Bestellung anlegen und senden

Bestellungen an deine Lieferanten verwaltest du unter Einkauf → Bestellungen. Eine Bestellung öffnet sich als Fenster – wie Aufträge und Artikel – und ist dort direkt bearbeitbar: Lieferant, Liefertermin, Lager, Notiz, Positionen mit Menge und EK. Speichern (oder Strg+S) übernimmt die Änderungen, Verwerfen nimmt sie zurück; schließt du das Fenster mit ungespeicherten Änderungen, fragt allverto nach.

#Bevor du anfängst

Bestellungen ansehen darf, wessen Rolle das Recht Einkauf, Lieferanten und Bestellungen ansehen hat. Anlegen, ändern und senden braucht Bestellungen anlegen, den Wareneingang buchen Lagerbuchungen durchführen, freigeben das Recht Bestellungen freigeben (siehe unten).

#Status einer Bestellung

Ein Entwurf, der zur Freigabe vorgelegt ist, ist ebenfalls nur lesend – erst Freigabe zurückziehen.

#Die Liste

In der linken Leiste stehen unter Bestellungen die Filter wie in JTL-Wawi: Offen, Zur Freigabe (nur, wenn etwas zur Freigabe wartet – mit Zähler), Teilweise geliefert, Komplett geliefert und Storniert; die Reiter über der Liste bieten zusätzlich Erledigt und Alle. Mit dem Filter Lieferant schränkst du die Liste ein. Spalten u. a.: Bestellung, Lieferant, Dropshipping (Auftragsnummer), Angelegt, Liefertermin (überfällig rot), Geliefert (nur auf Positionen gebuchte Ware – Klärfälle zählen erst nach dem Zubuchen), Summe netto (in der Bestellwährung), Berechnet (Eingangsrechnungen zur Bestellung; gelb, wenn sie vom Gesamtbetrag inkl. Rabatt, Mindermengenzuschlag und Fracht nach oben oder unten abweichen), Status, AB und Liefermahnungen. Überfällige Bestellungen sind zusätzlich farbig markiert; alle Rückstände auf einen Blick siehst du unter Rückstände.

Markierst du mehrere Bestellungen, gibt es unten den Knopf Ausgabe (Drucken, E-Mail, Speichern …).

#Positionen unter der Liste

Unter der Liste siehst du die Positionen der zuletzt markierten Bestellung: Kopf mit Bestellnummer, Lieferant, Datum, Liefertermin, Lager und Summe, darunter Art.-Nr., Lieferanten-Art.-Nr., Bezeichnung, bestellt, geliefert, offen, Einheit, EK netto und Betrag. Über Ansicht → Positionen unten anzeigen schaltest du die Vorschau ein oder aus; Höhe am Trenner, Doppelklick oder Strg+I klappt ein. Rechtsklick auf eine Position: Artikel öffnen, Auf Einkaufsliste setzen (z. B. die offene Menge nachbestellen), Wert kopieren.

#Schritt für Schritt

1. Klicke unter Einkauf → Bestellungen auf Neue Bestellung (auch im Menü Einkauf → Neu anlegen oder per Rechtsklick auf einen Lieferanten → Neue Bestellung …).
2. Wähle den Lieferant. Positionen gehen erst, wenn ein Lieferant gewählt ist.
3. Füge über Artikel hinzufügen… die Positionen hinzu – Artikel mit Lieferantenartikel stehen oben. Menge und EK netto kommen aus dem Lieferantenartikel und sind änderbar. Ohne eigenen EK gilt die EK-Staffel des Lieferanten für die Bestellmenge; änderst du die Menge, schlägt das Fenster den Staffel-EK neu vor, solange du den EK nicht von Hand geändert hast. Einkaufspreise haben bis zu 4 Nachkommastellen (z. B. 0,0123 € für Kleinteile), die Zeilensumme wird auf Cent gerundet. Liegt eine Menge unter der Mindestmenge oder passt nicht zur VPE, erscheint ein Hinweis.
4. Wähle den Erwarteter Liefertermin und bei Lieferung an das Ziel-Lager – vorbelegt ist das Standard-Ziellager des Lieferanten, sonst das Standardlager. Eine Notiz (z. B. Anlieferzeiten) steht unten auf der Bestellung.
5. Klicke auf Entwurf anlegen. Ist der Mindestbestellwert des Lieferanten nicht erreicht, zeigt allverto, wie viel noch fehlt.
6. Verschicke die Bestellung im Bestellfenster:
   • Per E-Mail bestellen – geht als PDF an den Standard-Ansprechpartner des Lieferanten (Feld An, mit optionaler Persönliche Nachricht), Knopf Bestellung senden. Danach gilt die Bestellung als bestellt und die Mail steht im Reiter Nachrichten des Lieferanten.
   • Oder PDF öffnen bzw. herunterladen, selbst senden und dann Als bestellt markieren.

