Eingangsrechnungen erfassen, buchen und bezahlen

Eingangsrechnungen sind die Rechnungen deiner Lieferanten – deine Verbindlichkeiten (Kreditoren). Du erfasst sie wie einen Auftrag mit einer Positionstabelle, änderst sie, so oft du willst, und buchst sie, wenn alles stimmt. Gebuchte Rechnungen sind gesperrt, werden exportiert und lassen sich zur Zahlung freigeben.

Du findest sie unter Finanzen → Eingangsrechnungen oder unter Einkauf → Eingangsrechnungen.

#Bevor du anfängst

• Ansehen braucht das Recht Finanzdaten ansehen (auch die Einkaufsleitung).
• Erfassen und buchen dürfen Inhaber, Administration und Buchhaltung (Recht Zahlungen buchen, Kontoauszüge abgleichen, mahnen und Eingangsrechnungen erfassen).
• Zur Zahlung freigeben und Zahlungsausgänge erstellen braucht das Recht Eingangsrechnungen zur Zahlung freigeben und Zahlungsausgänge (SEPA-Überweisungen) erstellen (Administration, Buchhaltung).
• Gebuchte Rechnungen zur Korrektur freigeben dürfen nur Inhaber und Administration (Recht Gebuchte Eingangsrechnungen zur Korrektur freigeben).
• Der Lieferant muss angelegt sein (siehe Lieferanten). Für Überweisungen braucht er eine IBAN.

#Ablauf

Ist eine gebuchte Rechnung über das Fälligkeitsdatum hinaus offen, steht im Status zusätzlich überfällig (rot).

#Die Liste

Oben stehen Offene Verbindlichkeiten, davon überfällig, fällig in 7 Tagen und noch nicht gebucht. In der Werkzeugleiste wählst du den Zeitraum und unter Anzeige Nur offene, Nicht gebucht oder Alle. Unter der Liste siehst du die Positionen der markierten Eingangsrechnung.

Per Rechtsklick erreichst du Öffnen, Duplizieren… (legt eine neue Rechnung mit denselben Positionen an, z. B. für wiederkehrende Rechnungen), Buchen, Zur Zahlung freigeben…, Zahlungsausgang erstellen…, Zahlung erfassen und Skonto buchen.

#Eingangsrechnung erfassen

1. Klicke auf Eingangsrechnung erfassen.
2. Wähle den Lieferanten und gib die Rechnungsnummer des Lieferanten ein.
3. Trage Rechnungsdatum, optional Leistungsdatum und Fällig am ein. Leer heißt: fällig nach dem Zahlungsziel des Lieferanten.
4. Optional: Skonto % und Skonto-Tage sowie die Bestellung, zu der die Rechnung gehört.
5. Mit Bestellung wählst du unter Erfassen als, ob die Positionen mit gelieferter Menge (Wareneingang), mit bestellter Menge oder nur Beträge je Steuersatz übernommen werden. Bereits in anderen Rechnungen berechnete Mengen werden abgezogen.
6. Ohne Bestellung gibst du die Beträge netto je Steuersatz ein (Schnellerfassung) – daraus werden Freitext-Positionen.
7. Klicke auf Erfassen und öffnen. Die Rechnung bekommt eine eigene Nummer (ER-…) und öffnet sich als Fenster.

#E-Rechnung hochladen

Schickt dir der Lieferant eine XRechnung (XML, CII oder UBL) oder eine ZUGFeRD/Factur-X-PDF, musst du nichts abtippen:

1. Klicke auf E-Rechnung hochladen und wähle die Datei (XML oder PDF, bis 10 MB).
2. allverto liest die Rechnung und zeigt sie lesbar an – Verkäufer, Käufer, Positionen, Nachlässe, Zuschläge, Zahlung und Zahlbetrag.
3. Den Lieferanten erkennt allverto über die USt-IdNr., die IBAN oder den Namen; die Bestellung (optional) schlägt es vor, wenn die Bestellnummer in der Rechnung steht. Prüfe beides und ändere es bei Bedarf.
4. Lege die Rechnung an. Sie steht danach als Erfasst mit allen Positionen bereit – prüfen und buchen wie gewohnt.

Die Originaldatei wird unverändert archiviert; im Fenster öffnest du jederzeit die lesbare Ansicht der E-Rechnung.

#Positionen bearbeiten

Im Fenster bearbeitest du Kopf und Positionen direkt – wie bei einem Auftrag:

• Artikel hinzufügen (Artikel des Lieferanten stehen oben, mit EK), Freitext oder Betrag je Steuersatz für die Schnellerfassung.
• In der Tabelle klickst du in eine Zelle, um Menge, Einheit, EK netto, Rabatt %, USt., Sachkonto oder Kostenstelle zu ändern. Leeres Sachkonto heißt: Standardkonto aus den Finanz-Einstellungen.
• Mehrere Positionen markierst du wie im Explorer; über die Auswahlleiste setzt du Sachkonto / Kostenstelle für alle oder löschst sie. Spalten verschiebst, verbreiterst und blendest du über Spalten ein und aus.
• Mit Bestellbezug übernimmst du über Aus BE-… die gelieferte oder bestellte Menge erneut. Rechts zeigt Abgleich mit BE-… je Artikel bestellt, geliefert und berechnet – höher berechnet als geliefert ist markiert.
• Unter Summen siehst du Netto und Vorsteuer je Steuersatz, Sachkonto und Kostenstelle – so geht die Rechnung in den DATEV-Export.
• Mit Speichern oder Strg+S sicherst du die Änderungen. Ungespeichertes meldet das Fenster beim Schließen.

