Livraisons en retard et relances de livraison
Garder un œil sur les commandes fournisseurs en retard et relancer les fournisseurs par une relance de livraison – individuellement, pour plusieurs commandes ou automatiquement.
Sous Achats → Livraisons en retard, vous voyez toutes les commandes fournisseurs dont la marchandise est en retard. Depuis cette page, vous relancez les fournisseurs par une Relance de livraison envoyée par e-mail.
Quand une commande est-elle considérée comme en retard ?
Une commande figure dans la liste si elle est Commandé ou Livré partiellement, a encore une quantité ouverte et si la date d'une ligne ouverte est dépassée de plus que les Jours de grâce. La date prise en compte est :
- la date confirmée de la ligne issue de l'accusé de réception de commande (AR),
- sinon la date de livraison confirmée de l'AR,
- sinon la date de livraison de la commande.
Les commandes en livraison directe (dropshipping) n'apparaissent pas. Au-dessus de la liste figurent le nombre de jours de grâce applicables et l'état de la relance automatique.
La liste
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Commande | Numéro de commande. Un double-clic ouvre la commande. |
| Fournisseur | Fournisseur de la commande. |
| Échu depuis | Date en retard la plus ancienne. |
| Retard | Jours écoulés depuis cette date. À partir de 15 jours, la ligne est marquée en rouge. |
| Lignes ouvertes | Quantité ouverte par article, p. ex. « 5 × Vis M4 ». |
| Ouvert (quantité), Ouvert (valeur) | Quantité pas encore livrée et sa valeur, avec total. |
| AR | Confirmé ou Écart si un accusé de réception de commande a été saisi. |
| Relances de livraison | Nombre de relances déjà envoyées et date de la dernière. |
| E-mail fournisseur | Masquée ; affichable via la sélection des colonnes. |
Filtres
- Fournisseur – uniquement les commandes d'un fournisseur.
- Délai de grâce – Avec délai de grâce (par défaut) ou Sans délai de grâce (tous les retards), c'est-à-dire dès le premier jour après la date.
Étape par étape : envoyer une relance de livraison
- Clic droit sur la commande → Envoyer une relance de livraison ….
- Dans la fenêtre, vérifiez le destinataire À (prérempli avec l'adresse e-mail du fournisseur).
- L'objet et le texte proviennent du modèle d'e-mail « Relance de livraison » et peuvent être adaptés ici.
- Cliquez sur Envoyer. La relance est comptabilisée sur la commande (colonne Relances de livraison).
Vous pouvez aussi relancer depuis la fenêtre de la commande, dans la section Retard et relances de livraison, où vous voyez également toutes les relances de livraison précédentes.
Relancer plusieurs commandes à la fois
- Sélectionnez les commandes.
- Cliquez sur Envoyer … relances de livraison et confirmez.
- Pour chaque commande, un e-mail avec le modèle standard « Relance de livraison » est envoyé au fournisseur. Les fournisseurs sans adresse e-mail sont ignorés ; la demande de confirmation indique leur nombre.
Paramètres et relance automatique
Via Paramètres dans la barre d'outils, vous ouvrez la fenêtre Relance de livraison – paramètres :
| Champ | Signification | Par défaut |
|---|---|---|
| Jours de grâce | Jours après la date avant qu'une commande soit considérée en retard et relancée. | 3 |
| Intervalle | Jours entre deux relances automatiques. | 7 |
| Au maximum | Nombre maximal de relances automatiques par commande. | 3 |
La Relance automatique est désactivée par défaut. Vous l'activez avec Activer (avec confirmation) et la désactivez avec Désactiver. Lorsqu'elle est active, chaque fournisseur ayant des lignes en retard reçoit les jours ouvrés à 7 h une relance de livraison basée sur le modèle d'e-mail « Relance de livraison » – en tenant compte des jours de grâce, de l'intervalle et du nombre maximal. La fenêtre indique depuis quand l'automatisme est actif.
Droits
La liste des livraisons en retard est visible pour toute personne disposant du droit Consulter achats, fournisseurs et commandes fournisseur. Envoyer des relances de livraison et modifier les paramètres nécessite le droit Créer des commandes fournisseur.