Exportación DATEV

Con la exportación DATEV entregas a tu asesoría fiscal todos los asientos de un período en un archivo que puede importar directamente en DATEV (lote de asientos en formato EXTF para DATEV Rechnungswesen o DATEV Unternehmen online). La encontrarás en Finanzas → Exportación DATEV (grupo Exportación y declaraciones) con las pestañas Lote de asientos, Documentos, Historial de exportaciones e Inspección fiscal (ver Exportación para la inspección fiscal).

#Antes de empezar

• Pueden exportar Propietario, Administración y Contabilidad (permiso Ejecutar la exportación DATEV). Sin este permiso, la opción de menú está oculta.
• Configuración única: Finanzas → Configuración → DATEV y cuentas (o Modificar junto a Configuración DATEV en la exportación). Los valores te los da tu asesoría fiscal:

Debajo defines las cuentas: Banco y cuentas personales (banco, deudor colectivo, acreedor colectivo), Ingresos (19 %, 7 %, 0 %, entrega intracomunitaria, exportación, inversión del sujeto pasivo, pequeña empresa, OSS), Gastos (facturas de proveedor), Descuento y baja por tipo impositivo (descuentos concedidos 19 %, 7 %, exentos y para entregas intracomunitarias, descuentos recibidos 19 %, 7 % y sin IVA soportado, pérdidas de créditos 19 %, 7 % y sin IVA) y Diferencias de cambio, gastos de reclamación e intereses. Con Cuentas estándar rellenas todas las cuentas con las propuestas DATEV del plan de cuentas.

En Cuentas de ingresos por país (OSS) defines, para ventas con el IVA de otro país de la UE (OSS, umbral de entregas superado, almacén en el extranjero), una cuenta de ingresos propia por país y tipo impositivo. Sin cuenta propia se aplica la cuenta colectiva OSS y, si no, la propuesta de DATEV (8320 en SKR03, 4320 en SKR04). El país y el tipo figuran además en los campos UE del lote de asientos.

#Paso a paso

1. Abre Finanzas → Exportación DATEV.
2. En Periodo (fecha del documento) elige el período; por defecto está seleccionado el último mes. Si llevas varias empresas con contabilidad propia, elige al lado la Empresa.
3. En Estado de transferencia elige No transferidos si el archivo solo debe contener documentos que aún no estuvieron en ninguna exportación DATEV. Todos incluye todos los documentos del período, Transferidos solo los ya transferidos (p. ej. para un archivo perdido).
4. En Contenido elige qué debe ir en el archivo: Facturas emitidas, Notas de crédito y anulaciones, Cobros de clientes, Facturas de proveedor, Pagos a proveedores, TPV. Junto a cada punto aparece el número de asientos.
5. En Exportar además puedes marcar Incluir imágenes de documentos y Datos maestros de deudores/acreedores (ver más abajo). Entonces recibes un ZIP en lugar de un archivo CSV.
6. Revisa la vista previa: por cada contenido, el número de Movimientos y el Saldo (debe − haber). Ten en cuenta los avisos amarillos que aparecen debajo (ver más abajo).
7. Haz clic en Descargar archivo DATEV o Descargar paquete DATEV (ZIP) y entrega el archivo a tu asesoría fiscal. Después la exportación aparece en el Historial de exportaciones y sus documentos cuentan como transferidos.

#Estado de transferencia e historial de exportaciones

allverto recuerda qué documentos había en cada exportación descargada. Un documento es una factura, una nota de crédito o una factura de proveedor, un pago o un día de TPV.

• En la pestaña Documentos ves todos los documentos del período con la columna Estado de transferencia: Transferido el … o No transferido. Arriba filtras por período, empresa y estado de transferencia, igual que en el lote de asientos. La columna Imagen indica si existe un PDF o un archivo del documento.
• Encima del contenido se indica cuántos documentos del período ya se han transferido.
• En la pestaña Historial de exportaciones figura cada exportación con fecha y hora, período, contenido, opciones, número de asientos, documentos y archivos, usuario, nombre de archivo y suma de control (SHA-256). Así puedes demostrar en cualquier momento qué archivo se entregó a la asesoría fiscal.

