Créer et envoyer une commande fournisseur

Vous gérez les commandes passées à vos fournisseurs sous Achats → Commandes fournisseurs. Une commande s'ouvre dans une fenêtre – comme les commandes clients et les articles – et s'y modifie directement : fournisseur, date de livraison, entrepôt, note, lignes avec quantité et PA. Enregistrer (ou Ctrl+S) applique les modifications, Annuler les modifications les annule ; si vous fermez la fenêtre avec des modifications non enregistrées, allverto vous le demande.

#Avant de commencer

Peuvent consulter les commandes les personnes dont le rôle dispose du droit Consulter achats, fournisseurs et commandes fournisseur. Créer, modifier et envoyer nécessite Créer des commandes fournisseur, comptabiliser la réception Enregistrer des mouvements de stock, valider le droit Valider des commandes fournisseur (voir ci-dessous).

#Statut d'une commande

Un brouillon soumis à validation est également en lecture seule – d'abord Retirer la demande de validation.

#La liste

Dans la barre latérale gauche, sous Commandes fournisseur, se trouvent les filtres comme dans JTL-Wawi : Ouvertes, À valider (uniquement si quelque chose attend une validation – avec compteur), Livrées partiellement, Livrées entièrement et Annulées ; les onglets au-dessus de la liste proposent en plus Terminées et Toutes. Le filtre Fournisseur restreint la liste. Colonnes, entre autres : Commande, Fournisseur, Dropshipping (numéro de commande), Créée, Date de livraison (en retard en rouge), Livré (uniquement la marchandise comptabilisée sur les lignes – les cas à clarifier comptent une fois entrés en stock), Total HT (dans la devise de la commande), Facturé (factures fournisseur de la commande ; en jaune si elles s'écartent à la hausse ou à la baisse du total incluant remise, supplément petite quantité et frais de port), Statut, AR et Relances de livraison. Les commandes en retard sont en outre colorées ; tous les retards d'un coup d'œil sous Retards.

Si vous sélectionnez plusieurs commandes, le bouton Sortie (imprimer, e-mail, enregistrer …) apparaît en bas.

#Lignes sous la liste

Sous la liste, vous voyez les Lignes de la dernière commande sélectionnée : en-tête avec numéro de commande, fournisseur, date, date de livraison, entrepôt et total, puis n° d'article, n° d'article fournisseur, libellé, commandé, livré, ouvert, unité, PA HT et montant. Via Affichage → Afficher les lignes en bas, vous activez ou désactivez l'aperçu ; la hauteur se règle avec le séparateur, un double-clic ou Ctrl+I le replie. Clic droit sur une ligne : Ouvrir l'article, Ajouter à la liste d'achats (p. ex. pour recommander la quantité ouverte), Copier la valeur.

#Étape par étape

1. Sous Achats → Commandes fournisseurs, cliquez sur Nouvelle commande fournisseur (aussi dans le menu Achats → Créer ou par clic droit sur un fournisseur → Nouvelle commande …).
2. Choisissez le Fournisseur. Les lignes ne peuvent être ajoutées qu'une fois le fournisseur choisi.
3. Ajoutez les lignes via Ajouter un article… – les articles avec article fournisseur figurent en haut. La quantité et le PA HT proviennent de l'article fournisseur et sont modifiables. Sans prix d'achat propre, les paliers de prix d'achat du fournisseur s'appliquent à la quantité commandée ; si vous modifiez la quantité, la fenêtre propose à nouveau le prix du palier tant que vous n'avez pas modifié le prix à la main. Les prix d'achat ont jusqu'à 4 décimales (p. ex. 0,0123 € pour la petite visserie) ; le total de ligne est arrondi au centime. Si une quantité est inférieure à la quantité minimale ou ne correspond pas au conditionnement, un avis apparaît.
4. Choisissez la Date de livraison prévue et, sous Livrer à, l'entrepôt de destination – l'Entrepôt de destination par défaut du fournisseur est présélectionné, sinon l'entrepôt par défaut. Une Note (p. ex. horaires de livraison) figure en bas de la commande.
5. Cliquez sur Créer le brouillon. Si le montant minimal de commande du fournisseur n'est pas atteint, allverto indique combien il manque.
6. Envoyez la commande depuis la fenêtre de commande :
   • Commander par e-mail – part en PDF à l'interlocuteur par défaut du fournisseur (champ À, avec Message personnel facultatif), bouton Envoyer la commande. La commande est ensuite considérée comme commandée et l'e-mail figure dans l'onglet Messages du fournisseur.
   • Ou ouvrez ou téléchargez le PDF, envoyez-le vous-même puis Marquer comme commandé.

