Kontoauszug importieren und Zahlungen zuordnen

Mit dem Zahlungsabgleich musst du Zahlungseingänge nicht mehr einzeln buchen: Die Umsätze kommen automatisch von deiner Bank und deinen Zahlungsanbietern oder per Kontoauszug-Datei, allverto schlägt zu jedem Umsatz die passende Rechnung vor, und du bestätigst. Zahlungsausgänge werden entsprechend Eingangsrechnungen zugeordnet.

Du findest ihn unter Finanzen → Zahlungsabgleich – er ist die erste Seite im Bereich Finanzen.

#Bevor du anfängst

• Ansehen braucht das Recht Finanzdaten ansehen; importieren, abrufen und zuordnen braucht Zahlungen buchen, Kontoauszüge abgleichen, mahnen und Eingangsrechnungen erfassen (Inhaber, Administration, Buchhaltung).
• Die Umsätze kommen auf zwei Wegen in den Abgleich:
  • Automatisch von verbundenen Bankkonten (FinTS/HBCI, EBICS, XS2A) und Zahlungsanbietern (PayPal, Mollie, Amazon Pay) – siehe Zahlungsanbieter und Bankkonten verbinden.
  • Als Datei, die du im Online-Banking oder beim Zahlungsanbieter herunterlädst:

Eine Datei darf höchstens 650 KB groß sein – wähle sonst einen kürzeren Zeitraum. ZIP-Archive entpackst du vorher und wählst die XML-Datei.

#Schritt für Schritt

1. Hol die neuen Umsätze:
   • Verbundene Konten werden nach ihrem Abrufintervall automatisch abgerufen. Von Hand geht es über Abgleichen → Umsätze abrufen: … bzw. Alle Konten abrufen.
   • Für eine Datei klickst du auf Importieren, ziehst die Datei in das Feld (oder klickst hinein) und bestätigst. Das Format steht auf Automatisch erkennen – nur bei Problemen stellst du es von Hand ein. Bereits importierte Umsätze werden übersprungen – du kannst dieselbe Datei also gefahrlos noch einmal einlesen.
2. Die Liste zeigt alle Umsätze mit Status Offen. In der Spalte Zuordnung / Vorschlag steht, welche Rechnung allverto erkannt hat und wie sicher (Trefferquote). Ältere Umsätze lädt die Liste beim Scrollen nach; die Fußzeile nennt die Anzahl aller Treffer. Die Suche findet Umsätze über Name, Verwendungszweck, Referenz, IBAN oder Betrag (z. B. „119,00“) – auch solche, die noch nicht geladen sind. Sortieren geht nach Buchungstag, Betrag, Name, Verwendungszweck, Status und Gebühr.
3. Haben Umsätze einen Vorschlag ab 85 %, erscheint oben ein grüner Hinweis mit Alle sicheren bestätigen – ein Klick ordnet alle zu (bis zu 1.000 auf einmal, auch nicht geladene). Einzelne bestätigst du per Rechtsklick → Vorschlag bestätigen.
4. Übrige Umsätze öffnest du per Doppelklick (oder Rechtsklick → Zuordnen …): Prüfe den Vorschlag oder suche die Rechnung bzw. Eingangsrechnung selbst und klicke auf Zuordnen. Eine Zahlung kann auf mehrere Rechnungen verteilt werden; Skonto und Gebühren gibst du dabei mit an – erst wenn kein Rest mehr bleibt, lässt sich zuordnen.
5. Umsätze, die keine Rechnung betreffen (z. B. Miete), markierst du mit Ignorieren.

Bei verbundenen Konten mit dem Schalter Sichere Vorschläge automatisch zuordnen erledigt allverto Schritt 3 schon beim Abruf.

#So entstehen die Vorschläge

allverto vergleicht jeden Umsatz mit den offenen Posten:

• Belegnummer im Verwendungszweck,
• Betrag (auch abzüglich Skonto),
• Name des Zahlungspartners bzw. eine bekannte IBAN.

