Crear y enviar un pedido de compra

Los pedidos a tus proveedores los gestionas en Compras → Pedidos de compra. Un pedido se abre en una ventana, igual que los pedidos de venta y los artículos, y allí se puede editar directamente: proveedor, fecha de entrega, almacén, nota, líneas con cantidad y precio de compra. Guardar (o Ctrl+S) aplica los cambios y Descartar los deshace; si cierras la ventana con cambios sin guardar, allverto te pregunta.

#Antes de empezar

Puede ver los pedidos quien tenga en su rol el permiso Ver compras, proveedores y pedidos de compra. Para crear, modificar y enviar se necesita Crear pedidos de compra; para contabilizar la entrada de mercancía, Registrar movimientos de stock; y para aprobar, el permiso Aprobar pedidos de compra (ver más abajo).

#Estado de un pedido de compra

Un borrador enviado para aprobación también es de solo lectura: primero Retirar solicitud de aprobación.

#La lista

En la barra lateral izquierda, bajo Pedidos de compra, están los filtros como en JTL-Wawi: Abiertos, Para aprobar (solo cuando algo espera aprobación, con contador), Entregados parcialmente, Entregados por completo y Anulados; las pestañas sobre la lista ofrecen además Completados y Todos. Con el filtro Proveedor acotas la lista. Columnas, entre otras: Pedido, Proveedor, Dropshipping (número de pedido), Creado, Fecha de entrega (vencida en rojo), Entregado (solo mercancía registrada en líneas; los casos de aclaración cuentan una vez registrados), Total neto (en la moneda del pedido), Facturado (facturas de proveedor del pedido; en amarillo si difieren al alza o a la baja del total con descuento, recargo por cantidad mínima y portes), Estado, CP y Recordatorios de entrega. Los pedidos vencidos se marcan además en color; todos los atrasos de un vistazo los ves en Atrasos.

Si marcas varios pedidos, abajo aparece el botón Salida (imprimir, correo, guardar…).

#Líneas bajo la lista

Bajo la lista ves las Líneas del último pedido marcado: cabecera con número de pedido, proveedor, fecha, fecha de entrega, almacén y total y, debajo, n.º de artículo, n.º de artículo del proveedor, denominación, pedido, entregado, pendiente, unidad, PC neto e importe. Con Vista → Mostrar posiciones abajo activas o desactivas la vista previa; la altura se ajusta con el separador, y con doble clic o Ctrl+I se pliega. Clic derecho en una línea: Abrir artículo, Añadir a la lista de compras (p. ej. para volver a pedir la cantidad pendiente), Copiar valor.

#Paso a paso

1. En Compras → Pedidos de compra, haz clic en Nuevo pedido de compra (también en el menú Compras → Crear nuevo o con clic derecho en un proveedor → Nuevo pedido de compra …).
2. Elige el Proveedor. Las líneas solo se pueden añadir cuando hay un proveedor elegido.
3. Añade las líneas con Añadir artículo…: los artículos con artículo de proveedor aparecen arriba. La cantidad y el PC neto proceden del artículo de proveedor y se pueden cambiar. Sin precio propio se aplica el escalado de precio de compra del proveedor a la cantidad pedida; si cambias la cantidad, la ventana vuelve a proponer el precio del escalado mientras no hayas cambiado el precio a mano. Los precios de compra tienen hasta 4 decimales (p. ej. 0,0123 € para piezas pequeñas); el total de línea se redondea al céntimo. Si una cantidad está por debajo de la cantidad mínima o no encaja con la unidad de embalaje, aparece un aviso.
4. Elige la Fecha de entrega prevista y el almacén de destino en Entregar a; viene propuesto el Almacén de destino predeterminado del proveedor o, si no, el almacén predeterminado. Una Nota (p. ej. horarios de entrega) aparece al pie del pedido.
5. Haz clic en Crear borrador. Si no se alcanza el valor mínimo de pedido del proveedor, allverto muestra cuánto falta.
6. Envía el pedido desde la ventana del pedido:
   • Pedir por correo: se envía en PDF al contacto predeterminado del proveedor (campo Para, con Mensaje personal opcional), botón Enviar pedido. Después el pedido cuenta como pedido y el correo aparece en la pestaña Mensajes del proveedor.
   • O abre o descarga el PDF, envíalo tú mismo y después Marcar como pedido.

