Eksport DATEV

Eksportem DATEV przekazujesz doradcy podatkowemu wszystkie księgowania z danego okresu w pliku, który może on bezpośrednio wczytać do DATEV (pakiet księgowań w formacie EXTF dla DATEV Rechnungswesen lub DATEV Unternehmen online). Znajdziesz go w Finanse → Eksport DATEV (grupa Eksport i deklaracje) z kartami Pakiet księgowań, Dokumenty, Historia eksportów i Kontrola podatkowa (zob. Eksport do kontroli podatkowej).

#Zanim zaczniesz

• Eksportować mogą właściciel, Administracja i Księgowość (uprawnienie Wykonywanie eksportu DATEV). Bez tego uprawnienia pozycja menu jest ukryta.
• Jednorazowa konfiguracja: Finanse → Ustawienia → DATEV i konta (lub Zmień obok Ustawienia DATEV w eksporcie). Wartości otrzymasz od doradcy podatkowego:

Poniżej ustawiasz konta: Bank i konta rozrachunkowe (bank, zbiorczy dłużnik, zbiorczy wierzyciel), Przychody (19%, 7%, 0%, WDT, eksport, odwrotne obciążenie, mały przedsiębiorca, OSS), Koszty (faktury zakupu), Skonto i odpisy według stawki podatku (udzielone skonta 19%, 7%, zwolnione i dla WDT, otrzymane skonta 19%, 7% i bez VAT naliczonego, straty z tytułu należności 19%, 7% i bez VAT) oraz Różnice kursowe, opłaty za upomnienia i odsetki. Przycisk Konta standardowe wypełnia wszystkie konta propozycjami DATEV z planu kont.

W Konta przychodów według kraju (OSS) ustalasz dla sprzedaży z VAT innego kraju UE (OSS, przekroczony próg dostaw, magazyn za granicą) osobne konto przychodów dla każdego kraju i stawki podatku. Bez osobnego konta obowiązuje konto zbiorcze OSS, a w przeciwnym razie propozycja DATEV (8320 w SKR03, 4320 w SKR04). Kraj i stawka są dodatkowo podawane w polach UE pakietu księgowań.

#Krok po kroku

1. Otwórz Finanse → Eksport DATEV.
2. W Okres (data dokumentu) wybierz okres – domyślnie ustawiony jest ostatni miesiąc. Jeśli prowadzisz kilka firm z osobną księgowością, wybierz obok Firmę.
3. W Status przekazania wybierz Nieprzekazane, jeśli plik ma zawierać tylko dokumenty, których nie było jeszcze w żadnym eksporcie DATEV. Wszystkie obejmuje każdy dokument z okresu, Przekazane tylko już przekazane (np. w razie utraty pliku).
4. W Zawartość wybierz, co ma trafić do pliku: Faktury sprzedaży, Faktury korygujące i storna, Płatności od odbiorców, Faktury zakupowe, Płatności do dostawców, Kasa. Obok każdej pozycji widać liczbę księgowań.
5. W Eksportuj dodatkowo możesz zaznaczyć Dołącz obrazy dokumentów i Dane podstawowe dłużników/wierzycieli (patrz niżej). Wtedy otrzymasz plik ZIP zamiast pliku CSV.
6. Sprawdź podgląd: dla każdej zawartości liczba Księgowań i Saldo (Wn − Ma). Zwróć uwagę na żółte komunikaty poniżej (patrz niżej).
7. Kliknij Pobierz plik DATEV lub Pobierz pakiet DATEV (ZIP) i przekaż plik doradcy podatkowemu. Eksport pojawi się potem w Historii eksportów, a zawarte w nim dokumenty będą oznaczone jako przekazane.

#Status przekazania i historia eksportów

allverto zapamiętuje, które dokumenty znalazły się w każdym pobranym eksporcie. Dokumentem jest faktura, faktura korygująca lub faktura zakupowa, płatność albo dzień kasowy.

• Na karcie Dokumenty widzisz wszystkie dokumenty z okresu z kolumną Status przekazania: Przekazany … lub Nieprzekazany. Powyżej filtrujesz według okresu, firmy i statusu przekazania – tak jak w pakiecie księgowań. Kolumna Obraz pokazuje, czy do dokumentu istnieje plik PDF lub inny plik.
• Nad zawartością widać, ile dokumentów z okresu zostało już przekazanych.
• Na karcie Historia eksportów znajduje się każdy eksport z czasem, okresem, zawartością, opcjami, liczbą księgowań, dokumentów i plików, użytkownikiem, nazwą pliku i sumą kontrolną (SHA-256). Dzięki temu w każdej chwili udowodnisz, który plik trafił do doradcy podatkowego.