Belastungen aus deinen eigenen Zahlungsläufen (siehe Zahlungsausgang) erkennt allverto an der Referenz der Überweisung (z. B. ZL-2026-00003-1) und am Betrag – solche Vorschläge sind sicher (100 %). Beim Zuordnen wird ein abgezogenes Skonto mitgebucht, die Eingangsrechnung ist danach Bezahlt und die Überweisung Abgeglichen. Hebst du die Zuordnung auf, steht die Überweisung wieder auf Überwiesen. Eingangsrechnungen werden erst vorgeschlagen, wenn sie gebucht sind.

Kleine Differenzen beim Bestätigen kann allverto automatisch ausbuchen – die Toleranz im Zahlungsabgleich stellst du unter Finanzen → Einstellungen → DATEV & Konten ein. Nach neuen Rechnungen holst du dir mit Abgleichen → Zuordnungsvorschläge neu berechnen frische Vorschläge.

Gutschriften aus einer Sammellastschrift erkennt allverto an der End-to-End-Referenz und bucht sie als Zahlung der jeweiligen Rechnung. Gebühren, die PayPal, Stripe oder Amazon Pay mitliefern (oder die nach der Gebührenregel des Anbieters berechnet werden), stehen getrennt unter Zahlungsgebühren – die Rechnung ist trotzdem voll bezahlt.

#Fremdwährung, Mahngebühren und Überzahlungen

• Fremdwährung: Ein Umsatz in Euro auf eine Rechnung in USD, CHF usw. wird mit dem Euro-Wert der Rechnung (Kurs der Rechnung) verglichen – mit etwas Spielraum für Kursänderungen. Im Dialog steht unter dem offenen Betrag der Euro-Wert; den Betrag gibst du in Euro ein. Liegt er im Spielraum, ist die Rechnung danach ganz bezahlt, und der DATEV-Export bucht die Kursdifferenz. Ein Umsatz in Fremdwährung passt nur zu Belegen derselben Währung.
• Mahngebühren und Zinsen: Zahlt ein Kunde, wie in der Mahnung gefordert, offen + Mahngebühr + Zinsen, schlägt allverto die Rechnung mit der Mahngebühr vor. Im Dialog steht unter der Rechnung Mahngebühr und Zinsen mitbezahlt – die Rechnung wird mit dem offenen Betrag ausgeglichen, Gebühr und Zinsen gehen getrennt auf die Konten Mahngebühren und Verzugszinsen (Einstellungen → Finanzen & DATEV).
• Überzahlung: Ist der Umsatz höher als der offene Betrag, hakst du Überzahlung … als Guthaben des Kunden stehen lassen an. Der Rest steht danach als Guthaben unter Offene Posten und lässt sich erstatten oder verrechnen. Steht die Rechnungsnummer im Verwendungszweck, schlägt allverto das selbst vor.
• Sachkonto: Teile eines Umsatzes ohne Beleg (z. B. Bankgebühren, Zinsen) buchst du mit Auf Sachkonto buchen auf ein Konto deiner Wahl – mit Betrag und Buchungstext. Auch ein Umsatz ganz ohne Beleg lässt sich so zuordnen.

Hebst du die Zuordnung auf, storniert allverto auch diese Buchungen per Gegenbuchung.

#Filtern und korrigieren

• In der Werkzeugleiste wählst du den Status (Offen, Zugeordnet, Ignoriert, Alle) und einen bestimmten Kontoauszug. Über Spalten blendest du u. a. IBAN, Referenz und Gebühr ein.
• Eine falsche Zuordnung hebst du über Zuordnung aufheben wieder auf. Die Zahlung wird dabei an der Rechnung storniert, der Umsatz ist wieder offen.
• Ignorierte Umsätze holst du mit Wieder öffnen zurück.
• Einen ganzen Kontoauszug entfernst du über das Papierkorb-Symbol in der Liste Kontoauszüge rechts – das geht nur, solange daraus nichts zugeordnet ist.