#La ventana del pedido

A la izquierda están la cabecera (Proveedor con tu número de cliente, Fecha de entrega, Entregar a) y las Líneas. A la derecha encontrarás, según el pedido:

• Condiciones: valor de la mercancía, descuento de la escala de descuentos, recargo por cantidad mínima, gastos de flete y Total neto según las condiciones del proveedor.
• IVA: no se aplica con un proveedor exento de IVA.
• Confirmación del proveedor: ver más abajo.
• Pendientes y reclamaciones de entrega: líneas atrasadas, reclamaciones enviadas y Enviar reclamación de entrega.
• Gastos de adquisición y coste de entrada: ver más abajo.
• Recepciones de mercancía: entradas contabilizadas con albarán y responsable.
• Nota y Aprobación (historial).

Arriba a la derecha: PDF y, en pedidos entregados parcial o totalmente, Devolución a proveedor… (consulta Devoluciones a proveedores). Abajo a la izquierda: Más acciones (las mismas entradas que el menú contextual) y Salida.

#Cantidades parciales (kg, l, m)

Los artículos con unidad divisible también se piden y contabilizan en cantidades parciales, p. ej. 2,5 kg de especias o 12,5 m de tela. Las unidades divisibles son kg, g, t, l, ml, cl, m, cm, mm, m² y m³ (la unidad figura en el artículo). Las cantidades admiten entonces hasta 3 decimales: en el pedido, la confirmación de pedido, la lista de compras, las propuestas de pedido, la solicitud de precios, la entrada de mercancía (también en la app de almacén), los casos de aclaración y las devoluciones a proveedor. Los artículos en ud. y otras unidades siguen siendo enteros; allverto rechaza una cantidad parcial con un aviso.

La cantidad mínima y la unidad de embalaje del artículo de proveedor también pueden ser cantidades parciales en artículos divisibles, p. ej. un envase de 0,5 kg. Una unidad de embalaje de 1 cuenta para ellos como «sin unidad de embalaje»: las propuestas se redondean entonces a 0,001 en lugar de a kg enteros. Para un envase de 1 kg, introduce la cantidad como cantidad mínima.

#Confirmación de pedido (CP)

En cuanto el pedido está pedido, registras la confirmación en el apartado Confirmación del proveedor con Registrar confirmación: N.º de confirmación del proveedor, Fecha de confirmación, Fecha de entrega confirmada, cantidad, precio de compra y fecha confirmados por línea, y una Nota. Con los interruptores Aplicar fecha de entrega y Aplicar precios, los valores confirmados pasan al pedido. El estado es entonces Confirmación recibida o Confirmación con desviación; se cambia con Editar confirmación. Las fechas confirmadas cuentan para las Entregas atrasadas.

#Gastos de adquisición y coste de entrada

En el apartado Gastos de adquisición y coste de entrada registras con Añadir gastos portes, aduana, embalaje u otros: Tipo de gasto, Importe neto, Reparto (Por valor de la mercancía, Por cantidad o Por peso) y opcionalmente una Denominación. La tabla muestra por artículo el precio de compra, la Parte de gastos, el Coste de entrada y el PC medio artículo. Al dar entrada a la mercancía, el coste de entrada se incorpora al precio de compra medio del artículo; el descuento, el recargo por cantidad mínima y los portes de las condiciones se incluyen automáticamente. Los gastos que registres después de la entrada de mercancía, allverto los contabiliza a posteriori para la cantidad entregada.

#Moneda de pedido y empresa que pide

Al crearse, el pedido adopta la Moneda de pedido del proveedor con el tipo de cambio del día (tipo de la empresa en Ajustes → Monedas, si no, BCE) y la Empresa que pide del proveedor. Líneas, totales, PDF y plantilla de impresión muestran los importes en la moneda del pedido; la ventana del pedido indica moneda y tipo de cambio. Remitente, logotipo, plantilla de impresión y diseño del correo proceden de la empresa que pide. Para el PC medio, el coste de entrada y el valor de existencias, allverto convierte la moneda extranjera a EUR con el tipo del pedido, al igual que la propuesta de factura de proveedor. Si cambias el proveedor en un borrador, moneda, tipo y empresa siguen al nuevo proveedor. Si no hay tipo de cambio para la moneda, el pedido no se puede crear: registra antes un tipo.

#Aprobación por responsables

Con la aprobación de pedidos, un pedido solo sale cuando una persona autorizada lo ha aprobado. Se configura en Compras → Configuración → Aprobación de pedidos de compra:

• Aprobación necesaria: Desactivado, Siempre o A partir de un importe (campo A partir de importe neto, incluido dicho importe).
• Segunda aprobación a partir de importe (interruptor, importe en Segunda aprobación desde neto): los pedidos grandes los aprueba además otra persona.
• Permitido aprobar pedidos propios (interruptor): desactivado por defecto (principio de los cuatro ojos); quien ha creado o enviado un pedido no lo aprueba él mismo.
• Avisar también por correo (interruptor): solo si el envío de correos está configurado.
• Por proveedor: interruptor Aprobación siempre en la ventana del proveedor, en Datos generales → Configuración (se aplica aunque la aprobación esté desactivada en general).

