Registrar, contabilizar y pagar facturas de proveedor

Las facturas de proveedor son las facturas que te envían tus proveedores: tus deudas (acreedores). Las registras como un pedido con una tabla de líneas, las modificas tantas veces como quieras y las contabilizas cuando todo es correcto. Las facturas contabilizadas quedan bloqueadas, se exportan y pueden liberarse para el pago.

Las encontrarás en Finanzas → Facturas de proveedor o en Compras → Facturas de proveedor.

#Antes de empezar

• Para verlas necesitas el permiso Ver datos financieros (también lo tiene el Responsable de compras).
• Pueden registrar y contabilizar Propietario, Administración y Contabilidad (permiso Registrar pagos, conciliar extractos, reclamar pagos y registrar facturas de proveedor).
• Para liberar para el pago y crear pagos salientes necesitas el permiso Liberar facturas de proveedor para el pago y crear pagos salientes (transferencias SEPA) (Administración, Contabilidad).
• Solo Propietario y Administración pueden desbloquear facturas contabilizadas para corregirlas (permiso Desbloquear facturas de proveedor registradas para corregirlas).
• El proveedor debe existir (consulta Proveedores). Para transferencias necesita un IBAN.

#Flujo

Si una factura contabilizada sigue pendiente después de su fecha de vencimiento, el estado muestra además vencida (en rojo).

#La lista

Arriba aparecen Cuentas por pagar abiertas, de ello vencido, vence en 7 días y aún no contabilizadas. En la barra de herramientas eliges el Período y en Mostrar, Solo pendientes, Sin contabilizar o Todas. Debajo de la lista ves las Líneas de la factura de proveedor marcada.

Con clic derecho accedes a Abrir, Duplicar… (crea una factura nueva con las mismas líneas, p. ej. para facturas periódicas), Contabilizar, Liberar para pago…, Crear pago saliente…, Registrar pago y Contabilizar descuento.

#Registrar una factura de proveedor

1. Haz clic en Registrar factura de proveedor.
2. Elige el Proveedor e introduce el Número de factura del proveedor.
3. Indica la Fecha de factura, opcionalmente la Fecha de prestación y Vence el. Vacío significa: vence según el plazo de pago del proveedor.
4. Opcional: Descuento % y Días de descuento, así como el Pedido de compra al que pertenece la factura.
5. Con pedido de compra eliges en Registrar como si se adoptan las Líneas: cantidad entregada (entrada de mercancía), las Líneas: cantidad pedida o solo los Importes por tipo impositivo. Las cantidades ya facturadas en otras facturas se descuentan.
6. Sin pedido de compra introduces los Importes netos por tipo impositivo (registro rápido); a partir de ellos se crean líneas de texto libre.
7. Haz clic en Registrar y abrir. La factura recibe un número propio (ER-…) y se abre en una ventana.

#Subir una factura electrónica

Si tu proveedor te envía una XRechnung (XML, CII o UBL) o un PDF ZUGFeRD/Factur-X, no tienes que teclear nada:

1. Haz clic en Subir factura electrónica y elige el archivo (XML o PDF, hasta 10 MB).
2. allverto lee la factura y la muestra de forma legible: vendedor, comprador, líneas, descuentos, recargos, pago e Importe pagado.
3. allverto reconoce al Proveedor por el NIF-IVA, el IBAN o el nombre; propone el Pedido de compra (opcional) si el número de pedido figura en la factura. Revisa ambos y cámbialos si es necesario.
4. Crea la factura. Después estará disponible como Registrada con todas sus líneas: revísala y contabilízala como siempre.

El archivo original se archiva sin cambios; en la ventana puedes abrir en cualquier momento la vista legible de la factura electrónica.

#Editar líneas

En la ventana editas la cabecera y las líneas directamente, como en un pedido:

• Añadir artículo (los artículos del proveedor aparecen arriba, con precio de compra), Texto libre o Importe por tipo impositivo para el registro rápido.
• En la tabla haces clic en una celda para cambiar Cantidad, Unidad, PC neto, Descuento %, IVA, Cuenta contable o Centro de coste. Cuenta contable vacía significa: cuenta estándar de la configuración de finanzas.
• Marcas varias líneas como en el Explorador; con la barra de selección asignas Cuenta contable / centro de coste a todas o las eliminas. Las columnas las mueves, ensanchas, muestras y ocultas con Columnas.
• Con referencia a un pedido, con Desde BE-… vuelves a adoptar la cantidad entregada o pedida. A la derecha, Comparación con BE-… muestra por artículo lo pedido, entregado y facturado; lo facturado por encima de lo entregado aparece marcado.
• En Totales ves el neto y el IVA soportado por tipo impositivo, cuenta contable y centro de coste: así pasa la factura a la exportación DATEV.
• Con Guardar o Ctrl+S guardas los cambios. Al cerrar, la ventana avisa si hay cambios sin guardar.

