Export DATEV

Avec l'export DATEV, vous transmettez à votre conseiller fiscal toutes les écritures d'une période dans un fichier qu'il peut importer directement dans DATEV (lot d'écritures au format EXTF pour DATEV Rechnungswesen ou DATEV Unternehmen online). Vous le trouverez sous Finances → Export DATEV (groupe Export et déclarations) avec les onglets Lot d’écritures, Pièces, Historique des exports et Contrôle fiscal (voir Export pour le contrôle fiscal).

#Avant de commencer

• Le Propriétaire, Administration et Comptabilité peuvent exporter (droit Exécuter l'export DATEV). Sans ce droit, l'entrée de menu est masquée.
• Configuration unique : Finances → Paramètres → DATEV et comptes (ou Modifier à côté de Paramètres DATEV dans l'export). Votre conseiller fiscal vous communique les valeurs :

En dessous, vous définissez les comptes : Banque et comptes de tiers (banque, débiteur collectif, créancier collectif), Produits (19 %, 7 %, 0 %, livraison intracommunautaire, exportation, autoliquidation, petite entreprise, OSS), Charges (factures fournisseurs), Escompte et passage en perte par taux (escomptes accordés 19 %, 7 %, exonérés et pour livraisons intracommunautaires, escomptes obtenus 19 %, 7 % et sans TVA déductible, pertes sur créances 19 %, 7 % et sans TVA) ainsi que Écarts de change, frais de relance et intérêts. Comptes standard remplit tous les comptes avec les propositions DATEV du plan comptable.

Sous Comptes de produits par pays (OSS), vous définissez pour les ventes soumises à la TVA d'un autre pays de l'UE (OSS, seuil de livraison dépassé, entrepôt à l'étranger) un compte de produits propre par pays et taux de TVA. Sans compte propre, le compte collectif OSS s'applique, sinon la proposition DATEV (8320 en SKR03, 4320 en SKR04). Le pays et le taux figurent en outre dans les champs UE du lot d'écritures.

#Étape par étape

1. Ouvrez Finances → Export DATEV.
2. Sous Période (date de pièce), choisissez la période – le dernier mois est présélectionné. Si vous gérez plusieurs sociétés avec leur propre comptabilité, choisissez à côté l'Entreprise.
3. Sous Statut de transfert, choisissez Non transférés si le fichier ne doit contenir que des pièces qui n’ont encore figuré dans aucun export DATEV. Tous prend toutes les pièces de la période, Transférés uniquement celles déjà transférées (p. ex. pour un fichier perdu).
4. Sous Contenu, choisissez ce qui doit figurer dans le fichier : Factures clients, Avoirs et annulations, Paiements clients, Factures fournisseurs, Paiements fournisseurs, Caisse. Le nombre d'écritures s'affiche à côté de chaque élément.
5. Sous Exporter en plus, vous pouvez cocher Joindre les images des pièces et Données de base débiteurs/créanciers (voir ci-dessous). Vous obtenez alors un ZIP au lieu d’un fichier CSV.
6. Vérifiez l'aperçu : pour chaque contenu, le nombre de Mouvements et le Solde (débit − crédit). Tenez compte des avis jaunes en dessous (voir ci-dessous).
7. Cliquez sur Télécharger le fichier DATEV ou Télécharger le paquet DATEV (ZIP) et transmettez le fichier à votre conseiller fiscal. L’export apparaît ensuite dans l’Historique des exports et les pièces qu’il contient sont considérées comme transférées.

#Statut de transfert et historique des exports

allverto mémorise les pièces contenues dans chaque export téléchargé. Une pièce est une facture, un avoir ou une facture fournisseur, un paiement ou une journée de caisse.

• L’onglet Pièces affiche toutes les pièces de la période avec la colonne Statut de transfert : Transférée le … ou Non transférée. Au-dessus, vous filtrez par période, société et statut de transfert, comme dans le lot d’écritures. La colonne Image indique s’il existe un PDF ou un fichier pour la pièce.
• Au-dessus du contenu, vous voyez combien de pièces de la période ont déjà été transférées.
• L’onglet Historique des exports liste chaque export avec l’heure, la période, le contenu, les options, le nombre d’écritures, de pièces et de fichiers, l’utilisateur, le nom du fichier et la somme de contrôle (SHA-256). Vous pouvez ainsi prouver à tout moment quel fichier a été remis à votre conseiller fiscal.

