DATEV-Export

Mit dem DATEV-Export gibst du deiner Steuerberatung alle Buchungen eines Zeitraums als Datei, die sie direkt in DATEV einlesen kann (Buchungsstapel im EXTF-Format für DATEV Rechnungswesen bzw. DATEV Unternehmen online). Du findest ihn unter Finanzen → DATEV-Export (Gruppe Export & Meldungen) mit den Reitern Buchungsstapel, Belege, Exportverlauf und Betriebsprüfung (siehe Export für die Betriebsprüfung).

#Bevor du anfängst

• Exportieren dürfen Inhaber, Administration und Buchhaltung (Recht DATEV-Export ausführen). Ohne dieses Recht ist der Menüpunkt ausgeblendet.
• Einmalig einrichten: Finanzen → Einstellungen → DATEV & Konten (oder Ändern neben DATEV-Einstellungen im Export). Die Werte bekommst du von deiner Steuerberatung:

Darunter legst du die Konten fest: Bank und Personenkonten (Bank, Sammeldebitor, Sammelkreditor), Erlöse (19 %, 7 %, 0 %, innergemeinschaftliche Lieferung, Ausfuhr, Reverse Charge, Kleinunternehmer, OSS), Aufwand (Eingangsrechnungen), Skonto und Ausbuchung je Steuersatz (gewährte Skonti 19 %, 7 %, steuerfrei und für innergemeinschaftliche Lieferungen, erhaltene Skonti 19 %, 7 % und ohne Vorsteuer, Forderungsverluste 19 %, 7 % und ohne USt) sowie Kursdifferenzen, Mahngebühren und Zinsen. Mit Standardkonten belegst du alle Konten mit den DATEV-Vorschlägen des Kontenrahmens.

Unter Erlöskonten je Land (OSS) legst du für Umsätze mit der Umsatzsteuer eines anderen EU-Landes (OSS, Lieferschwelle überschritten, Lager im Ausland) je Land und Steuersatz ein eigenes Erlöskonto fest. Ohne eigenes Konto gilt das OSS-Sammelkonto, sonst der DATEV-Vorschlag (8320 in SKR03, 4320 in SKR04). Land und Satz stehen zusätzlich in den EU-Feldern des Buchungsstapels.

#Schritt für Schritt

1. Öffne Finanzen → DATEV-Export.
2. Wähle unter Zeitraum (Belegdatum) den Zeitraum – voreingestellt ist der letzte Monat. Führst du mehrere Firmen mit eigener Buchhaltung, wählst du daneben die Firma.
3. Wähle beim Übertragungsstatus Nicht übertragen, wenn nur Belege in die Datei sollen, die noch in keinem DATEV-Export waren. Alle nimmt jeden Beleg des Zeitraums, Übertragen nur schon übertragene (z. B. für eine verlorene Datei).
4. Wähle unter Inhalt, was in die Datei soll: Ausgangsrechnungen, Gutschriften & Stornos, Zahlungen Debitoren, Eingangsrechnungen, Zahlungen Kreditoren, Kasse. Neben jedem Punkt steht die Anzahl der Buchungen.
5. Unter Zusätzlich exportieren kannst du Belegbilder mitliefern und Stammdaten Debitoren/Kreditoren anhaken (siehe unten). Dann bekommst du ein ZIP statt einer CSV-Datei.
6. Prüfe die Vorschau: je Inhalt die Zahl der Buchungen und der Saldo (Soll − Haben). Gelbe Hinweise darunter musst du beachten (siehe unten).
7. Klicke auf DATEV-Datei herunterladen bzw. DATEV-Paket herunterladen (ZIP) und gib die Datei an deine Steuerberatung weiter. Der Export steht danach im Exportverlauf, die enthaltenen Belege gelten als übertragen.

#Übertragungsstatus und Exportverlauf

allverto merkt sich bei jedem heruntergeladenen Export, welche Belege darin waren. Ein Beleg ist eine Rechnung, Gutschrift oder Eingangsrechnung, eine Zahlung oder ein Kassentag.

• Im Reiter Belege siehst du alle Belege des Zeitraums mit der Spalte Übertragungsstatus: Übertragen am … oder Nicht übertragen. Darüber filterst du wie im Buchungsstapel nach Zeitraum, Firma und Übertragungsstatus. Die Spalte Belegbild zeigt, ob es ein PDF bzw. eine Datei zum Beleg gibt.
• Über dem Inhalt steht, wie viele Belege des Zeitraums schon übertragen wurden.
• Im Reiter Exportverlauf steht jeder Export mit Zeitpunkt, Zeitraum, Inhalt, Optionen, Anzahl Buchungen, Belege und Dateien, Benutzer, Dateiname und Prüfsumme (SHA-256). So kannst du jederzeit nachweisen, welche Datei an die Steuerberatung ging.