#Obrazy dokumentów i dane podstawowe

• Dołącz obrazy dokumentów: oprócz pakietu księgowań ZIP zawiera zarchiwizowane pliki PDF faktur sprzedaży i faktur korygujących, pliki faktur zakupowych (PDF, obraz lub e-faktura) oraz plik document.xml (interfejs XML DATEV). Link każdego księgowania wskazuje na jego obraz (BEDI). Doradca podatkowy wgrywa ZIP do DATEV Unternehmen online – księgowania i obrazy są wtedy powiązane. Pakiet może zawierać maksymalnie 300 MB obrazów – w przeciwnym razie podziel okres.
• Dane podstawowe dłużników/wierzycieli: drugi plik EXTF (dłużnicy/wierzyciele) z nazwą, adresem, danymi kontaktowymi i numerem VAT wszystkich kont osobowych występujących w eksporcie. Dane bankowe nie są przekazywane. Przy zbiorczym koncie dłużnika lub wierzyciela odpowiednia część jest pomijana.

#Jak allverto księguje

• Skonta i odpisy na fakturach sprzedaży są dzielone proporcjonalnie według stawki podatku jak faktura i księgowane na konto odpowiedniej stawki (np. SKR03 8736 dla 19%, 8731 dla 7%, 8743 dla WDT, 2406/2401 dla strat z tytułu należności). Dzięki temu DATEV poprawnie koryguje VAT; sprzedaż zwolniona pozostaje bez korekty. Przy sprzedaży z VAT innego kraju UE (OSS) zmniejszenie przychodu trafia na konto przychodów tego kraju. Otrzymane skonta od faktur zakupu są dzielone tak samo według stawki VAT naliczonego.
• Faktury zakupu są księgowane z datą faktury, gdy tylko zostaną zaksięgowane w allverto. Jeśli zaksięgowana faktura zostanie stornowana lub odblokowana do korekty, powstaje księgowanie odwrotne w miesiącu storna lub odblokowania. Okres już wyeksportowany pozostaje więc bez zmian. Poprawiona i ponownie zaksięgowana faktura pojawia się najwcześniej w bieżącym miesiącu.
• Waluta obca: allverto przelicza dokumenty i płatności w walucie obcej na euro po kursie dokumentu. Jeśli faktura walutowa zostanie zapłacona w euro, allverto księguje bank faktycznie zapłaconą kwotą, a różnicę na kontach Dodatnie lub Ujemne różnice kursowe.
• Płatności dla dostawców są księgowane na konto środków pieniężnych podane przy rejestracji płatności (np. PayPal, karta kredytowa), przy płatności gotówką na konto kasy, w przeciwnym razie na bank.
• Księgowania na kontach z uzgadniania płatności (zapłacone opłaty za upomnienia i odsetki, dowolne konta) są w części Płatności dłużników: bank na odpowiednie konto.

#Komunikaty w podglądzie

#Częste pytania

#Które konto odbiorcy jest używane?

Przy Na klienta – numer odbiorcy z okna klienta. Klienci bez numeru odbiorcy są księgowani na Odbiorcę zbiorczego. allverto nadaje numery odbiorców automatycznie z zakresu numeracji „Dłużnicy” (zob. Zakresy numeracji).

#Czy mogę wyeksportować ten sam okres dwa razy?

Tak, plik jest za każdym razem generowany od nowa. Aby księgowania nie zostały zaimportowane podwójnie, wybierz Nieprzekazane w Status przekazania – wtedy trafią tylko dokumenty, których nie było jeszcze w żadnym eksporcie (np. później zarejestrowane faktury zakupowe). Storna i korekty faktur zakupu nie zmieniają już wyeksportowanego okresu – trafiają jako księgowanie odwrotne do miesiąca storna.

#Jaki to dokładnie format pliku?

Plik CSV w formacie DATEV „EXTF Buchungsstapel” (pakiet księgowań) z kodowaniem Windows (Windows-1252). Faktury są księgowane brutto na konta automatyczne – podatek oblicza DATEV. Nie otwieraj ani nie zapisuj go w Excelu – może to zmienić format. Z obrazami dokumentów lub danymi podstawowymi otrzymasz ZIP z pakietem księgowań, plikiem danych podstawowych (EXTF dłużnicy/wierzyciele), plikiem document.xml i plikami dokumentów.