#Das Bestellfenster

Links stehen Kopf (Lieferant mit deiner Kundennummer, Liefertermin, Lieferung an) und die Positionen. Rechts findest du je nach Bestellung:

• Konditionen – Warenwert, Rabatt aus der Rabattstaffel, Mindermengenzuschlag, Frachtkosten und Gesamt netto aus den Konditionen des Lieferanten.
• Umsatzsteuer – entfällt bei einem umsatzsteuerfreien Lieferanten.
• Auftragsbestätigung des Lieferanten – siehe unten.
• Rückstand und Liefermahnungen – überfällige Positionen, gesendete Mahnungen und Liefermahnung senden.
• Bezugsnebenkosten und Einstands-EK – siehe unten.
• Wareneingänge – gebuchte Eingänge mit Lieferschein und Bearbeiter.
• Notiz und Freigabe (Verlauf).

Oben rechts: PDF und – bei teilgelieferten oder gelieferten Bestellungen – Lieferantenretoure… (siehe Lieferantenretouren). Unten links: Weitere Aktionen (dieselben Einträge wie im Rechtsklickmenü) und Ausgabe.

#Teilmengen (kg, l, m)

Artikel mit teilbarer Einheit bestellst und buchst du auch in Teilmengen, z. B. 2,5 kg Gewürz oder 12,5 m Stoff. Teilbar sind die Einheiten kg, g, t, l, ml, cl, m, cm, mm, m² und m³ (die Einheit steht im Artikel). Mengen haben dann bis zu 3 Nachkommastellen – in der Bestellung, der Auftragsbestätigung, der Einkaufsliste, den Bestellvorschlägen, der Preisanfrage, im Wareneingang (auch in der Lager-App), bei Klärfällen und Lieferantenretouren. Artikel in Stk und anderen Einheiten bleiben ganzzahlig; eine Teilmenge lehnt allverto mit einem Hinweis ab.

Auch Mindestmenge und Verpackungseinheit im Lieferantenartikel dürfen bei teilbaren Artikeln Teilmengen sein, z. B. Gebinde 0,5 kg. Die VPE 1 gilt bei ihnen als „keine VPE“ – Vorschläge werden dann auf 0,001 statt auf ganze kg gerundet. Für ein Gebinde von 1 kg trag die Menge als Mindestmenge ein.

#Auftragsbestätigung (AB)

Sobald die Bestellung bestellt ist, erfasst du im Abschnitt Auftragsbestätigung des Lieferanten mit AB erfassen die Bestätigung: AB-Nummer des Lieferanten, AB-Datum, Bestätigter Liefertermin, je Position bestätigte Menge, EK und Termin sowie einen Hinweis. Mit den Schaltern Liefertermin übernehmen und Preise übernehmen gehen die bestätigten Werte in die Bestellung. Der Status lautet dann AB bestätigt oder AB mit Abweichung; ändern mit AB bearbeiten. Bestätigte Termine zählen für die Rückstände.