#Images des pièces et données de base

• Joindre les images des pièces : en plus du lot d’écritures, le ZIP contient les PDF archivés des factures clients et des avoirs, les fichiers des factures fournisseurs (PDF, image ou facture électronique) et un document.xml (interface XML DATEV). Le lien de chaque écriture renvoie à son image (BEDI). Votre conseiller fiscal charge le ZIP dans DATEV Unternehmen online ; écritures et images sont alors liées. Un paquet peut contenir au maximum 300 Mo d’images – sinon, divisez la période.
• Données de base débiteurs/créanciers : un second fichier EXTF (débiteurs/créanciers) avec nom, adresse, coordonnées et numéro de TVA de tous les comptes de tiers présents dans l’export. Les coordonnées bancaires ne sont pas transmises. Avec un débiteur collectif ou un créancier collectif, la partie correspondante est omise.

#Comment allverto comptabilise

• Les escomptes et passages en perte sur les factures de vente sont répartis proportionnellement par taux comme la facture et comptabilisés sur le compte du taux correspondant (p. ex. SKR03 8736 pour 19 %, 8731 pour 7 %, 8743 pour les livraisons intracommunautaires, 2406/2401 pour les pertes sur créances). DATEV corrige ainsi correctement la TVA ; les opérations exonérées restent sans correction. Pour les ventes avec la TVA d'un autre pays de l'UE (OSS), la réduction de produits va sur le compte de produits de ce pays. Les escomptes obtenus sur les factures fournisseurs sont répartis de la même façon par taux de TVA déductible.
• Les factures fournisseurs sont comptabilisées à la date de facture dès qu'elles sont comptabilisées dans allverto. Si une facture comptabilisée est annulée ou débloquée pour correction, une contre-passation est passée dans le mois de l'annulation ou du déblocage. Une période déjà exportée reste donc inchangée. Une facture corrigée et de nouveau comptabilisée apparaît au plus tôt dans le mois en cours.
• Devises : allverto convertit les pièces et paiements en devise en euros au cours de la pièce. Si une facture en devise est payée en euros, allverto comptabilise la banque avec le montant réellement payé et l'écart sur les comptes Gains ou Pertes de change.
• Les paiements fournisseurs sont comptabilisés sur le compte de trésorerie indiqué lors de la saisie du paiement (p. ex. PayPal, carte de crédit), sur le compte de caisse pour les paiements en espèces, sinon sur la banque.
• Les écritures sur comptes généraux issues du rapprochement des paiements (frais de relance et intérêts payés, comptes libres) figurent sous Paiements débiteurs : banque au compte concerné.

#Avis dans l'aperçu

#Questions fréquentes

#Quel compte client est utilisé ?

Avec Par client, le numéro de compte client de la fenêtre client. Les clients sans numéro de compte client sont imputés au Client collectif. allverto attribue automatiquement les numéros de compte client via la plage de numéros « Débiteurs » (voir Plages de numéros).

#Puis-je exporter deux fois la même période ?

Oui, le fichier est généré à nouveau à chaque fois. Pour que les écritures ne soient pas importées en double, choisissez Non transférés sous Statut de transfert : seules les pièces qui n’ont encore figuré dans aucun export sont reprises (p. ex. des factures fournisseurs saisies plus tard). Les annulations et corrections de factures fournisseurs ne modifient plus une période déjà exportée – elles sont reprises comme contre-passation dans le mois de l'annulation.

#De quel format de fichier s'agit-il exactement ?

Un fichier CSV au format DATEV « EXTF Buchungsstapel » (lot d'écritures) avec le jeu de caractères Windows (Windows-1252). Les factures sont comptabilisées TTC sur des comptes automatiques – DATEV calcule la taxe. Ne l'ouvrez pas et ne l'enregistrez pas dans Excel : cela peut modifier le format. Avec les images des pièces ou les données de base, vous obtenez un ZIP contenant le lot d’écritures, le fichier de données de base (EXTF débiteurs/créanciers), le document.xml et les fichiers des pièces.