Puede aprobar quien tenga en su rol el permiso Aprobar pedidos de compra (Propietario, Administración y la plantilla de rol Responsable de compras; configurable en Roles y permisos).

Flujo

1. Crea un borrador y después Enviar para aprobación … (con mensaje opcional). Las personas autorizadas reciben una notificación (campana arriba a la derecha).
2. El pedido aparece en la vista Para aprobar con Aprobación pendiente (con dos niveles, después Segunda aprobación pendiente) y hasta entonces es de solo lectura.
3. La persona que aprueba elige Aprobar … (opcionalmente con comentario, también para varios pedidos marcados) o Rechazar … (el motivo es obligatorio).
4. Rechazado: el pedido vuelve a ser un borrador (Rechazada) y el motivo aparece arriba en la ventana del pedido. Revísalo y vuelve a enviarlo.
5. Aprobado: ahora están disponibles Marcar como pedido y Pedir por correo. Antes, ambos están bloqueados, también para acciones masivas y automatizaciones.

Quien quiera anular un envío o una aprobación elige Retirar solicitud de aprobación. Si en un pedido aprobado y aún no pedido cambian las líneas, las cantidades, los precios o el proveedor, la aprobación caduca; la ventana del pedido lo avisa antes de guardar. La nota, la fecha de entrega y el almacén no influyen. Quién ha enviado, aprobado o rechazado y cuándo, con comentario, figura en el apartado Aprobación de la ventana del pedido y en el registro de cambios.

#Ha llegado la mercancía

En el pedido, elige Recepción en la app de almacén (botón abajo en la ventana del pedido o clic derecho): la app de almacén se abre en una pestaña nueva directamente con este pedido. Allí escaneas la mercancía y la registras; consulta Registrar la entrada de mercancía y Entrada de mercancía en la app de almacén. Esto vale para almacenes estándar y WMS. Se admiten entregas parciales y excesivas; allverto calcula la cantidad entregada a partir de los registros.

La mercancía que registras en la entrada como caso de aclaración no cuenta como entregada ni entra en el PC medio. Solo cuando registras el caso de aclaración, allverto incluye la cantidad en la media con el precio de compra de la línea del pedido (si no, del artículo de proveedor).

Si en un pedido entregado parcialmente ya no va a llegar el resto, elige Cerrar (no esperar el resto). El pedido cuenta entonces como entregado y las cantidades faltantes vuelven a aparecer en las propuestas de pedido.

Si la mercancía no llega a tiempo, recuérdaselo al proveedor con una reclamación de entrega; consulta Entregas atrasadas y reclamaciones de entrega. Si la mercancía es defectuosa o errónea, la devuelves mediante una devolución a proveedor.

#Dropshipping

Los pedidos de dropshipping (venta directa) se generan a partir de pedidos de venta: el proveedor entrega directamente al cliente y no hay entrada de mercancía. Las líneas, el proveedor y el almacén proceden del pedido de venta; solo se puede modificar la nota. En el apartado Dropshipping ves el pedido y la dirección de entrega; cuando el proveedor entrega, introduces con Registrar envío … el Número de seguimiento, el Transportista y Enviado el: el pedido de venta cuenta entonces como enviado. La automatización, el correo al proveedor y el albarán adjunto se configuran en Compras → Configuración → Dropshipping; qué proveedores y artículos van por dropshipping, en Proveedores.

#Más acciones

En el menú contextual de la lista (muchas también para varios pedidos) y en Más acciones de la ventana del pedido:

• Abrir, Editar … (abre la ventana del pedido)
• Documento → Ver PDF, Descargar PDF
• Salida: imprimir, correo, guardar, exportar, vista previa
• Pedir por correo … (en pedidos ya pedidos, Enviar por correo …)
• Marcar como pedido
• Enviar para aprobación …, Aprobar …, Rechazar …, Retirar solicitud de aprobación: solo en borradores que requieren aprobación
• Recepción en la app de almacén
• Cerrar (no esperar el resto)
• Duplicar …: borrador nuevo con las mismas líneas
• Registrar factura de proveedor …: rellenada con proveedor y pedido; consulta Facturas de proveedor; requiere el permiso Registrar pagos, conciliar extractos, reclamar pagos y registrar facturas de proveedor. El descuento, el recargo por cantidad mínima y los portes del pedido se añaden como líneas propias, solo en la primera factura de proveedor del pedido; allverto convierte a EUR los pedidos en moneda extranjera con su tipo de cambio
• Abrir proveedor
• Anular …: solo borradores y pedidos ya pedidos sin entrada de mercancía
• Eliminar borrador