#Bezugsnebenkosten und Einstands-EK

Im Abschnitt Bezugsnebenkosten und Einstands-EK erfasst du mit Kosten hinzufügen Fracht, Zoll, Verpackung oder Sonstiges: Kostenart, Betrag netto, Verteilung (Nach Warenwert, Nach Menge oder Nach Gewicht) und optional eine Bezeichnung. Die Tabelle zeigt je Artikel EK, Anteil Kosten, Einstands-EK und Ø-EK Artikel. Der Einstands-EK geht beim Wareneingang in den EK-Durchschnitt des Artikels ein; Rabatt, Mindermengenzuschlag und Fracht aus den Konditionen zählen automatisch mit. Kosten, die du nach dem Wareneingang erfasst, bucht allverto für die gelieferte Menge nach.

#Bestellwährung und bestellende Firma

Beim Anlegen übernimmt die Bestellung die Bestellwährung des Lieferanten mit dem Kurs des Tages (Firmenkurs unter Einstellungen → Währungen, sonst EZB) und die Bestellende Firma des Lieferanten. Positionen, Summen, PDF und Druckvorlage zeigen die Beträge in der Bestellwährung; das Bestellfenster nennt Währung und Kurs. Absender, Logo, Druckvorlage und E-Mail-Layout kommen von der bestellenden Firma. Für EK-Durchschnitt, Einstands-EK und Lagerwert rechnet allverto die Fremdwährung über den Kurs der Bestellung in EUR um, ebenso den Vorschlag der Eingangsrechnung. Wechselst du im Entwurf den Lieferanten, folgen Währung, Kurs und Firma dem neuen Lieferanten. Gibt es für die Währung keinen Kurs, lässt sich die Bestellung nicht anlegen – hinterlege dann einen Kurs.

#Freigabe durch Vorgesetzte

Mit der Bestellfreigabe geht eine Bestellung erst raus, wenn eine berechtigte Person sie freigegeben hat. Eingestellt wird das unter Einkauf → Einstellungen → Bestellfreigabe:

• Freigabe nötig: Aus, Immer oder Ab Bestellwert (Feld Ab Bestellwert netto, einschließlich des Betrags).
• Zweite Freigabe ab Betrag (Schalter, Betrag unter Zweite Freigabe ab netto): Große Bestellungen gibt zusätzlich eine weitere Person frei.
• Eigene Bestellungen freigeben erlaubt (Schalter): Standard ist aus (Vier-Augen-Prinzip) – wer eine Bestellung angelegt oder vorgelegt hat, gibt sie nicht selbst frei.
• Zusätzlich per E-Mail benachrichtigen (Schalter): nur, wenn der E-Mail-Versand eingerichtet ist.
• Je Lieferant: Schalter Immer Freigabe im Lieferantenfenster unter Allgemeine Daten → Einstellungen (gilt auch, wenn die Freigabe sonst aus ist).

Freigeben darf, wessen Rolle das Recht Bestellungen freigeben hat (Inhaber, Administration und die Rollen-Vorlage Einkaufsleitung; einstellbar unter Rollen & Rechte).

Ablauf

1. Entwurf anlegen, dann Zur Freigabe vorlegen … (mit optionaler Nachricht). Freigabeberechtigte bekommen eine Benachrichtigung (Glocke oben rechts).
2. Die Bestellung steht in der Ansicht Zur Freigabe mit Freigabe ausstehend (bei zwei Stufen danach Zweite Freigabe ausstehend) und ist bis dahin nur lesend.
3. Die freigebende Person wählt Freigeben … (optional mit Kommentar, auch für mehrere markierte Bestellungen) oder Ablehnen … (Grund ist Pflicht).
4. Abgelehnt: Die Bestellung ist wieder ein Entwurf (Abgelehnt), der Grund steht oben im Bestellfenster. Überarbeiten und erneut vorlegen.
5. Freigegeben: Jetzt gehen Als bestellt markieren und Per E-Mail bestellen. Vorher sind beide gesperrt – auch für Massenaktionen und Automationen.