#Imágenes de documentos y datos maestros

• Incluir imágenes de documentos: además del lote de asientos, el ZIP contiene los PDF archivados de las facturas emitidas y notas de crédito, los archivos de las facturas de proveedor (PDF, imagen o factura electrónica) y un document.xml (interfaz XML de DATEV). El enlace de cada asiento apunta a su imagen (BEDI). Tu asesoría fiscal sube el ZIP a DATEV Unternehmen online; los asientos y las imágenes quedan vinculados. Un paquete puede contener como máximo 300 MB de imágenes; si no, divide el período.
• Datos maestros de deudores/acreedores: un segundo archivo EXTF (deudores/acreedores) con nombre, dirección, datos de contacto y NIF-IVA de todas las cuentas personales que aparecen en la exportación. Los datos bancarios no se transfieren. Con deudor colectivo o acreedor colectivo se omite la parte correspondiente.

#Cómo contabiliza allverto

• Los descuentos y las bajas en facturas emitidas se reparten proporcionalmente por tipo impositivo como la factura y se contabilizan en la cuenta del tipo correspondiente (p. ej. SKR03 8736 para 19 %, 8731 para 7 %, 8743 para entregas intracomunitarias, 2406/2401 para pérdidas de créditos). Así DATEV corrige bien el IVA; las operaciones exentas quedan sin corrección. En ventas con el IVA de otro país de la UE (OSS), la minoración de ingresos va a la cuenta de ingresos de ese país. Los descuentos recibidos en facturas de proveedor se reparten igual por tipo de IVA soportado.
• Las facturas de proveedor se contabilizan en la fecha de factura en cuanto están contabilizadas en allverto. Si una factura contabilizada se anula o se libera para corrección, se genera un contraasiento en el mes de la anulación o liberación. Un período ya exportado no cambia. Una factura corregida y contabilizada de nuevo aparece como pronto en el mes en curso.
• Moneda extranjera: allverto convierte documentos y pagos en moneda extranjera a euros al tipo del documento. Si una factura en moneda extranjera se paga en euros, allverto contabiliza el banco con el importe realmente pagado y la diferencia en las cuentas Ingresos o Gastos por diferencias de cambio.
• Los pagos a proveedores se contabilizan contra la cuenta de tesorería indicada al registrar el pago (p. ej. PayPal, tarjeta de crédito), contra la cuenta de caja en pagos en efectivo y, si no, contra el banco.
• Los asientos en cuentas contables de la conciliación de pagos (gastos de reclamación e intereses pagados, cuentas libres) figuran en Pagos de deudores: banco a la cuenta correspondiente.

#Avisos en la vista previa

#Preguntas frecuentes

#¿Qué deudor se utiliza?

Con Por cliente, el número de deudor de la ventana del cliente. Los clientes sin número de deudor se contabilizan en el Deudor colectivo. allverto asigna los números de deudor automáticamente mediante la serie de numeración «Deudores» (consulta Series de numeración).

#¿Puedo exportar el mismo período dos veces?

Sí, el archivo se genera de nuevo cada vez. Para que los asientos no se importen dos veces, elige No transferidos en Estado de transferencia: así solo se incluyen documentos que aún no estuvieron en ninguna exportación (p. ej. facturas de proveedor registradas más tarde). Las anulaciones y correcciones de facturas de proveedor ya no cambian un período exportado: se incluyen como contraasiento en el mes de la anulación.

#¿Qué formato de archivo es exactamente?

Un archivo CSV en el formato DATEV «EXTF Buchungsstapel» (lote de asientos) con juego de caracteres de Windows (Windows-1252). Las facturas se contabilizan en bruto en cuentas automáticas; DATEV calcula el impuesto. No lo abras ni lo guardes en Excel, ya que eso puede alterar el formato. Con imágenes de documentos o datos maestros recibes un ZIP con el lote de asientos, el archivo de datos maestros (EXTF deudores/acreedores), el document.xml y los archivos de los documentos.