Import wyciągu bankowego i przypisywanie płatności

Dzięki uzgadnianiu płatności nie musisz już księgować wpływów pojedynczo: operacje przychodzą automatycznie z banku i od dostawców płatności lub z pliku wyciągu, allverto proponuje do każdej operacji pasującą fakturę, a ty potwierdzasz. Płatności wychodzące są w ten sam sposób przypisywane do faktur zakupowych.

Znajdziesz je w Finanse → Uzgadnianie płatności – to pierwsza strona w obszarze Finanse.

#Zanim zaczniesz

• Do podglądu potrzebne jest uprawnienie Przeglądanie danych finansowych; do importu, pobierania i przypisywania – Księgowanie płatności, uzgadnianie wyciągów, monitowanie i rejestrowanie faktur zakupowych (właściciel, Administracja, Księgowość).
• Operacje trafiają do uzgadniania na dwa sposoby:
  • Automatycznie z połączonych kont bankowych (FinTS/HBCI, EBICS, XS2A) i od dostawców płatności (PayPal, Mollie, Amazon Pay) – zob. Łączenie dostawców płatności i kont bankowych.
  • Jako plik, który pobierasz w bankowości internetowej lub u dostawcy płatności:

Plik może mieć maksymalnie 650 KB – w przeciwnym razie wybierz krótszy okres. Archiwa ZIP najpierw rozpakuj i wybierz plik XML.

#Krok po kroku

1. Pobierz nowe operacje:
   • Połączone konta są pobierane automatycznie zgodnie z ich interwałem. Ręcznie robisz to przez Uzgodnij → Pobierz operacje: … lub Pobierz wszystkie konta.
   • W przypadku pliku kliknij Importuj, przeciągnij plik do pola (lub kliknij w nie) i potwierdź. Format jest ustawiony na Rozpoznaj automatycznie – ręcznie zmieniasz go tylko przy problemach. Już zaimportowane operacje są pomijane – ten sam plik możesz więc bezpiecznie wczytać ponownie.
2. Lista pokazuje wszystkie operacje ze statusem Otwarte. W kolumnie Przypisanie / propozycja widać, którą fakturę rozpoznał allverto i z jaką pewnością (stopień dopasowania). Starsze operacje doładowują się podczas przewijania; stopka podaje liczbę wszystkich wyników. Wyszukiwanie znajduje operacje po nazwie, tytule, referencji, IBAN lub kwocie (np. „119,00”) – także te jeszcze niezaładowane. Sortować można według daty księgowania, kwoty, nazwy, tytułu, statusu i opłaty.
3. Jeśli operacje mają propozycję od 85 %, na górze pojawia się zielony komunikat z przyciskiem Potwierdź wszystkie pewne – jedno kliknięcie przypisuje wszystkie. Pojedyncze potwierdzasz prawym przyciskiem myszy → Potwierdź propozycję. Działa to dla maksymalnie 1000 operacji naraz, także tych, które nie zostały jeszcze załadowane na liście.
4. Pozostałe operacje otwierasz dwukrotnym kliknięciem (lub prawym przyciskiem → Przypisz …): sprawdź propozycję lub sam wyszukaj fakturę albo fakturę zakupową i kliknij Przypisz. Płatność można rozdzielić na kilka faktur; podajesz przy tym skonto i opłaty – przypisanie jest możliwe dopiero, gdy nie zostaje żadna reszta.
5. Operacje niedotyczące żadnej faktury (np. czynsz) oznaczasz przyciskiem Ignoruj.

Przy połączonych kontach z włączonym przełącznikiem Automatycznie przypisuj pewne propozycje allverto wykonuje krok 3 już podczas pobierania.

#Jak powstają propozycje

allverto porównuje każdą operację z nierozliczonymi pozycjami:

• numer dokumentu w tytule przelewu,
• kwota (także pomniejszona o skonto),
• nazwa kontrahenta lub znany IBAN.

Obciążenia z twoich własnych przebiegów płatności (zob. Płatności wychodzące) allverto rozpoznaje po Referencji przelewu (np. ZL-2026-00003-1) i po kwocie – takie propozycje są pewne (100 %). Przy przypisaniu odliczone skonto jest księgowane razem z płatnością; faktura zakupowa ma potem status Zapłacona, a przelew Uzgodnione. Jeśli cofniesz przypisanie, przelew wraca do statusu Przelane. Faktury zakupowe są proponowane dopiero po zaksięgowaniu.

Drobne różnice przy potwierdzaniu allverto może automatycznie odpisać – Tolerancję przy uzgadnianiu płatności ustawiasz w Finanse → Ustawienia → DATEV i konta. Po dodaniu nowych faktur odświeżasz propozycje przez Uzgodnij → Przelicz propozycje przypisań.

Uznania z polecenia zapłaty zbiorczego allverto rozpoznaje po referencji end-to-end i księguje jako płatność danej faktury. Opłaty przekazywane przez PayPal, Stripe lub Amazon Pay (lub obliczane według reguły opłat dostawcy) są wykazywane osobno w Opłatach za płatności – faktura jest mimo to w pełni opłacona.

#Waluta obca, opłaty za upomnienia i nadpłaty

• Waluta obca: transakcja w euro na fakturę w USD, CHF itd. jest porównywana z wartością faktury w euro (kurs faktury) – z pewnym marginesem na zmiany kursu. W oknie pod kwotą otwartą widać wartość w euro; kwotę wpisujesz w euro. Jeśli mieści się w marginesie, faktura jest potem w pełni zapłacona, a eksport DATEV księguje różnicę kursową. Transakcja w walucie obcej pasuje tylko do dokumentów w tej samej walucie.
• Opłaty za upomnienia i odsetki: jeśli klient zapłaci, jak wezwano w upomnieniu, kwotę otwartą + opłatę + odsetki, allverto proponuje fakturę z opłatą. W oknie pod fakturą pojawia się Zapłacono również opłatę za upomnienie i odsetki – faktura jest rozliczana kwotą otwartą, a opłata i odsetki trafiają osobno na konta Opłaty za upomnienia i Odsetki za zwłokę (Ustawienia → Finanse i DATEV).
• Nadpłata: jeśli transakcja jest wyższa niż kwota otwarta, zaznacz Pozostaw nadpłatę … jako saldo klienta. Reszta pojawia się wtedy jako saldo w Otwartych pozycjach i można ją zwrócić lub rozliczyć. Jeśli numer faktury jest w tytule przelewu, allverto proponuje to samo.
• Konto księgowe: części transakcji bez dokumentu (np. opłaty bankowe, odsetki) księgujesz przyciskiem Zaksięguj na koncie księgowym na wybrane konto – z kwotą i opisem. Tak można też przypisać transakcję zupełnie bez dokumentu.

Jeśli cofniesz przypisanie, allverto storna również te księgowania.

#Filtrowanie i korekty

• Na pasku narzędzi wybierasz Status (Otwarte, Przypisane, Zignorowane, Wszystkie) i konkretny Wyciąg. Przez Kolumny włączasz m.in. IBAN, Referencję i Opłatę.
• Błędne przypisanie cofasz przez Cofnij przypisanie. Płatność jest wtedy stornowana na fakturze, a operacja znów jest otwarta.
• Zignorowane operacje przywracasz przyciskiem Otwórz ponownie.
• Cały wyciąg usuwasz ikoną kosza na liście Wyciągi po prawej – tylko dopóki nic z niego nie zostało przypisane.