vont séparément sur les comptes Frais de relance et Intérêts de retard (Paramètres → Finances & DATEV).
• Trop-perçu : si l'opération dépasse le montant ouvert, cochez Laisser le trop-perçu … en avoir du client. Le solde apparaît ensuite comme avoir sous Postes ouverts et peut être remboursé ou imputé. Si le numéro de facture figure dans le libellé, allverto le propose de lui-même.
• Compte général : les parties d'une opération sans pièce (p. ex. frais bancaires, intérêts) se comptabilisent avec Comptabiliser sur un compte général sur le compte de votre choix – avec montant et libellé. Une opération sans aucune pièce peut aussi être affectée ainsi.

Si vous annulez l'affectation, allverto extourne aussi ces écritures.

#Filtrer et corriger

• Dans la barre d'outils, choisissez le Statut (Ouvert, Affecté, Ignoré, Tous) et un Relevé précis. Via Colonnes, vous affichez notamment IBAN, Référence et Frais.
• Vous annulez une affectation erronée via Annuler l'affectation. Le paiement est alors annulé sur la facture et l'opération est de nouveau ouverte.
• Vous récupérez les opérations ignorées avec Rouvrir.
• Vous supprimez un relevé entier via l'icône de corbeille dans la liste Relevés bancaires à droite – uniquement tant que rien n'en a été affecté.