#Belegbilder und Stammdaten

• Belegbilder mitliefern: Das ZIP enthält neben dem Buchungsstapel die archivierten PDFs der Ausgangsrechnungen und Gutschriften, die Dateien der Eingangsrechnungen (PDF, Bild oder E-Rechnung) und eine document.xml (DATEV-XML-Schnittstelle). Der Beleglink jeder Buchung verweist auf ihr Belegbild (BEDI). Das ZIP lädt deine Steuerberatung in DATEV Unternehmen online hoch; Buchungen und Belegbilder sind dann verknüpft. Ein Paket darf höchstens 300 MB Belegbilder enthalten – sonst den Zeitraum teilen.
• Stammdaten Debitoren/Kreditoren: eine zweite EXTF-Datei (Debitoren/Kreditoren) mit Name, Anschrift, Kontaktdaten und USt-IdNr. aller Personenkonten, die im Export vorkommen. Bankverbindungen werden nicht übertragen. Bei Sammeldebitor bzw. Sammelkreditor entfällt der jeweilige Teil.

#So bucht allverto

• Skonto und Ausbuchungen auf Ausgangsrechnungen werden wie die Rechnung anteilig je Steuersatz aufgeteilt und auf das Konto des passenden Satzes gebucht (z. B. SKR03 8736 für 19 %, 8731 für 7 %, 8743 für innergemeinschaftliche Lieferungen, 2406/2401 für Forderungsverluste). So korrigiert DATEV die Umsatzsteuer richtig; steuerfreie Umsätze bleiben ohne Steuerkorrektur. Bei Umsätzen mit der Steuer eines anderen EU-Landes (OSS) geht die Erlösschmälerung auf das Erlöskonto des Landes. Erhaltenes Skonto bei Eingangsrechnungen wird ebenso je Vorsteuersatz aufgeteilt.
• Eingangsrechnungen werden zum Rechnungsdatum gebucht, sobald sie in allverto gebucht sind. Wird eine gebuchte Rechnung storniert oder zur Korrektur freigegeben, entsteht eine Gegenbuchung im Monat des Stornos bzw. der Freigabe. Ein schon exportierter Zeitraum bleibt dadurch unverändert. Eine korrigierte und neu gebuchte Rechnung erscheint frühestens im laufenden Monat.
• Fremdwährung: Belege und Zahlungen in Fremdwährung rechnet allverto zum Kurs des Belegs in Euro um. Wird eine Fremdwährungsrechnung in Euro bezahlt, bucht allverto die Bank mit dem tatsächlich gezahlten Betrag und die Differenz auf die Konten Erträge bzw. Aufwendungen aus Kursdifferenzen.
• Lieferantenzahlungen buchen gegen das Geldkonto, das beim Erfassen der Zahlung angegeben wurde (z. B. PayPal, Kreditkarte), bei Barzahlung gegen das Kassenkonto, sonst gegen die Bank.
• Sachkonto-Buchungen aus dem Zahlungsabgleich (mitbezahlte Mahngebühren und Zinsen, freie Sachkonten) stehen unter Zahlungen Debitoren: Bank an das jeweilige Konto.

#Hinweise in der Vorschau

#Häufige Fragen

#Welcher Debitor wird verwendet?

Bei Je Kunde die Debitorennummer aus dem Kundenfenster. Kunden ohne Debitorennummer laufen über den Sammeldebitor. Debitorennummern vergibt allverto automatisch über den Nummernkreis „Debitoren“ (siehe Nummernkreise).

#Darf ich denselben Zeitraum zweimal exportieren?

Ja, die Datei wird jedes Mal neu erzeugt. Damit Buchungen nicht doppelt importiert werden, wähle beim Übertragungsstatus Nicht übertragen – dann kommen nur Belege mit, die noch in keinem Export waren (z. B. nachträglich erfasste Eingangsrechnungen). Stornos und Korrekturen von Eingangsrechnungen ändern einen schon exportierten Zeitraum nicht mehr – sie kommen als Gegenbuchung im Monat des Stornos mit.

#Welches Dateiformat ist es genau?

Eine CSV-Datei im DATEV-Format „EXTF Buchungsstapel“ mit Windows-Zeichensatz (Windows-1252). Rechnungen werden brutto auf Automatikkonten gebucht – die Steuer berechnet DATEV. Öffne und speichere sie nicht in Excel – das kann das Format verändern. Mit Belegbildern oder Stammdaten bekommst du ein ZIP mit dem Buchungsstapel, der Stammdatendatei (EXTF Debitoren/Kreditoren), der document.xml und den Belegdateien.