Wer eine Vorlage oder Freigabe aufheben will, wählt Freigabe zurückziehen. Ändern sich bei einer freigegebenen, noch nicht bestellten Bestellung Positionen, Mengen, Preise oder der Lieferant, verfällt die Freigabe – das Bestellfenster weist vor dem Speichern darauf hin. Notiz, Liefertermin und Lager ändern nichts. Wer wann vorgelegt, freigegeben oder abgelehnt hat, steht mit Kommentar im Abschnitt Freigabe des Bestellfensters und im Änderungsprotokoll.

#Ware ist da

Wähle bei der Bestellung Wareneingang in der Lager-App (Knopf unten im Bestellfenster oder Rechtsklick) – die Lager-App öffnet sich in einem neuen Tab gleich mit dieser Bestellung. Dort scannst du die Ware und buchst sie, siehe Wareneingang buchen und Wareneingang in der Lager-App. Das gilt für Standard- und WMS-Lager. Teil- und Überlieferungen sind möglich; die gelieferte Menge zählt allverto aus den Buchungen mit.

Ware, die du im Wareneingang als Klärfall erfasst, zählt nicht als geliefert und geht nicht in den EK-Durchschnitt. Erst wenn du den Klärfall zubuchst, rechnet allverto die Menge mit dem EK der Bestellposition (sonst des Lieferantenartikels) in den Durchschnitt ein.

Kommt bei einer teilgelieferten Bestellung der Rest nicht mehr, wähle Abschließen (Rest nicht mehr erwarten). Die Bestellung gilt dann als geliefert, und die Fehlmengen tauchen wieder in den Bestellvorschlägen auf.

Kommt die Ware nicht rechtzeitig, erinnerst du den Lieferanten mit einer Liefermahnung – siehe Rückstände und Liefermahnungen. Ist Ware defekt oder falsch, schickst du sie per Lieferantenretoure zurück.

#Dropshipping

Dropshipping-Bestellungen (Streckengeschäft) entstehen aus Aufträgen: Der Lieferant liefert direkt an den Kunden, es gibt keinen Wareneingang. Positionen, Lieferant und Lager kommen aus dem Auftrag; änderbar ist nur die Notiz. Im Abschnitt Dropshipping siehst du Auftrag und Lieferadresse; liefert der Lieferant, trägst du mit Versand erfassen … Sendungsnummer, Versanddienst und Versendet am ein – der Auftrag gilt dann als versendet. Automatik, Mail an den Lieferanten und Lieferschein-Anhang stellst du unter Einkauf → Einstellungen → Dropshipping ein; welche Lieferanten und Artikel per Dropshipping gehen, unter Lieferanten.

#Weitere Aktionen

Im Rechtsklickmenü der Liste (vieles auch für mehrere Bestellungen) und unter Weitere Aktionen im Bestellfenster:

• Öffnen, Bearbeiten … (öffnet das Bestellfenster)
• Dokument → PDF anzeigen, PDF herunterladen
• Ausgabe – Drucken, E-Mail, Speichern, Exportieren, Vorschau
• Per E-Mail bestellen … (bei bestellten Bestellungen Per E-Mail senden …)
• Als bestellt markieren
• Zur Freigabe vorlegen …, Freigeben …, Ablehnen …, Freigabe zurückziehen – nur bei Entwürfen, die eine Freigabe brauchen
• Wareneingang in der Lager-App
• Abschließen (Rest nicht mehr erwarten)
• Duplizieren … – neuer Entwurf mit denselben Positionen
• Eingangsrechnung erfassen … – mit Lieferant und Bestellung vorbefüllt, siehe Eingangsrechnungen; braucht das Recht Zahlungen buchen, Kontoauszüge abgleichen, mahnen und Eingangsrechnungen erfassen. Rabatt, Mindermengenzuschlag und Fracht der Bestellung kommen als eigene Positionen dazu – nur in der ersten Eingangsrechnung zur Bestellung; Bestellungen in Fremdwährung rechnet allverto über ihren Kurs in EUR um
• Lieferant öffnen
• Stornieren … – nur Entwürfe und bestellte Bestellungen ohne Wareneingang
• Entwurf löschen