#La fenêtre de commande

À gauche figurent l'en-tête (Fournisseur avec votre numéro client, Date de livraison, Livrer à) et les Lignes. À droite, selon la commande, vous trouvez :

• Conditions – valeur marchandise, remise issue des paliers de remise, supplément petite quantité, frais de port et Total HT issus des conditions du fournisseur.
• TVA – absente pour un fournisseur exonéré de TVA.
• Accusé de réception du fournisseur – voir ci-dessous.
• Retard et relances de livraison – lignes en retard, relances envoyées et Envoyer une relance de livraison.
• Frais d'approche et prix de revient – voir ci-dessous.
• Réceptions – réceptions comptabilisées avec bon de livraison et responsable.
• Note et Validation (historique).

En haut à droite : PDF et – pour les commandes partiellement ou entièrement livrées – Retour fournisseur… (voir Retours fournisseurs). En bas à gauche : Plus d'actions (les mêmes entrées que le menu contextuel) et Sortie.

#Quantités partielles (kg, l, m)

Les articles avec une unité divisible se commandent et se comptabilisent aussi en quantités partielles, par ex. 2,5 kg d'épices ou 12,5 m de tissu. Les unités divisibles sont kg, g, t, l, ml, cl, m, cm, mm, m² et m³ (l'unité est définie dans l'article). Les quantités ont alors jusqu'à 3 décimales – dans la commande, l'accusé de réception, la liste d'achats, les propositions de commande, la demande de prix, la réception de marchandises (aussi dans l'app entrepôt), les cas à clarifier et les retours fournisseur. Les articles en pce et autres unités restent des nombres entiers ; allverto refuse une quantité partielle avec un message.

La quantité minimale et le conditionnement de l'article fournisseur peuvent aussi être des quantités partielles pour les articles divisibles, par ex. un contenant de 0,5 kg. Un conditionnement de 1 vaut pour eux « pas de conditionnement » – les propositions sont alors arrondies à 0,001 au lieu de kg entiers. Pour un contenant de 1 kg, saisissez la quantité comme quantité minimale.

#Accusé de réception de commande (AR)

Dès que la commande est commandée, vous saisissez l'accusé de réception dans la section Accusé de réception du fournisseur avec Saisir l'AR : N° d'AR du fournisseur, Date de l'AR, Date de livraison confirmée, quantité, PA et date confirmés par ligne, ainsi qu'une Remarque. Avec les options Reprendre la date de livraison et Reprendre les prix, les valeurs confirmées sont reprises dans la commande. Le statut devient alors AR confirmé ou AR avec écart ; modification avec Modifier l'AR. Les dates confirmées comptent pour les Livraisons en retard.

#Frais d'approche et prix de revient

Dans la section Frais d'approche et prix de revient, vous saisissez avec Ajouter des frais le fret, la douane, l'emballage ou d'autres frais : Type de frais, Montant HT, Répartition (Selon la valeur, Selon la quantité ou Selon le poids) et éventuellement un Libellé. Le tableau affiche par article le PA, la Quote-part des frais, le Prix de revient et le PA moyen article. Lors de la réception, le prix de revient entre dans le PA moyen de l'article ; remise, supplément petite quantité et frais de port issus des conditions sont pris en compte automatiquement. Les frais saisis après la réception sont comptabilisés a posteriori par allverto pour la quantité livrée.

#Devise de commande et société commanditaire

À sa création, la commande reprend la Devise de commande du fournisseur avec le taux du jour (taux de la société sous Paramètres → Devises, sinon BCE) ainsi que la Société commanditaire du fournisseur. Lignes, totaux, PDF et modèle d'impression affichent les montants dans la devise de la commande ; la fenêtre de commande indique la devise et le taux. Expéditeur, logo, modèle d'impression et mise en page de l'e-mail proviennent de la société commanditaire. Pour le PA moyen, le prix de revient et la valeur du stock, allverto convertit la devise étrangère en EUR avec le taux de la commande, de même pour la proposition de facture fournisseur. Si vous changez de fournisseur dans un brouillon, devise, taux et société suivent le nouveau fournisseur. S'il n'existe pas de taux pour la devise, la commande ne peut pas être créée – saisissez d'abord un taux.

#Validation par les responsables

Avec la validation des commandes, une commande ne part qu'une fois validée par une personne habilitée. Le paramétrage se fait sous Achats → Paramètres → Validation des commandes fournisseurs :

• Validation requise : Désactivé, Toujours ou À partir d'un montant (champ À partir du montant HT, montant inclus).
• Seconde validation à partir d'un montant (interrupteur, montant sous Seconde validation à partir de (HT)) : les grosses commandes sont en outre validées par une autre personne.
• Validation de ses propres commandes autorisée (interrupteur) : désactivé par défaut (principe des quatre yeux) – la personne qui a créé ou soumis une commande ne la valide pas elle-même.
• Notifier aussi par e-mail (interrupteur) : uniquement si l'envoi d'e-mails est configuré.
• Par fournisseur : interrupteur Toujours une validation dans la fenêtre fournisseur sous Données générales → Paramètres (s'applique même si la validation est désactivée par ailleurs).