#Originalbeleg ablegen

Unter Beleg legst du die Rechnung des Lieferanten als PDF oder Bild (bis 10 MB) ab und öffnest sie jederzeit wieder. Bei gebuchten Rechnungen kannst du Belege nachreichen, aber nicht mehr entfernen.

#Rechnungen in Fremdwährung

Rechnet ein Lieferant z. B. aus den USA oder der Schweiz in seiner Währung ab, stellst du im Fenster der erfassten Rechnung unter Währung die Währung ein. Der Kurs (1 EUR =) wird mit dem letzten EZB-Kurs vorbelegt; trägst du keinen Kurs ein, nimmt allverto beim Speichern den EZB-Kurs am Rechnungsdatum. Positionen, Summen und offener Betrag stehen dann in dieser Währung, die Summen der Liste in Euro. Der DATEV-Export rechnet zum Kurs der Rechnung in Euro um. SEPA-Überweisungen gibt es nur in Euro – Rechnungen in Fremdwährung bezahlst du per PayPal oder von Hand und erfasst die Zahlung.

#Buchen

Stimmt alles, klickst du im Fenster auf Buchen – oder markierst in der Liste mehrere Rechnungen und klickst in der Auswahlleiste auf Buchen. Gebuchte Rechnungen sind gesperrt: Kopf, Positionen und Beträge lassen sich nicht mehr ändern, die Rechnung lässt sich nicht löschen, nur noch stornieren.

#Gebuchte Rechnung korrigieren

Ist nach dem Buchen doch etwas falsch, klickt ein Inhaber oder die Administration im Fenster auf Zur Korrektur freigeben… und gibt einen Grund ein (Pflicht). Die Rechnung ist danach wieder Erfasst und änderbar; Grund, Benutzer und Zeit stehen im Verlauf und im Änderungsprotokoll. Nach der Korrektur buchst du sie erneut. Im DATEV-Export entsteht dabei eine Gegenbuchung im Monat der Freigabe und eine neue Buchung frühestens im laufenden Monat – der schon exportierte Zeitraum bleibt unverändert.

#Zur Zahlung freigeben und bezahlen

1. Markiere gebuchte Rechnungen und klicke auf Zur Zahlung freigeben… (oder im Fenster Zur Zahlung freigeben…).
2. Lass Skonto abziehen, solange die Skontofrist läuft an – das Zahldatum (Zahlen am) ist dann die Skontofrist, sonst die Fälligkeit. Bei einer einzelnen Rechnung kannst du einen Teilbetrag eintragen. Unter Zahlung per wählst du SEPA-Überweisung oder PayPal (falls der Lieferant beides hat), unter Verwendungszweck einen eigenen Text (leer = automatisch).
3. Mit Zahlungsausgang erstellen erzeugst du die SEPA-Überweisungsdatei – hier aus der Liste oder gesammelt unter Zahlungsausgang.
4. Sobald die Belastung im Kontoauszug steht, ordnet der Zahlungsabgleich sie über die Referenz der Überweisung zu – die Rechnung ist dann Bezahlt (Skonto wird mitgebucht).

Ohne Kontoauszug buchst du eine Zahlung per Rechtsklick → Zahlung erfassen oder Skonto buchen. Unter Geldkonto (DATEV) trägst du ein, worüber bezahlt wurde (z. B. das Konto für PayPal oder die Kreditkarte); leer bucht der DATEV-Export gegen die Bank, bei Barzahlung gegen das Kassenkonto. Gebuchte Zahlungen nimmst du im Fenster unter Buchungen wieder zurück.

#Wiederkehrende Rechnungen automatisch duplizieren

Kommt eine Rechnung jeden Monat gleich (Miete, Leasing, Software-Abo), musst du sie nicht jedes Mal abtippen:

1. Öffne die Rechnung und schalte rechts unter Wiederkehrend Wiederkehrende Rechnung (monatlich) ein. Das geht auch bei gebuchten Rechnungen und steht im Verlauf.
2. Lege unter Einstellungen → Automationen mit Aus Vorlage die Automation Wiederkehrende Eingangsrechnung monatlich duplizieren und Zahlung vorbereiten an, prüfe sie mit Testen und schalte sie ein.

Ab dem Folgemonat legt allverto am Rechnungstag eine Kopie an – gleicher Lieferant, gleiche Positionen und Beträge, Rechnungsdatum ist der Tag des Laufs, die Fälligkeit verschiebt sich um das bisherige Zahlungsziel. Die Kopie wird gebucht und zur Zahlung freigegeben; unter Zahlungsausgang erstellt und sendet danach eine berechtigte Person den Zahlungslauf. Überwiesen wird nie automatisch. Je Rechnung entsteht höchstens eine Kopie pro Monat. Einzelheiten stehen unter Auslöser, Bedingungen und Aktionen.

#Stornieren und löschen

• Löschen gibt es nur für erfasste Rechnungen ohne Zahlungen (z. B. versehentlich angelegt).
• Stornieren mit Grund geht ohne gebuchte Zahlungen und ohne offene Zahlungsfreigabe – die Rechnung bleibt sichtbar. War sie gebucht, bucht der DATEV-Export im Monat des Stornos die Gegenbuchung.