#Archivar el documento original

En Documento guardas la factura del proveedor como PDF o imagen (hasta 10 MB) y la vuelves a abrir cuando quieras. En facturas contabilizadas puedes añadir documentos más tarde, pero ya no eliminarlos.

#Facturas en moneda extranjera

Si un proveedor, p. ej. de EE. UU. o Suiza, factura en su moneda, ajusta la moneda en Moneda en la ventana de la factura registrada. Tipo (1 EUR =) se rellena con el último tipo del BCE; si no introduces ningún tipo, allverto usa al guardar el tipo del BCE de la fecha de la factura. Las posiciones, los totales y el importe pendiente aparecen entonces en esa moneda, los totales de la lista en euros. La exportación DATEV convierte a euros al tipo de la factura. Las transferencias SEPA solo existen en euros: las facturas en moneda extranjera se pagan por PayPal o a mano y se registra el pago.

#Contabilizar

Si todo es correcto, haz clic en Contabilizar en la ventana, o marca varias facturas en la lista y haz clic en Contabilizar en la barra de selección. Las facturas contabilizadas quedan bloqueadas: la cabecera, las líneas y los importes ya no se pueden modificar, y la factura no se puede eliminar, solo anular.

#Corregir una factura contabilizada

Si tras contabilizarla algo resulta incorrecto, Propietario o Administración hace clic en la ventana en Liberar para corrección… e introduce un Motivo (obligatorio). La factura vuelve a estar Registrada y se puede modificar; el motivo, el usuario y la hora figuran en el Historial y en el registro de cambios. Tras la corrección, vuelve a contabilizarla. En la exportación DATEV se genera un contraasiento en el mes de la liberación y un nuevo asiento como pronto en el mes en curso; el período ya exportado no cambia.

#Liberar para el pago y pagar

1. Marca facturas contabilizadas y haz clic en Liberar para pago… (o en la ventana, Liberar para pago…).
2. Deja activado Deducir el descuento mientras dure el plazo: la fecha de pago (Pagar el) será entonces el fin del plazo de descuento; si no, el vencimiento. En una factura individual puedes indicar un Importe parcial. En Pago mediante eliges transferencia SEPA o PayPal (si el proveedor tiene ambos) y en Concepto, un texto propio (vacío = automático).
3. Con Crear pago saliente generas el archivo de transferencias SEPA, aquí desde la lista o de forma agrupada en Pagos salientes.
4. En cuanto el cargo aparece en el extracto, la Conciliación de pagos lo asigna mediante la referencia de la transferencia; la factura queda entonces Pagada (el descuento se contabiliza a la vez).

Sin extracto, registras un pago con clic derecho → Registrar pago o Contabilizar descuento. Los pagos contabilizados los deshaces en la ventana, en Asientos. En Cuenta de tesorería (DATEV) indicas cómo se pagó (p. ej. la cuenta de PayPal o de la tarjeta de crédito); si está vacía, la exportación DATEV contabiliza contra el banco y, en pagos en efectivo, contra la cuenta de caja.

#Duplicar automáticamente facturas periódicas

Si una factura llega igual cada mes (alquiler, leasing, suscripción de software), no tienes que teclearla cada vez:

1. Abre la factura y, a la derecha en Periódica, activa Factura periódica (mensual). También funciona con facturas contabilizadas y queda en el Historial.
2. En Configuración → Automatizaciones, crea con Desde plantilla la automatización Duplicar mensualmente la factura de proveedor periódica y preparar el pago, pruébala con Probar y actívala.

A partir del mes siguiente, allverto crea una copia el día de la factura: mismo proveedor, mismas líneas e importes; la fecha de factura es el día de la ejecución y el vencimiento se desplaza según el plazo de pago anterior. La copia se contabiliza y se libera para el pago; después, una persona autorizada crea y envía la remesa de pagos en Pagos salientes. Nunca se transfiere automáticamente. Por cada factura se crea como máximo una copia al mes. Encontrarás más detalles en Desencadenantes, condiciones y acciones.

#Anular y eliminar

• Eliminar solo está disponible para facturas registradas sin pagos (p. ej. creadas por error).
• Anular con motivo es posible sin pagos contabilizados y sin liberación de pago pendiente; la factura sigue visible. Si estaba contabilizada, la exportación DATEV registra el contraasiento en el mes de la anulación.