Peuvent valider les personnes dont le rôle dispose du droit Valider des commandes fournisseur (Propriétaire, Administration et le modèle de rôle Responsable des achats ; paramétrable sous Rôles et droits).

Déroulement

1. Créez un brouillon, puis Soumettre à validation … (avec message facultatif). Les personnes habilitées reçoivent une notification (cloche en haut à droite).
2. La commande apparaît dans la vue À valider avec Validation en attente (avec deux niveaux, ensuite Seconde validation en attente) et reste en lecture seule jusque-là.
3. La personne qui valide choisit Valider … (avec commentaire facultatif, aussi pour plusieurs commandes sélectionnées) ou Refuser … (le motif est obligatoire).
4. Refusée : la commande redevient un brouillon (Refusé), le motif figure en haut de la fenêtre de commande. Retravaillez-la et soumettez-la à nouveau.
5. Validé : Marquer comme commandé et Commander par e-mail sont maintenant disponibles. Auparavant, les deux sont bloqués – y compris pour les actions groupées et les automatisations.

Pour annuler une soumission ou une validation, choisissez Retirer la demande de validation. Si les lignes, quantités, prix ou le fournisseur changent sur une commande validée pas encore commandée, la validation expire – la fenêtre de commande le signale avant l'enregistrement. La note, la date de livraison et l'entrepôt n'ont aucune incidence. Qui a soumis, validé ou refusé et quand, avec commentaire, figure dans la section Validation de la fenêtre de commande et dans le journal des modifications.

#La marchandise est arrivée

Sur la commande, choisissez Réception dans l'application entrepôt (bouton en bas de la fenêtre de commande ou clic droit) – l'application entrepôt s'ouvre dans un nouvel onglet directement avec cette commande. Vous y scannez la marchandise et la comptabilisez, voir Comptabiliser la réception et Réception dans l'application entrepôt. Cela vaut pour les entrepôts standard et WMS. Les livraisons partielles et les surlivraisons sont possibles ; allverto compte la quantité livrée à partir des mouvements.

La marchandise que vous saisissez à la réception comme cas à clarifier ne compte pas comme livrée et n'entre pas dans le PA moyen. Ce n'est que lorsque vous entrez en stock le cas à clarifier qu'allverto intègre la quantité dans la moyenne avec le prix d'achat de la ligne de commande (sinon de l'article fournisseur).

Si le reliquat d'une commande partiellement livrée n'arrivera plus, choisissez Clôturer (ne plus attendre le reliquat). La commande est alors considérée comme livrée, et les quantités manquantes réapparaissent dans les propositions de commande.

Si la marchandise n'arrive pas à temps, relancez le fournisseur avec une relance de livraison – voir Livraisons en retard et relances de livraison. Si la marchandise est défectueuse ou erronée, renvoyez-la via un retour fournisseur.

#Dropshipping

Les commandes en dropshipping (livraison directe) sont créées à partir de commandes clients : le fournisseur livre directement le client, il n'y a pas de réception. Lignes, fournisseur et entrepôt proviennent de la commande client ; seule la note est modifiable. Dans la section Dropshipping, vous voyez la commande et l'adresse de livraison ; lorsque le fournisseur livre, saisissez avec Saisir l'expédition … le Numéro de suivi, le Transporteur et Expédié le – la commande client est alors considérée comme expédiée. Vous paramétrez l'automatisme, l'e-mail au fournisseur et la pièce jointe du bon de livraison sous Achats → Paramètres → Dropshipping ; les fournisseurs et articles en dropshipping sous Fournisseurs.

#Plus d'actions

Dans le menu contextuel de la liste (souvent aussi pour plusieurs commandes) et sous Plus d'actions dans la fenêtre de commande :

• Ouvrir, Modifier … (ouvre la fenêtre de commande)
• Document → Afficher le PDF, Télécharger le PDF
• Sortie – imprimer, e-mail, enregistrer, exporter, aperçu
• Commander par e-mail … (pour les commandes déjà commandées, Envoyer par e-mail …)
• Marquer comme commandé
• Soumettre à validation …, Valider …, Refuser …, Retirer la demande de validation – uniquement pour les brouillons nécessitant une validation
• Réception dans l'application entrepôt
• Clôturer (ne plus attendre le reliquat)
• Dupliquer … – nouveau brouillon avec les mêmes lignes
• Saisir une facture fournisseur … – préremplie avec fournisseur et commande, voir Factures fournisseurs ; nécessite le droit Enregistrer des paiements, rapprocher les relevés, relancer et saisir les factures fournisseur. La remise, le supplément petite quantité et les frais de port de la commande s'ajoutent en lignes séparées – uniquement dans la première facture fournisseur de la commande ; allverto convertit en EUR les commandes en devise étrangère avec leur taux
• Ouvrir le fournisseur
• Annuler … – uniquement les brouillons et les commandes commandées sans réception
• Supprimer le brouillon