Export für die Betriebsprüfung
Belege, Zahlungen, Eingangsrechnungen und die zugehörigen Stammdaten eines Zeitraums für die Datenträgerüberlassung (GoBD, Z3) exportieren.
Bei einer Betriebsprüfung darf das Finanzamt verlangen, dass du ihm die steuerlich relevanten Daten auf einem Datenträger überlässt (§ 147 Abs. 6 AO, „Z3-Zugriff“ nach GoBD). Der DATEV-Export deckt nur die Buchungen ab – mit dem Export für die Betriebsprüfung bekommt die Prüferin bzw. der Prüfer zusätzlich die Belege mit allen Positionen und die Stammdaten aus allverto in einem Format, das die Prüfsoftware IDEA direkt einliest. Du findest ihn unter Finanzen → DATEV-Export, Reiter Betriebsprüfung.
Bevor du anfängst
- Exportieren dürfen Inhaber, Administration und Buchhaltung (Recht Export für die Betriebsprüfung erstellen, siehe Benutzer und Rollen). Ohne dieses Recht ist der Reiter ausgeblendet.
- Kläre mit der Prüferin bzw. dem Prüfer oder deiner Steuerberatung den Prüfungszeitraum und ob die PDFs der Belege gebraucht werden.
- Die Kassendaten gibst du getrennt als DSFinV-K-Export aus der Kasse heraus (siehe TSE-Export und ELSTER-Meldung).
Schritt für Schritt
- Öffne Finanzen → DATEV-Export und wechsle in den Reiter Betriebsprüfung.
- Wähle den Zeitraum (Belegdatum) – voreingestellt ist das Vorjahr. Führst du mehrere Firmen, wählst du daneben die Firma.
- Prüfe die Anzahl der Datensätze je Tabelle.
- Hake bei Bedarf PDFs der Belege mitliefern an. Die Datei wird dadurch deutlich größer (höchstens 300 MB Belegdateien je Export – sonst den Zeitraum teilen).
- Klicke auf Export herunterladen (ZIP) und gib die Datei der Prüferin bzw. dem Prüfer – am besten auf einem verschlüsselten USB-Stick oder über den vom Finanzamt genannten Weg.
Was in der Datei steht
Das ZIP enthält je Tabelle eine CSV-Datei (UTF-8, Semikolon, Punkt als Dezimalzeichen) und eine index.xml nach dem Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung (GDPdU). Die index.xml beschreibt Spalten, Datentypen und Schlüssel – IDEA liest damit alle Tabellen ohne weitere Einstellungen ein.
| Tabelle | Inhalt |
|---|---|
| Belege | Rechnungen, Gutschriften und Stornos mit Belegdatum, Kunde, Steuerart, Währung, Kurs, Netto/Steuer/Brutto (auch in Euro), Status und Prüfsumme des archivierten PDFs |
| Belegpositionen | Alle Positionen der Belege mit Artikelnummer, Menge, Einzelpreis, Steuersatz und Beträgen |
| Zahlungen | Zahlungen, Skonti, Ausbuchungen und Erstattungen auf Ausgangsbelege im Zeitraum |
| Eingangsrechnungen | Eingangsrechnungen mit Lieferant, Beträgen, Status, Buchungsstatus und Storno |
| Eingangsrechnungspositionen | Aufteilung nach Steuersatz, Sachkonto und Kostenstelle |
| Lieferantenzahlungen | Zahlungen, Skonti und Ausbuchungen auf Eingangsrechnungen im Zeitraum |
| Kunden, Lieferanten, Artikel | Nur die Stammdaten, die in den Belegen und Zahlungen des Zeitraums vorkommen |
Mit PDFs der Belege liegen zusätzlich die Ordner Belege (archivierte PDFs, unverändert wie bei der Ausstellung) und Eingangsrechnungen (hochgeladene Dateien) im ZIP.
Protokoll
Jeder Export wird mit Zeitpunkt, Zeitraum, Firma, Anzahl der Datensätze und Dateien, Benutzer, Dateiname und Prüfsumme (SHA-256) protokolliert. Die Liste Bisherige Exporte für die Betriebsprüfung steht unter dem Export; zusätzlich gibt es einen Eintrag im Änderungsprotokoll.
Häufige Fragen
Reicht der DATEV-Export nicht aus?
Der DATEV-Export enthält Buchungssätze. Die Prüfung darf aber auch die Daten der Vorsysteme verlangen – also Belege mit Positionen, Zahlungen und Stammdaten, wie sie in allverto erfasst wurden. Genau das enthält dieser Export.
Enthält die Datei personenbezogene Daten?
Ja: Namen und Anschriften der Kunden und Lieferanten, die im Zeitraum vorkommen. Gib die Datei nur auf Anforderung der Prüfung heraus und lösche Kopien, sobald sie nicht mehr gebraucht werden.
Warum fehlen Eingangsrechnungen beim Export einer Firma?
Eingangsrechnungen gehören zur Standard-Firma. Wählst du eine andere Firma, enthält der Export nur deren Ausgangsbelege und Zahlungen.