Importar extractos y asignar pagos

Con la conciliación de pagos ya no tienes que registrar los cobros uno a uno: los movimientos llegan automáticamente de tu banco y de tus proveedores de pago o mediante un archivo de extracto, allverto propone para cada movimiento la factura adecuada y tú confirmas. Los pagos salientes se asignan del mismo modo a las facturas de proveedor.

La encontrarás en Finanzas → Conciliación de pagos: es la primera página del área de Finanzas.

#Antes de empezar

• Para verla necesitas el permiso Ver datos financieros; para importar, obtener movimientos y asignar necesitas Registrar pagos, conciliar extractos, reclamar pagos y registrar facturas de proveedor (Propietario, Administración, Contabilidad).
• Los movimientos llegan a la conciliación por dos vías:
  • Automáticamente desde cuentas bancarias conectadas (FinTS/HBCI, EBICS, XS2A) y proveedores de pago (PayPal, Mollie, Amazon Pay); consulta Conectar proveedores de pago y cuentas bancarias.
  • Como archivo que descargas en la banca online o del proveedor de pago:

Un archivo puede pesar como máximo 650 KB; si no, elige un período más corto. Descomprime antes los archivos ZIP y elige el archivo XML.

#Paso a paso

1. Obtén los movimientos nuevos:
   • Las cuentas conectadas se consultan automáticamente según su intervalo. A mano se hace con Conciliar → Obtener movimientos: … o Obtener todas las cuentas.
   • Para un archivo, haz clic en Importar, arrastra el archivo al campo (o haz clic en él) y confirma. El Formato está en Detectar automáticamente; solo lo ajustas a mano si hay problemas. Los movimientos ya importados se omiten, así que puedes volver a cargar el mismo archivo sin riesgo.
2. La lista muestra todos los movimientos con estado Pendiente. En la columna Asignación / propuesta aparece qué factura ha reconocido allverto y con qué seguridad (porcentaje de coincidencia). Los movimientos más antiguos se cargan al desplazarte; el pie indica el número total de resultados. La búsqueda encuentra movimientos por nombre, concepto, referencia, IBAN o importe (p. ej. «119,00»), también los que aún no se han cargado. Puedes ordenar por fecha de contabilización, importe, nombre, concepto, estado y comisión.
3. Si hay movimientos con una propuesta del 85 % o más, aparece arriba un aviso verde con Confirmar todas las seguras: un clic las asigna todas. Las individuales las confirmas con clic derecho → Confirmar propuesta. Funciona con hasta 1.000 movimientos a la vez, también con los que aún no se han cargado en la lista.
4. Abre los demás movimientos con doble clic (o clic derecho → Asignar …): revisa la propuesta o busca tú mismo la factura o factura de proveedor y haz clic en Asignar. Un pago se puede repartir entre varias facturas; indica también el descuento por pronto pago y las comisiones; solo se puede asignar cuando no queda resto.
5. Los movimientos que no corresponden a ninguna factura (p. ej. el alquiler) márcalos con Ignorar.

En las cuentas conectadas con el interruptor Asignar automáticamente las propuestas seguras, allverto ya realiza el paso 3 al obtener los movimientos.

#Cómo se generan las propuestas

allverto compara cada movimiento con las partidas abiertas:

• número de documento en el concepto,
• importe (también descontando el descuento por pronto pago),
• nombre de la contraparte o un IBAN conocido.

allverto reconoce los cargos de tus propias remesas de pagos (consulta Pagos salientes) por la Referencia de la transferencia (p. ej. ZL-2026-00003-1) y por el importe: estas propuestas son seguras (100 %). Al asignar, se contabiliza también el descuento deducido; la factura de proveedor queda Pagada y la transferencia Conciliado. Si deshaces la asignación, la transferencia vuelve a Transferido. Las facturas de proveedor solo se proponen una vez contabilizadas.

allverto puede dar de baja automáticamente pequeñas diferencias al confirmar: la Tolerancia en la conciliación de pagos se ajusta en Finanzas → Configuración → DATEV y cuentas. Tras nuevas facturas, obtienes propuestas actualizadas con Conciliar → Recalcular propuestas de asignación.

allverto reconoce los abonos de un adeudo directo agrupado por la referencia end-to-end y los registra como pago de la factura correspondiente. Las comisiones que envían PayPal, Stripe o Amazon Pay (o que se calculan con la regla de comisiones del proveedor) figuran por separado en Comisiones de pago; aun así, la factura queda pagada por completo.

#Moneda extranjera, gastos de reclamación y pagos en exceso

• Moneda extranjera: un movimiento en euros sobre una factura en USD, CHF, etc. se compara con el valor en euros de la factura (tipo de la factura), con cierto margen para cambios de tipo. En el diálogo aparece el valor en euros bajo el importe pendiente; introduces el importe en euros. Si está dentro del margen, la factura queda pagada por completo y la exportación DATEV contabiliza la diferencia de cambio. Un movimiento en moneda extranjera solo encaja con documentos de la misma moneda.
• Gastos de reclamación e intereses: si un cliente paga, como se pide en la reclamación, pendiente + gastos + intereses, allverto propone la factura con los gastos. En el diálogo aparece bajo la factura Gastos de reclamación e intereses pagados: la factura se salda con el importe pendiente y los gastos e intereses van por separado a las cuentas Gastos de reclamación e Intereses de demora (Ajustes → Finanzas y DATEV).
• Pago en exceso: si el movimiento supera el importe pendiente, marca Dejar el pago en exceso … como saldo a favor del cliente. El resto aparece como saldo a favor en Partidas abiertas y se puede reembolsar o compensar. Si el número de factura figura en el concepto, allverto lo propone solo.
• Cuenta contable: las partes de un movimiento sin documento (p. ej. comisiones bancarias, intereses) las contabilizas con Contabilizar en cuenta contable en la cuenta que elijas, con importe y texto. Así también se asigna un movimiento sin ningún documento.

Si deshaces la asignación, allverto anula también estos asientos con un contraasiento.

#Filtrar y corregir

• En la barra de herramientas eliges el Estado (Pendiente, Asignado, Ignorado, Todos) y un Extracto concreto. Con Columnas muestras, entre otras, IBAN, Referencia y Comisión.
• Una asignación errónea la deshaces con Deshacer asignación. El pago se anula en la factura y el movimiento vuelve a quedar pendiente.
• Los movimientos ignorados los recuperas con Volver a abrir.
• Un extracto completo lo eliminas con el icono de la papelera en la lista Extractos de la derecha; solo es posible mientras no se haya asignado nada de él.